Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования (утв. Росархивом)

Предназначены для работников государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек, научных организаций, преподавателей и студентов.

Настоящие Методические рекомендации подготовлены в целях информационного сопровождения и методического обеспечения внедрения в практику работы Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях <1> (далее - Правила).

--------------------------------

<1> Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях. Утв. приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. N 24. Зарегистр. Минюстом России 20 мая 2020 г. N 58396 URL:http://archives.ru/documents/rules/pravila-2020.shtml (дата обращения: 26.03.2021) (далее - Правила).

В Методических рекомендациях приводятся требования Правил и раскрывается методика их применения.

Все положения Правил отражены в тексте Методических рекомендаций с приведением ссылок на соответствующие номера пунктов, что устраняет необходимость обращения к тексту самого нормативного правового акта при использовании Методических рекомендаций.

В Методических рекомендациях используется обобщенное наименование "архивы" для всех видов организаций (государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек, научных организаций), на которые распространяется действие Правил, за исключением случаев, когда методика применения той или иной нормы Правил относится только к конкретным видам организаций.

Методические рекомендации состоят из введения, списка терминов и определений, 9 разделов, в которых раскрываются положения глав и пунктов Правил, а также одного приложения.

Методические рекомендации подготовлены ВНИИДАД.

Руководитель темы - к.и.н. Е.А. Романова.

Ответственные исполнители - к.ф.н. Н.А. Герчикова, Л.В. Успенская.

Исполнители: Авдейкина М.Н.; Альбрехт Б.В.; к.и.н. Афанасьева Л.П.; Белоногая Т.В.; Боброва Е.В.; к.и.н. Волкова И.В.; к.и.н. Дегтярева И.А.; к.и.н. Дроков С.В.; к.и.н. Кюнг П.А.; к.и.н. Ловцов А.С.; д.и.н. Мельтюхов М.И.; Муравьева Н.А.; к.и.н. Мягкова Е.М., Нагорная М.Л.; Олейников О.В.; д.и.н. Сабенникова И.В.; к.и.н. Симонова Е.Р.; Ткаченко Н.А.; к.т.н. Хаимов В.З.

архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов <2>;

--------------------------------

<2> Статья 3 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) "Об архивном деле в Российской Федерации" // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2004. - N 43, ст. 4169 (далее - Федеральный закон N 125-ФЗ).

архивное дело в Российской Федерации (далее также - архивное дело) - деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов <3>;

--------------------------------

<3> Там же.

архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства <4>;

--------------------------------

<4> Там же.

архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой <5>;

--------------------------------

<5> Там же.

Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению <6>;

--------------------------------

<6> Там же.

аудиовизуальный документ - документ, содержащий изобразительную и (или) звуковую информацию <7>;

--------------------------------

<7> ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИБИД Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: Стандартинформ, 2019. URL: http://docs.cntd.ru/document/1200108447 (дата обращения: 26.03.2021) (далее - ГОСТ Р 7.0.8-2013).

библиотека - информационная, культурная, просветительская организация или структурное подразделение организации, располагающие организованным фондом документов и предоставляющие их во временное пользование физическим и юридическим лицам <8>;

--------------------------------

<8> Статья 1 Федерального закона от 29.12.1994 N 78-ФЗ (ред. от 01.05.2019) "О библиотечном деле" // Собрание законодательства Российской Федерации. - 1995. - N 1, ст. 2; 2016. - N 27 (часть II), ст. 4275 (далее - Федеральный закон N 78-ФЗ).

дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку <9>;

--------------------------------

<9> ГОСТ Р 7.0.8-2013. В целях настоящих Методических рекомендаций термин "дело" используется также в качестве синонима термина "единица хранения архивных документов на бумажных носителях".

государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией (далее - федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации (далее - государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов <10>;

--------------------------------

<10> Статья 3 Федерального закона N 125-ФЗ.

депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства <11>;

--------------------------------

<11> Там же.

документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению <12>;

--------------------------------

<12> Там же.

документы личного происхождения - документы, образовавшиеся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода;

документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем <13>;

--------------------------------

<13> Там же.

информационная безопасность - все аспекты, связанные с определением, достижением и поддержанием конфиденциальности, целостности, доступности, неотказуемости, подотчетности, аутентичности и достоверности информации или средств ее обработки <14>;

--------------------------------

<14> ГОСТ Р ИСО/МЭК 13335-1-2006 Информационная технология (ИТ). Методы и средства обеспечения безопасности. Часть 1. Концепция и модели менеджмента безопасности информационных и телекоммуникационных технологий. - Введ. 2007-06-01. - М.: Стандартинформ, 2007. URL: http://docs.cntd.ru/document/1200048398 (дата обращения: 26.03.2021).

информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств <15>;

--------------------------------

<15> Статья 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ (ред. от 09.03.2021) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2006. - N 31, ст. 3448 (далее - Федеральный закон N 149-ФЗ).

информационно-телекоммуникационная сеть - технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники <16>;

--------------------------------

<16> Там же.

копирование архивных документов - изготовление изображений, воспроизводящих внешних вид и содержание архивного документа, перезапись кино-, фоно-, видеодокументов <17>;

--------------------------------

<17> Пункт 47.1 Правил.

музей - некоммерческое учреждение культуры, созданное собственником для хранения, изучения и публичного представления музейных предметов и музейных коллекций, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации, а также для достижения иных целей, определенных Федеральным законом от 26.05.1996 N 54-ФЗ "О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации" <18>;

--------------------------------

<18> Статья 3 Федерального закона от 26.05.1996 N 54-ФЗ (ред. от 27.12.2018) "О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации" // Собрание законодательства Российской Федерации. - 1996. - N 22, ст. 2591; 2018. - N 53 (часть I), ст. 8441 (далее - Федеральный закон N 54-ФЗ).

муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным образованием, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов <19>;

--------------------------------

<19> Статья 3 Федерального закона N 125-ФЗ.

научная организация - юридическое лицо независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, общественное объединение научных работников, осуществляющие в качестве основной деятельности научную и (или) научно-техническую деятельность <20>;

--------------------------------

<20> Пункт 1 статьи 5 Федерального закона от 23.08.1996 N 127-ФЗ (ред. от 26.07.2019) "О науке и государственной научно-технической политике" // Собрание законодательства Российской Федерации. - 1996, N 35, ст. 4137 (далее - Федеральный закон N 127-ФЗ).

научно-техническая документация (НТД) - совокупность документов, фиксирующих процесс и результаты научной (научно-исследовательской), научно-технической деятельности и экспериментальных разработок, а также направления и методы их внедрения и реализации;

особо ценный документ - документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования <21>;

--------------------------------

<21> Статья 3 Федерального закона N 125-ФЗ.

уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности <22>, включенный в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;

--------------------------------

<22> Там же.

фондообразователь - юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образовались документы, включенные в состав архивного фонда (архивной коллекции);

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах <23>.

--------------------------------

<23> Статья 2 Федерального закона N 149-ФЗ.

1.1. Правила разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2018, N 1, ст. 19) (далее - Федеральный закон N 125-ФЗ) и утверждены приказом Росархива от 2 марта 2020 г. N 24. Зарегистрировано Минюстом России 20 марта 2020 г. Регистрационный N 58396.

Правила распространяются на:

- государственные архивы;

- муниципальные архивы;

- музеи;

- библиотеки;

- научные организации, включенные в перечень научных организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденный Правительством Российской Федерации (далее - научные организации) <24>, которые в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляют постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение отдельных категорий архивных документов.

--------------------------------

<24> Перечень научных организаций утвержден Распоряжением Правительства Российской Федерации от 23 декабря 2016 года N 2800-р (URL: http://archives.ru/documents/order_gov2800-r_2016.shtml (дата обращения: 26.03.2021)).

В Правилах используется обобщенное наименование "архивы" для всех видов организаций, на которые распространяется их действие, за исключением случаев, когда норма относится только к конкретным видам организаций.

1.2. Архивы осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

К "другим архивным документам" относятся архивные документы (в том числе документы по личному составу), сроки временного хранения которых не истекли, принятые:

- от ликвидированных органов государственной власти и местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций;

- от государственных и муниципальных организаций в случае их реорганизации с изменением форм собственности;

- вследствие чрезвычайных обстоятельств (см. также Приложение 1 к Методическим рекомендациям).

Правила не распространяются на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в федеральных органах исполнительной власти и организациях, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

Правила регламентируют выполнение архивами основных видов работ:

хранение;

комплектование;

учет;

использование архивных документов.

Архивы должны соблюдать требования законодательства Российской Федерации, законодательства соответствующего субъекта Российской Федерации, нормативных правовых актов уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, органов местного самоуправления.

1.3. Термины, используемые в Правилах, употребляются в значениях, закрепленных в Федеральном законе N 125-ФЗ и в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (далее - Федеральный закон N 149-ФЗ) (см. также раздел "Термины и определения").

1.4. Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов может осуществляться с использованием информационной системы. При этом такая информационная система должна обязательно соответствовать техническим требованиям, устанавливаемым уполномоченными федеральными органами исполнительной власти в сфере информационных технологий и информационной безопасности <25>.

--------------------------------

<25> Пункты 5.2.23 и 5.2.26 Положения о Министерстве цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.06.2008 N 418//Собрание законодательства Российской Федерации. - 2008. - N 23, ст. 2708; 2019. - N 6, ст. 541; Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 25.09.2009 N 104 "Об утверждении Требований по обеспечению целостности, устойчивости функционирования и безопасности информационных систем общего пользования"//"Российская газета". - 2009. - N 188.

Помимо технических требований, при создании, эксплуатации и развитии информационной системы необходимы:

соблюдение требований информационной безопасности, организация логичного структурирования системы,

ее наполнение контентом, использование технических и технологических средств, соответствующих задачам функционирования системы <26>.

--------------------------------

<26> Федеральный закон от 28 декабря 2010 г. N 390-ФЗ "О безопасности"//Собрание законодательства Российской Федерации. - 2011. - N 1, ст. 2; 2015, N 41, ст. 5639 (часть II); Постановление Правительства Российской Федерации от 6 июля 2015 г. N 676 (ред. от 15.09.2020) "О требованиях к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем, и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации"//Собрание законодательства Российской Федерации. - 2015. - N 28, ст. 4241; Постановление Правительства Российской Федерации от 14 ноября 2015 г. N 1235 "О федеральной государственной информационной системе координации информатизации"//Собрание законодательства Российской Федерации. - 2015. - N 47, ст. 6599; ГОСТ Р 51275-2006 "Защита информации. Объект информатизации. Факторы, воздействующие на информацию. Общие положения". URL: http://docs.cntd.ru/document/gost-r-51275-2006 (дата обращения: 26.03.2021); Методический документ Федеральной службы по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК) от 11 февраля 2014 г. "Меры защиты информации в государственных информационных системах". URL: https://base.garant.ru/70591518/ (дата обращения: 26.03.2021); Методические рекомендации по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов. - М., 2012. URL: http://archives.ru/documents/rekomend_el-storage.shtml (дата обращения: 26.03.2021); Концепция информатизации (автоматизации) деятельности государственного архива/Росархив, ВНИИДАД. - М., 2014. - 80 с. URL: http://archives.ru/sites/default/files/2014-koncepciya-informatization-gosarchive.pdf (дата обращения: 26.03.2021).

Информационная система может быть разработана архивом самостоятельно или может быть предоставлена уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела субъекта Российской Федерации, закуплена на рынке информационных услуг <27>.

--------------------------------

<27> Сравнительный анализ программных продуктов, предназначенных для информатизации внутриархивной деятельности государственных и муниципальных архивов. Аналитический обзор./Росархив, ВНИИДАД. - М., 2015. - Том 1, 157 с.; Том 2, 97 с. URL: https://archives.gov.ru/sites/default/files/2016-sravnitelny-analiz-informatization-archive.pdf (дата обращения: 26.03.2021).

1.5. Архив представляет в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела учетные сведения об объемах архивных документов, хранящихся непосредственно в архиве, и в источниках его комплектования.

Федеральные государственные архивы, федеральные музеи, библиотеки и научные организации представляют такие сведения непосредственно в Росархив. Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки субъектов Российской Федерации - в уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела соответствующего субъекта Российской Федерации.

Формы и сроки предоставления учетных сведений устанавливаются нормативным правовым актом Росархива <28>.

--------------------------------

<28> Подпункт 11 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве с изменениями, внесенными Указом Президента Российской Федерации от 18.12.2018 N 719 "О внесении изменений в Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293" (далее - Положение о Росархиве).

Необходимо руководствоваться следующими документами:

Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации <29>;

--------------------------------

<29> Приказ Росархива от 11.03.1997 N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации" . URL: http://archives.ru/documents/regulations/reglam.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах <30>;

--------------------------------

<30> Приказ Росархива от 23.10.2000 N 64 "Об утверждении Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах. URL: http://archives.ru/documents/other/vp.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

Информационное письмо Росархива "О порядке учета фото- и видеодокументов на электронных носителях в паспорте государственного, муниципального архива" <31>;

--------------------------------

<31> Информационное письмо Федерального архивного агентства от 09.12.2009 N 5/2324-Т "О порядке учета фото- и видеодокументов на электронных носителях в паспорте государственного, муниципального архива". URL: http://archives.ru/documents/letter091209.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

Инструкция по заполнению паспорта государственного музея, библиотеки <32>.

--------------------------------

<32> Приказ Министерства культуры Российской Федерации N 167 и Федеральной архивной службы России N 13 от 14.03.2000 "Об утверждении Инструкции по заполнению паспорта государственного музея, библиотеки (в части документов Архивного фонда Российской Федерации) и мерах по организации ее внедрения". URL: http://archives.ru/documents/ministry-orders/prik_167-13_2000.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

Архив должен представлять в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела статистическую информацию о результатах деятельности по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов <33>.

--------------------------------

<33> Абзац семнадцатый подпункта 4 пункта 9 Положения о Федеральном архивном агентстве с изменениями, внесенными Указом Президента Российской Федерации от 18.12.2018 N 719 "О внесении изменений в Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293".

Статистическая форма N 1 (годовая) планово-отчетной документации архивных учреждений "Показатели основных направлений и результатов деятельности", утвержденная приказом Росархива от 12.10.2006 N 59 (в редакции приказов Росархива от 26.03.2013 N 22 и от 08.10.2015 N 58) <34> заполняется на сайте Росархива <35>. При заполнении форм необходимо использовать "Памятку по заполнению годовой статистической формы N 1 "Показатели основных направлений и результатов деятельности" архива" <36> и "Инструкцию по заполнению статистических форм" <37>.

--------------------------------

<34> URL: http://statistika.archives.ru/archive-statistika/statforma_n1_2015.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

<35> URL: http://statistika.archives.ru/ (дата обращения: 26.03.2021).

<36> URL: http://statistika.archives.ru/archive-statistika/pamyatka-statforma_n1_2015.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

<37> URL: http://statistika.archives.ru/instrukciya.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

2.1. В архиве организуется хранение архивных документов по следующим исторически и (или) логически сложившимся комплексам документов <38>:

--------------------------------

<38> Использование нефондовой организации архивных документов допускается только в отношении аудиовизуальных документов (в соответствии с пунктом 2.4 Правил).

- архивным фондам;

- объединенным архивным фондам;

- архивным коллекциям.

2.2. Архивный фонд формируется из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности (жизнедеятельности) соответствующего фондообразователя:

- государственного органа, органа местного самоуправления, организации;

- гражданина (отдельного физического лица), семьи, рода. В этом случае формируется архивный фонд личного происхождения.

2.3. Правила допускают также возможность формирования объединенных архивных фондов и архивных коллекций в целях обеспечения рациональности хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Объединенный архивный фонд формируется из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности двух и более организаций:

- действовавших на определенной территории и (или) объединенных одним объектом деятельности

Примеры:

Сельскохозяйственные артели Куркийокского района Карело-Финской ССР; г. Лахденпохья, Куркийокский район, Карело-Финская ССР (1941 - 1956). Государственное казенное учреждение Республики Карелия "Национальный архив Республики Карелия" (КУ НА РК);

- органа государственной власти (органа местного самоуправления) и подведомственных ему организаций

Примеры:

Понизовский сельский Совет депутатов трудящихся и его исполнительный комитет, д. Понизовка Велижанского района Тюменской области (1932 - 1951). Государственное бюджетное учреждение Тюменской области "Государственный архив Тюменской области" (ГБУТО ГАТО);

- правопредшественников и правопреемников

Примеры:

Государственный ордена Трудового Красного Знамени научно-исследовательский институт гражданской авиации (ГосНИИГА) Министерства гражданской авиации СССР и его предшественники, г. Москва (1932 - 1982). Федеральное казенное учреждение "Российский государственный архив в г. Самаре" (РГА в г. Самаре).

Объединенный архивный фонд личного происхождения формируется из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности двух и более человек, связанных между собой родственными, профессиональными или творческими связями

Примеры:

Аксаковы: Сергей Тимофеевич (1791 - 1859) - писатель; его сыновья: Константин Сергеевич (1817 - 1860) - поэт, публицист; Григорий Сергеевич (1820 - 1891) - сибирский губернатор; Иван Сергеевич (1823 - 1886) - поэт, публицист. (1739 - 1915). Федеральное казенное учреждение "Российский государственный архив литературы и искусства" (РГАЛИ); Ульяновы: Илья Николаевич (1831 - 1886) - педагог; Мария Александровна (урожд. Бланк) (1835 - 1916) - жена И.Н. Ульянова; их дети: Александр Ильич (1866 - 1887) - участник революционного движения, член партии "Народная воля"; Ольга Ильинична (1871 - 1891) - младшая сестра В.И. Ленина; родственники Ульяновых (1846 - 1978). (1811 - 1978). Федеральное казенное учреждение "Российский государственный архив социально-политической истории" (РГАСПИ).

Название объединенного архивного фонда может состоять:

- из обобщенного названия фондообразователей, документы которых включены в объединенный архивный фонд

Примеры:

Объединенный архивный фонд "Избирательные комиссии по выборам в органы государственной власти и местного самоуправления" (1999 - 2014). Архивный отдел администрации Ленинск-Кузнецкого городского округа, г. Кемерово;

- из названия руководящей организации и обобщенного названия подчиненных ей организаций

Примеры:

Челябинский областной союз потребительских обществ и подчиненные ему организации (1932 - 2008). Государственное учреждение "Объединенный государственный архив Челябинской области" (ГУ ОГАЧО);

- из перечисления названий сменявших друг друга организаций

Примеры:

Объединенный фонд с/х артелей (колхозов): "Ким" д. Вялово, "Коминтерн" д. Заозеро, "Обжитие Севера" д. Падога, "Охотник" д. Кедога Толмачевского сельского Совета Парабельского района Томской области (1934 - 1950). Муниципальный архив Администрации Парабельского района Томской области;

- из последнего названия организации, с добавлением: "и ее предшественники"

Примеры:

Объединенный архивный фонд "Мурманская областная организация Российского профессионального союза работников рыбного хозяйства и его предшественники" (1946 - 1986). Архивный отдел Мурманского муниципального бюджетного учреждения (ММБУ) "Управление по обеспечению деятельности органов местного самоуправления города Мурманска".

Архивная коллекция формируется из разрозненных архивных документов, объединенных по одному или нескольким признакам:

- тематическому

Примеры:

Коллекция документов религиозных и гражданских обрядов (1931 - 1988), г. Исилькуль. Архивный отдел организационно-кадрового управления Администрации Омского муниципального района Омской области.

Документы Великой французской революции (1756 - 1840). Федеральное казенное учреждение "Российский государственный архив социально-политической истории" (РГАСПИ).

Коллекция писем, поступивших из Корейской народно-демократической республики (1950 - 1954). Федеральное казенное учреждение "Государственный архив Российской Федерации" (ГА РФ);

- объектному

Примеры:

Альбомы чертежей путевого хозяйства и подвижного состава железнодорожного транспорта (1855 - 1940). Российский государственный архив в г. Самаре.

Коллекция художественных произведений к изданию "История гражданской войны в СССР" (1917 - 1956). Федеральное казенное учреждение "Российский государственный архив социально-политической истории" (РГАСПИ).

Коллекция нелегальных изданий (листовок и брошюр), отложившихся в полицейских и судебных органах дореволюционной России (1850 - 1917). Федеральное казенное учреждение "Государственный архив Российской Федерации" (ГА РФ);

- авторскому

Примеры:

Горьковское (1889 - 1952), Пушкинское (1768 - 1953) и Толстовское (1816 - 1950) собрания Федерального казенного учреждения "Российский государственный архив литературы и искусства" (РГАЛИ).

Коллекция документов директора Института марксизма-ленинизма Обичкина Г.Д. (1910 - 1980). Федеральное казенное учреждение "Российский государственный архив социально-политической истории" (РГАСПИ);

- хронологическому

Примеры:

Актовые документы XVIII - XIX вв. Отдел рукописей Российской государственной библиотеки;

Коллекция документов о нарушении законности в СССР в 1930-х - начале 1950-х гг. (1935 - 1995). Федеральное казенное учреждение "Российский государственный архив социально-политической истории" (РГАСПИ);

- другим признакам, например, номинальному

Примеры:

Коллекция нот (XVII в. - 1941). Федеральное казенное учреждение "Российский государственный архив литературы и искусства" (РГАЛИ).

Коллекция открыток РСФСР, СССР, Российской Федерации и зарубежных стран (1918 - 2005). Федеральное казенное учреждение "Государственный архив Российской Федерации" (ГА РФ).

Коллекция планов, чертежей земель и лесов Смоленской губернии (1750 - 1915). Областное государственное казенное учреждение "Государственный архив Смоленской области" (ОГКУ "Государственный архив Смоленской области").

Архивная коллекция формируется, преимущественно, искусственно, в соответствии с логическими связями между документами.

В названии архивной коллекции указывается ее составитель, тематика или другой признак объединения документов. Указывается также количество единиц хранения, хронологические границы фонда

Примеры:

Коллекция документов по истории революционного движения в России, 204 ед. хр., 1801 - 1920. Федеральное казенное учреждение "Государственный архив Российской Федерации" (ГА РФ).

Коллекция документов работников Смоленского льнокомбината, 23 ед. хр., 1933 - 1982. Областное государственное казенное учреждение "Государственный архив Смоленской области" (ОГКУ "Государственный архив Смоленской области").

Коллекция фотодокументов: отдельные факты и события в России и СССР, 1054 ед. хр., 1888 - 1933. Федеральное казенное учреждение "Российский государственный архив социально-политической истории" (РГАСПИ).

Коллекция Цветкова В.И., 97 ед. хр., 1910 - 1975. Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение "Центральный государственный архив литературы и искусства Санкт-Петербурга" (ЦГАЛИ СПб).

Архивная коллекция может поступить в архив уже сформированной (от физического лица или от организации); она также может быть передана из другого архива. В таких случаях коллекция считается исторически сложившейся

Примеры:

Коллекция Богатырева Петра Григорьевича (1893 - 1971) - слависта и этнографа документов и фольклора (1515 - 1945). Федеральное казенное учреждение "Российский государственный архив литературы и искусства" (РГАЛИ).

Коллекция документов, собранная и созданная С.А. Панчулидзевым к работе о декабристах (1813 - 1904). Федеральное казенное учреждение "Государственный архив Российской Федерации" (ГА РФ).

Например, в Центре документации новейшей истории Омской области <39> в 1998 г. была создана коллекция документов общественно-политических организаций и движений. Коллекция формировалась с 1995 г. из разных источников, однако документы, поступившие в ЦДНИ уже в составе коллекции, формируются в отдельную опись. В частности, в отдельную опись внесена коллекция Черненко Е.В. (Омский университет), собранная для работы над диссертацией и включающая документы 17 организаций.

--------------------------------

<39> С 2008 г. является составной частью Бюджетного учреждения Омской области "Исторический архив Омской области" (БУ ИсА).

Архивная коллекция может также формироваться в архиве из разрозненных архивных документов, не относящихся ни к одному архивному фонду, объединенных по тому или иному признаку

Примеры:

Коллекция документов писателей, ученых, общественных деятелей (1525 - 1936). Федеральное казенное учреждение "Российский государственный архив литературы и искусства" (РГАЛИ).

Коллекция документов деятелей стран Европы по вопросам политической и социальной истории (1618 - 1928). Федеральное казенное учреждение "Российский государственный архив социально-политической истории" (РГАСПИ).

Коллекция документов по истории народного образования в Московском уезде Московской губернии (1898 - 1919). Федеральное казенное учреждение "Государственный архив Российской Федерации" (ГА РФ).

2.4. Правила разрешают использование нефондовой организации архивных документов только в отношении аудиовизуальных документов.

При нефондовой организации аудиовизуальных документов (кино-, фото-, фоно- и видеодокументов) допускается систематизация документов, созданных в деятельности различных источников комплектования, по их видам, одному или нескольким внешним признакам (цветности, типу и материалу носителя информации, его формату, системе записи аудиовизуальной информации и др.), что обусловлено особенностями хранения таких видов документов.

Кинодокументы и видеодокументы систематизируются по видам - фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты различной цветности.

Фотодокументы систематизируются по видам - негативы разных размеров (раздельно - черно-белые и цветные); слайды (диапозитивы) разных размеров (раздельно - черно-белые и цветные); позитивы (фотоотпечатки); фотоальбомы; диафильмы.

Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации - фонографическая, граммофонная, шоринофонная, оптическая, магнитная, лазерная.

На документы разных видов составляются отдельные описи (исключение могут составлять фонды личного происхождения, где отдельная опись в обязательном порядке составляется только на электронные документы).

Аудиовизуальные документы дополнительно систематизируются по видам носителей информации.

2.5. Определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда называется фондированием документов <40>.

--------------------------------

<40> ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Формирование архивных фондов осуществляется, как правило, в источниках комплектования архива (фондообразователях) в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи на хранение в архив.

В архиве рекомендуется осуществлять работы по фондированию (перефондированию) архивных документов в исключительных случаях: при описании принятых неупорядоченными (несформированными в дела (единицы хранения) и неописанными) архивных документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, исправлении ошибок первоначального фондирования.

Исторически сложившиеся архивные коллекции (сформированные еще до поступления их в архив) перефондированию (пересоставлению) не подлежат.

Перефондирование влечет за собой изменение поисковых данных документов, в то время как на них могут уже быть даны ссылки в научных публикациях. Поэтому если документы фонда, коллекции, в соответствии с листом использования, уже выдавались пользователям, введены в научный оборот, такие фонды, коллекции также не могут подлежать перефондированию (пересоставлению).

2.6. При фондировании соблюдаются следующие правила <41>:

--------------------------------

<41> Подробнее см.: Методические рекомендации по фондированию документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации/Росархив, ВНИИДАД; сост. Н.И. Химина, А.В. Елпатьевский, З.П. Иноземцева. - М., 2006. - С. 44. URL: http://sif.vniidad.ru/docs/metod%20rekom%20fondir.pdf (дата обращения: 26.03.2021).

- документы, являющиеся входящими, относятся к архивному фонду того фондообразователя, который их получил;

- документы, являющиеся исходящими копиями (отпусками), относятся к архивному фонду того фондообразователя, который является их создателем;

- документы внутреннего обращения относятся к архивному фонду того фондообразователя, в котором они созданы.

2.7. В случае реорганизации или ликвидации организации фондирование осуществляется следующим образом:

- законченные делопроизводством дела включаются в архивный фонд реорганизуемой или ликвидированной организации;

- незаконченные дела, переданные для окончания делопроизводством в организацию-правопреемник, включаются в архивный фонд последней.

Подлинники научно-технической документации, созданной по контракту, в зависимости от условий контракта, могут быть отнесены к архивному фонду организации-разработчика, архивному фонду организации-заказчика (организации-инвестора) или к архивным фондам каждой организации - стороны контракта.

В соответствии с принципом недробимости архивного фонда, в архивный фонд включаются как документы на бумажном носителе и иных аналоговых носителях, так и электронные документы, поскольку они составляют единый комплекс.

В случае наличия специализированного центра хранения электронных документов (федерального или в субъекте Российской Федерации) и передачи в него части архивного фонда, представленной электронными документами, взаимосвязь фонда обеспечивается с помощью справочно-поисковых средств.

2.8. В архивный фонд организации, кроме документов, образовавшихся в процессе ее деятельности, включаются также архивные документы:

- представительств, филиалов, иных обособленных подразделений организации;

- коллегиальных органов организации (комиссий, коллегий, советов и т.д.);

- образовавшиеся в деятельности собраний (комитетов) кредиторов, временного, административного, внешнего, конкурсного, финансового управляющего, предоставивших обеспечение лиц во время прохождения процедур, применяемых в деле о банкротстве к организации-должнику;

- созданные при организации профсоюзных организаций, осуществляющих деятельность до вступления в силу Федерального закона от 19 мая 1995 г. N 82-ФЗ "Об общественных объединениях" <42>;

--------------------------------

<42> Собрание законодательства Российской Федерации. - 1997. - N 20, ст. 2231; 2017. - N 52, ст. 7927.

- назначенной в организации ликвидационной комиссии (ликвидатора) (см. также комментарии к Главе XX Правил).

2.9. Создание новых архивных фондов <43>

--------------------------------

<43> Подробнее см.: Методические рекомендации по фондированию документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации/Росархив, ВНИИДАД; сост. Н.И. Химина, А.В. Елпатьевский, З.П. Иноземцева. - М., 2006. - С. 44. URL: http://sif.vniidad.ru/docs/metod%20rekom%20fondir.pdf (дата обращения: 26.03.2021).

Если в архиве уже имеется на хранении архивный фонд организации, создание для этой организации нового архивного фонда возможно в следующих установленных Правилами случаях:

- кардинального изменения профиля деятельности организации;

- изменения формы собственности имущества организации.

Если государственная или муниципальная организация была преобразована с изменением формы собственности ее имущества, и произошло создание на ее основе новой организации-правопреемника (или организаций-правопреемников) возможны два варианта организации документов:

1) прекращается пополнение фонда существовавшей ранее организации; документы организации-правопреемника включаются во вновь созданный архивный фонд, если такая организация является источником комплектования государственного/муниципального архива;

2) формируется объединенный архивный фонд из документов существовавшей ранее организации и организации-правопреемника (правопреемников), если данные организации являются источниками комплектования государственного/муниципального архива. При этом архивные документы должны быть переданы в государственную или муниципальную собственность.

Не является основанием для создания отдельного архивного фонда:

- расширение или сужение территориальных границ деятельности организации;

- выделение из организации одной или нескольких новых организаций с передачей им отдельных прав и обязанностей организации-предшественника (документы вновь созданных организаций при этом формируются в самостоятельные архивные фонды);

- изменение подчиненности организации, ее структуры, адреса местонахождения, наименования, не сопровождавшиеся изменением первоначальных функций организации;

- смена учредителя(ей) организации без изменения формы собственности ее имущества.

Установление хронологических границ архивного фонда

Хронологическими границами архивного фонда государственного органа, органа местного самоуправления, организации являются официальные даты их создания (регистрации) и упразднения (ликвидации).

Хронологическими границами объединенного архивного фонда являются даты создания (регистрации) организации, образованной ранее других, и упразднения (ликвидации) организации, упраздненной позднее других организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда.

Хронологическими границами архивного фонда личного происхождения являются даты рождения и смерти (признания умершим) гражданина, членов семьи или рода.

Хронологическими границами архивной коллекции являются даты создания самого раннего и самого позднего документа коллекции.

Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с датами составляющих его архивных документов:

- в фонде государственного органа, органа местного самоуправления, организации - в связи с возможным отсутствием архивных документов, датированных днем создания (регистрации)/упразднения (ликвидации) государственного органа, органа местного самоуправления, организации, включением в состав фонда архивных документов, созданных до создания (регистрации) государственного органа, органа местного самоуправления, организации, переданных для завершения производством дела предшественником государственного органа, органа местного самоуправления, организации;

- в фонде ликвидированной организации - в случае включения в него документов ликвидационной комиссии, при этом крайней датой архивного фонда является дата официальной регистрации решения о ликвидации государственным органом, а не решения собрания акционеров, суда;

- в фонде личного происхождения - за счет включения в такой фонд документов, созданных до дня рождения гражданина-фондообразователя, относящихся к его семье, а также связанных с откликами на смерть гражданина-фондообразователя, проведением памятно-юбилейных мероприятий и др.

Обеспечение сохранности архивных документов - это комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий и режимов хранения, надлежащей организации хранения, исключающих хищение и утрату архивных документов и поддержанию их в нормальном физическом состоянии.

Архив обеспечивает хранение архивных документов в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и Правил, что достигается:

размещением архивных документов в архивном здании или в приспособленном под архивное хранение здании (помещении);

применением соответствующих средств хранения архивных документов;

созданием и соблюдением в архиве нормативных противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов;

надлежащей организацией сохранности, включая проверку наличия и состояния архивных документов.

III. Требования к зданию и помещениям архива

3.1. Архив размещается в здании(ях) и (или) отдельных помещениях здания.

Архив может размещаться:

- в специально построенном для хранения архивных документов здании (или нескольких специально построенных зданиях);

- в здании (нескольких зданиях), приспособленном(ых) для хранения архивных документов;

- в отдельных помещениях здания.

Здания (помещения) архива включают:

- основные помещения, предназначенные для хранения, учета, комплектования и использования архивных документов;

- вспомогательные (административно-хозяйственного, технического и бытового назначения).

Основные и вспомогательные помещения должны соответствовать требованиям к нормативным режимам хранения архивных документов, установленным Главой V Правил.

Обязательно должны соблюдаться общие требования к безопасности общественных зданий и сооружений <44>, установленные уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере строительства и жилищно-коммунального хозяйства.

--------------------------------

<44> Глава 2 Федерального закона от 30 декабря 2009 г. N 384-ФЗ (ред. от 2 июля 2013 г.) "Технический регламент о безопасности зданий и сооружений"//Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 1, ст. 5; 2013, N 27, ст. 3477. URL: https://base.garant.ru/12172032/ (дата обращения: 26.03.2021); СП 118.13330.2012* "Общественные здания и сооружения". Актуализированная редакция СНиП 31-06-2009 (Утверждены приказом Министерства регионального развития Российской Федерации от 29 декабря 2011 г. N 635/10 (с изменениями и дополнениями). URL: http://docs.cntd.ru/document/1200092705 (дата обращения: 26.03.2021); Градостроительный кодекс Российской Федерации от 29 декабря 2004 г. N 190-ФЗ (ред. от 3 августа 2018 г.). URL: https://base.garant.ru/12138258/ (дата обращения: 26.03.2021).

Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения здания архива должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение технологий архивных работ, а также оптимальное взаимодействие подразделений архива.

При размещении архива рекомендуется учитывать планируемые объемы хранения документов, штат сотрудников, задачи, поставленные перед архивом (будет ли архив комплектующимся, будут ли в данном здании архива проводиться работы по переплету и реставрации архивных документов и т.д.), типы хранящихся в нем документов (документы на бумажном носителе, аналоговые аудиовизуальные документы, электронные документы, предметы). В небольших архивах функции нескольких помещений основного назначения могут быть объединены.

В соответствии с Правилами к помещениям основного назначения относятся:

- архивохранилища;

- рабочие помещения работников архива;

- помещения для приема и временного хранения, для адаптации архивных документов к новым условиям хранения после их перемещения (акклиматизации);

- помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;

- помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;

- помещения для копирования и реставрации архивных документов (микро-, ксеро-, фотокопирования, фотореставрации и т.п.), обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов;

- помещения для хранения учетных документов;

- читальный зал с участками выдачи дел и справочно-поисковых средств, временным хранилищем, просмотровый зал, комнаты прослушивания фонодокументов (далее - читальный зал);

- помещения каталогов или, при отсутствии специально выделенного помещения, рабочая комната архива;

- научно-справочная библиотека (справочно-информационный фонд) с хранилищем, каталогами, читательскими местами;

- методический кабинет;

- помещения для экспонирования архивных документов (выставочный зал).

Помимо указанных в Правилах основных помещений в архиве могут быть предусмотрены иные помещения, в которых в соответствии с технологическими процессами могут находиться архивные документы и должны обеспечиваться требования по их сохранности.

3.2. Размещение архива в приспособленном здании и приспособленных помещениях допускается только после его (их) обследования представителями архива, соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела или органа местного самоуправления <45>.

--------------------------------

<45> Часть 5 статьи 14, части 1 и 2 статьи 15 Федерального закона N 125-ФЗ. URL: https://base.garant.ru/12137300 (дата обращения: 26.03.2021).

При обследовании приспособленного здания (помещения) под архив необходимо учитывать:

- месторасположение здания (помещения);

- тип здания;

- этажность здания;

- противопожарное состояние;

- площадь помещения;

- нормативную нагрузку на перекрытие в обследуемом помещении (определяется по документам паспорта (проекта) здания (помещения));

- уровень естественного освещения;

- ориентацию окон на стороны света;

- уровень искусственного освещения;

- температуру воздуха помещения;

- относительную влажность воздуха в помещении;

- степень загрязненности воздуха в помещении и в районе расположения здания;

- биологическое состояние среды помещения.

При обследовании здания (помещения) необходимо проверить состояние помещений здания, в том числе подвальных и чердачных, работоспособность электросетей, отопительных и вентиляционных систем, прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок <46>.

--------------------------------

<46> СП 118.13330.2012* "Общественные здания и сооружения". Актуализированная редакция СНиП 31-06-2009 (Утверждены приказом Министерства регионального развития Российской Федерации от 29 декабря 2011 г. N 635/10 (с изменениями и дополнениями). URL: http://docs.cntd.ru/document/1200092705 (дата обращения: 26.03.2021); Рекомендации "Освоение помещений, выделяемых под ведомственные или государственные хранилища и иные функциональные архивные службы"/Росархив, ВНИИДАД. - М., 1996. (СИФ ВНИИДАД N ДР 174).

Правилами установлено, что размещение архива не допускается:

1) в одних зданиях с

- предприятиями общественного питания, готовящих горячую пищу,

- продуктовыми магазинами и (или) складами,

- организациями, хранящими и (или) применяющими пожароопасные и агрессивные химические вещества;

2) в ветхих строениях,

- деревянных постройках,

- помещениях с относительной влажностью воздуха более 55%,

- помещениях с печным отоплением;

3) в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли, за исключением хранилищ (помещений), обеспечивающих защиту от проникновения в них грунтовых, талых и паводковых вод.

3.3. При проектировании размещения архивохранилища в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон.

При планировке помещений архива необходимо учитывать, что архивохранилище должно располагаться на удаленном расстоянии от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов, быть гидроизолировано, по возможности иметь запасной выход.

Архивохранилище отделяется от соседних помещений архива огнеупорными стенами и перекрытиями.

В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения, канализации, технологических или бытовых выводов воды, газового оборудования и т.д.

В архивохранилище нельзя располагать распределительные щиты, предохранители и отключающие рубильники.

Высота архивохранилища не должна быть менее 2,2 м от пола до нижней части выступающих конструкций перекрытия.

Не рекомендуется использование фальшпотолков и фальшполов (не распространяется на помещения, предназначенные для установки оборудования информационной системы архива) <47>.

--------------------------------

<47> TIA-942 "Telecommunications Infrastructure Standards for Data Centres" (2005, редакция 7.0.); BS EN 50173; ASHRAE - American Society of Heating, Refrigerating and Air-Conditioning Engineers ("Thermal Guidelines for Data Processing Environments", ASHRAE, 2011; стандарт BICSI 002 2010 "Date Center Design and Implementation Best Practices" - "Наилучшие практики в области проектирования и внедрения центров обработки данных"; Распоряжение Правительства Российской Федерации от 07.10.2015 N 1995. URL: http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001201510120016 (дата обращения: 26.03.2021).

Материалы покрытия стен, полов, потолков, оборудования и средств хранения архивных документов не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

Архивохранилище должно иметь беспрепятственные выходы к лифтам и лестничным клеткам.

Требования к архивохранилищам секретных документов, помещениям, предназначенным для работы с секретными документами, и их оснащению устанавливаются соответствующими нормативными документами, определяющими порядок работы с секретными документами (см. также раздел VIII Методических рекомендаций).

Архивохранилища кино- и фотодокументов должны быть отделены от других помещений.

3.4. Не допускается хранение фонодокументов, видеодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях с магнитным рабочим слоем в архивохранилище с паразитными <48> постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 а/м <49>.

--------------------------------

<48> Паразитное электромагнитное излучение - это электромагнитное излучение, являющееся результатом паразитной генерации в электрических цепях технических средств обработки информации (ГОСТ Р 51275-2006 Защита информации. Объект информатизации. Факторы, воздействующие на информацию. Общие положения. URL: http://docs.cntd.ru/document/gost-r-51275-2006 (дата обращения: 26.03.2021).

<49> ГОСТ 7.68-95 СИБИД. "Фоно- и видеодокументы. Общие технические требования к архивному хранению". Введен в действие постановлением Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации от 18 октября 1995 г. N 544 с 1 июля 1996 г. URL: http://docs.cntd.ru/document/1200013327 (дата обращения: 26.03.2021).

IV. Оборудование для хранения архивных документов

4.1. Архив оснащается металлическими одно- и (или) двухсторонними стационарными и (или) мобильными стеллажами, шкафами, сейфами, шкафами-стеллажами. Допускается эксплуатация имеющихся деревянных и смешанных стеллажей, не пораженных биологическими вредителями и обработанных огнезащитным составом. В качестве специального оборудования могут использоваться стационарные отсеки - боксы с металлическими перегородками и полками.

Архивные документы на бумажных носителях размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках или других первичных средствах хранения (папках, футлярах и т.п.).

Кинодокументы, рулонные микрофильмы хранятся в горизонтальном положении в металлических или пластиковых коробках на стеллажах типа "елочка", либо на стационарных стеллажах.

Кинодокументы на негорючей триацетатной основе хранятся в металлических или пластиковых коробках с отверстиями или неплотно закрывающихся для предотвращения скапливания внутри коробки паров уксусной кислоты, выделяемых основой кинопленки.

Для хранения фотодокументов необходимо использовать оборудование из металла, защищенного от коррозии: анодированный алюминий, качественная нержавеющая сталь, эмалированный или окрашенный металл. При выборе оборудования из окрашенного металла необходимо избегать красок на основе растворителей и выбирать термореактивные порошковые краски. Выбор светлых тонов краски позволяет быстро обнаруживать микроорганизмы, насекомых, пятна ржавчины и вздутие краски.

Фотодокументы на стекле, бумаге, пленке (за исключением нитратной) могут храниться совместно в одном и том же хранилище. Фотодокументы хранятся в вертикальном положении в конвертах из кальки и светонепроницаемой бумаги. Не допускается свободное перемещение фотодокументов внутри конверта. Вкладывание в конверты фотодокументов должно проводиться без лишних усилий. Для хранения негативов и позитивов следует применять конверты из светонепроницаемой бумаги с кислотностью, соответствующей нормативным данным. Фотоальбомы должны храниться в закрытых шкафах и полках. Рекомендуется располагать их в один ряд в вертикальном положении корешками наружу. Для альбомов форматов 30 x 40 и более допускается горизонтальное хранение по 3 - 6 альбомов в стопке. Альбомы должны устанавливаться в ряд и стопу без заметного усилия <50>.

--------------------------------

<50> ОСТ 55.2-84. Отраслевой стандарт. Фотодокументы. Правила государственного хранения оригиналов и страховых копий. Технические требования. URL: http://www.alppp.ru/law/informacija-i-informatizacija/42/fotodokumenty--pravila-gosudarstvennogo-hranenija-originalov-i-strahovyh-kopij--tehnichesk.html (дата обращения: 26.03.2021).

Стальные стеллажи могут быть использованы для хранения фонодокументов, видеодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях с магнитным рабочим слоем только при условии их размагничивания и заземления.

Каждый поступающий физически обособленный носитель (дисковые носители (CD, DVD, BR и др.), жесткие диски (винчестеры), ленточные носители (стримеры), твердотельные носители), содержащий единицы хранения электронных документов, должен быть в индивидуальной упаковке (футляре). При этом должно быть исключено перемещение носителя внутри упаковки. Футляры должны иметь фиксаторы, предохраняющие носители от выпадения.

Футляры с носителями размещаются вертикально на полках стеллажей или шкафов. Расстояние между футлярами должно быть достаточным для того, чтобы их можно было свободно помещать и доставать со стеллажей или из шкафов. При размещении футляров с физически обособленными носителями необходимо располагать их таким образом, чтобы были видны присвоенные им как единицам хранения учетные номера (архивные шифры).

Электронные документы, поступающие в архив посредством информационно-телекоммуникационной сети, хранятся в информационной системе архива - на собственном оборудовании архива или в федеральном и (или) региональном хранилище электронных документов. Электронные документы, поступившие в архив на физически обособленных носителях, могут быть переведены на серверное хранение.

4.2. В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами. Если в хранилище нет окон, то при установке стеллажей следует исходить из принципа максимального использования площади хранилища <51>, с учетом конструкционных особенностей помещения и используемого оборудования.

--------------------------------

<51> Оснащение хранилищ архивов универсальными стеллажами. Методы расчетов и способы расстановки стеллажей. Методические рекомендации. - М., 1987; ГОСТ Р 56513-2015 Шкафы металлические архивные. Технические условия. Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 июля 2015 г. N 880-ст. Дата введения 1 мая 2016 г. URL: http://docs.cntd.ru/document/1200122212 (дата обращения: 26.03.2021).

Стационарные стеллажи, шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи устанавливаются с соблюдением нормативов, указанных в таблице 1.

Стеллажи и шкафы запрещается устанавливать вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.

При размещении документов необходимо учитывать, что между потолком или полкой стеллажа и верхним срезом коробки (папки) должен оставаться зазор для циркуляции воздуха.

При наличии кондиционирования оборудование для хранилищ следует размещать таким образом, чтобы обеспечить внутреннюю циркуляцию воздуха по всем шкафам, полкам и ящикам.

Мобильные стеллажи устанавливаются в соответствии с рекомендациями их производителей и с соблюдением нормативов для стационарных стеллажей в части главного прохода, расстояний от внешних стен и потолка помещения, а также от нагревательных и (или) отопительных устройств.

4.3. Расстояния (проходы) для оборудования с выдвижными ящиками рассчитываются по специальным нормам с учетом типоразмера оборудования.

4.4. Все помещения архива, в которых осуществляется хранение архивных документов, а также стеллажи, шкафы, сейфы и полки в каждом отдельно взятом архивохранилище (помещении) должны быть пронумерованы.

В каждом отдельно взятом архивохранилище (помещении) обязательно нумеруются также:

- стеллажи, шкафы и сейфы - последовательно слева направо от входа в помещение;

- полки стеллажей, шкафов и сейфов - сверху вниз, слева направо.

V. Нормативные режимы хранения архивных документов

Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов включает:

- соблюдение противопожарного режима;

- соблюдение охранного режима;

- соблюдение температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического режимов.

5.1. Противопожарный режим - совокупность установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами по пожарной безопасности требований пожарной безопасности, определяющих правила поведения людей, порядок организации производства и (или) содержания территорий, земельных участков, зданий, сооружений, помещений организаций и других объектов защиты в целях обеспечения пожарной безопасности <52>.

--------------------------------

<52> Федеральный закон от 21.12.1994 N 69-ФЗ "О пожарной безопасности" (ред. от 27.12.2019). URL: http://docs.cntd.ru/document/9028718 (дата обращения: 26.03.2021).

Противопожарный режим в архиве обеспечивается комплексом организационных, финансовых, эксплуатационно-технических и контрольных мер, включающих в себя превентивные меры по профилактике пожаров, направленных на предотвращение возникновения пожаров и ограничение их последствий, другие мероприятия по обеспечению противопожарной безопасности и противопожарной защиты и регламентируется законодательством Российской Федерации, регулирующим вопросы пожарной безопасности <53>.

--------------------------------

<53> Постановление Правительства РФ от 16 сентября 2020 г. N 1479 "Об утверждении Правил противопожарного режима в Российской Федерации". URL: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/74580206/ (дата обращения: 26.03.2021).

В целях обеспечения пожарной безопасности архива (в том числе определения противопожарных расстояний, объемно-планировочных и конструктивных решений, категорирования по взрывопожарной и пожарной опасности, обеспечения системами пожарной безопасности зданий и помещений) следует руководствоваться техническими регламентами, стандартами, нормами и правилами пожарной безопасности, строительными нормами и правилами и иными документами, содержащими требования пожарной безопасности, а также технической документацией изготовителей (поставщиков) веществ и материалов, изделий и оборудования, содержащей показатели их пожарной опасности и меры пожарной безопасности при обращении с ними.

Ответственность за пожарную безопасность в архиве несет его директор (руководитель) в случае невыполнения требований "Правил противопожарного режима в Российской Федерации" <54>. Директор (руководитель) архива назначает должностных лиц, ответственных за обеспечение пожарной безопасности. При этом руководителям федеральных архивов в вопросах организации и осуществления профилактики пожаров и их тушению, проведению аварийно-спасательных работ следует взаимодействовать с объектовыми и специальными подразделениями федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы <55>.

--------------------------------

<54> Там же.

<55> Приказ МЧС России от 11.08.2015 N 424 (ред. от 04.04.2017) "Об утверждении Порядка организации деятельности объектовых и специальных подразделений федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы" URL: https://legalacts.ru/doc/prikaz-mchs-rossii-ot-11082015-n-424/ (дата обращения: 26.03.2021).

Руководители архива обязаны:

- соблюдать требования пожарной безопасности, а также выполнять предписания, постановления и иные законные требования должностных лиц пожарной охраны;

- разрабатывать и осуществлять меры пожарной безопасности;

- проводить противопожарную пропаганду, а также обучать своих работников мерам пожарной безопасности;

- включать в коллективный договор (соглашение) вопросы пожарной безопасности;

- содержать в исправном состоянии системы и средства противопожарной защиты, включая первичные средства тушения пожаров, не допускать их использования не по назначению;

- оказывать содействие пожарной охране при тушении пожаров, установлении причин и условий их возникновения и развития, а также при выявлении лиц, виновных в нарушении требований пожарной безопасности и возникновении пожаров;

- предоставлять в установленном порядке при тушении пожаров на территориях архивов необходимые силы и средства;

- обеспечивать доступ должностным лицам пожарной охраны при осуществлении ими служебных обязанностей на территории, в здания, сооружения и на иные архивные объекты;

- предоставлять по требованию должностных лиц государственного пожарного надзора сведения и документы о состоянии пожарной безопасности, в том числе о пожарной опасности, производимой ими продукции, а также о происшедших на их территориях пожарах и их последствиях;

- незамедлительно сообщать в пожарную охрану о возникших пожарах, неисправностях имеющихся систем и средств противопожарной защиты, об изменении состояния дорог и проездов;

- содействовать деятельности добровольных пожарных;

- обеспечивать создание и содержание подразделений пожарной охраны на объектах.

Ответственность за нарушение требований пожарной безопасности в соответствии с действующим законодательством несут:

- собственники имущества;

- руководители федеральных органов исполнительной власти;

- руководители органов местного самоуправления;

- лица, уполномоченные владеть, пользоваться или распоряжаться имуществом, в том числе руководители организаций;

- лица, в установленном порядке назначенные ответственными за обеспечение пожарной безопасности;

- должностные лица в пределах их компетенции.

Меры пожарной безопасности архива должны быть изложены в инструкции о мерах пожарной безопасности, которая разрабатывается в архиве и утверждается локальным актом.

Меры пожарной безопасности разрабатываются в соответствии с законодательством Российской Федерации по пожарной безопасности, а также на основе опыта борьбы с пожарами, оценки пожарной опасности веществ, материалов, технологических процессов, изделий, конструкций, зданий и сооружений.

Разработка и реализация мер пожарной безопасности для организаций, зданий, сооружений и других объектов, в том числе при их проектировании, должны в обязательном порядке предусматривать решения, обеспечивающие эвакуацию людей и архивных документов при пожарах.

В архиве производится техническое обеспечение, ремонт и регламентные работы систем пожарной безопасности.

Запрещается размещать предметы или устанавливать оборудование таким образом, чтобы они препятствовали движению людей и эвакуации документов, сужали ширину эвакуационных проходов и выходов.

Архивохранилище должно быть оборудовано средствами пожаротушения и оповещения о пожаре в соответствии с требованиями нормативных документов. Количество и места размещения переносных огнетушителей устанавливаются в соответствии с действующими противопожарными нормативами с учетом специфики применяемого оборудования.

При оснащении хранилищ автоматическими системами пожаротушения и переносными огнетушителями предпочтение отдается использованию веществ, не оказывающих побочного разрушающего действия на документы. Решение об оснащении огнетушителями стационарными и переносными должно приниматься директором архива в соответствии с Правилами противопожарного режима в Российской Федерации <56>.

--------------------------------

<56> Постановление Правительства РФ от 16 сентября 2020 г. N 1479 "Об утверждении Правил противопожарного режима в Российской Федерации", Глава XIX, ст. 395, 397, 398, 404, 405, Приложения N 1, 2. URL: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/74580206/ (дата обращения: 26.03.2021).

В целях противопожарной безопасности в процессе работы с документами на нитрооснове запрещается:

- иметь на рабочем месте более трех рулонов пленки;

- оставлять рулон пленки без присмотра на фильмопроверочном столе;

- перематывать пленку со скоростью более 25 м/мин (рулон длиной 250 м должен перематываться не менее, чем за 10 мин), допускать трение о поверхность оборудования (дисков, нижних софитов и т.п.) во избежание появления зарядов статического электричества;

- бросать коробки с пленкой, ударять их друг о друга, о пол, металлические и другие предметы.

Энергоснабжение здания должно осуществляться путем прокладки скрытой электропроводки или размещением ее в трубах и коробах из негорючего или трудногорючего материала.

Все электрооборудование, применяемое в архивохранилищах, должно обеспечиваться заземлением.

Электроаппаратура должна иметь изоляцию шнуров.

В новых, реконструированных зданиях, зданиях после капитального ремонта не должно быть розеток в архивохранилищах. В зданиях, где розетки еще не демонтированы, целесообразно запланировать и осуществить работу по выносу розеток из архивохранилищ. При отсутствии возможности выноса электророзеток использовать только модели с крышками или заглушками.

При проведении в архивохранилищах работ, требующих использования электрооборудования, необходимо обеспечить его подключение с помощью удлинительного кабеля от розеток за пределами архивохранилищ, обеспечив соблюдение требований по электро- и пожарной безопасности.

В архивохранилище устанавливается металлическая противопожарная дверь.

Ежедневно по окончании работы архива ответственным за обеспечение пожарной безопасности проводится осмотр помещения в порядке, установленном инструкцией о мерах пожарной безопасности. Результаты осмотра отмечаются в журнале осмотра помещений. При выявлении в ходе осмотра нарушений требований пожарной безопасности необходимо принять меры к их устранению. При невозможности самостоятельно устранить выявленные нарушения требований пожарной безопасности ответственный за обеспечение пожарной безопасности должен доложить об этом руководителю архива.

5.2. Архивохранилище документов на нитрооснове должно быть отделено территориально и изолировано от других архивохранилищ. Из нижней зоны этих помещений следует предусмотреть дополнительную вытяжку воздуха.

5.3. Охранный режим в архиве устанавливается в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и разрабатываемой на его основе инструкцией о пропускном и внутриобъектовом режимах, утверждаемой приказом руководителя архива и согласованной с организацией, осуществляющей охрану архива на основании договора <57>.

--------------------------------

<57> Федеральный закон от 14.04.1999 N 77-ФЗ "О ведомственной охране". URL: https://base.garant.ru/1351707/ (дата обращения: 26.03.2021); Федеральный закон от 03.07.2016 N 226-ФЗ "О войсках национальной гвардии Российской Федерации". URL: https://base.garant.ru/71433920/ (дата обращения: 26.03.2021); Распоряжение Правительства Российской Федерации от 15.05.2017 N 928-р "Об утверждении перечня объектов, подлежащих обязательной охране войсками национальной гвардии Российской Федерации". URL: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71575786/ (дата обращения: 26.03.2021).

На основании Типовой инструкции, утвержденной Росархивом <58>, федеральные государственные архивы, архивы субъектов Российской Федерации и муниципальные архивы разрабатывают правовые акты и иные документы, регламентирующие пропускной и внутриобъектовый режимы, с учетом особенностей деятельности и реальных условий охраны организаций. Разрабатываемые архивами документы согласовываются с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, уполномоченными должностными лицами подразделений Росгвардии, территориальных управлений МВД России, частные охранные предприятия и Федеральной противопожарной службы МЧС России, несущими дежурство в архивах.

--------------------------------

<58> Приказ Росархива от 27.05.2019 N 76 "Об организации пропускного и внутриобъектового режима в подведомственных Росархиву организациях".

Инструкция определяет:

- охрану территории и объектов организации;

- предотвращение бесконтрольного доступа посторонних лиц на территорию охраняемых объектов и внутри охраняемых объектов;

- предотвращение несанкционированного выноса, вывоза (вноса, ввоза), имущества, оборудования, материальных ценностей с территории охраняемых объектов (не территорию объектов);

- обеспечение внутреннего распорядка и мер пожарной безопасности на охраняемых объектах;

- обеспечение личной безопасности, защиты жизни и здоровья работников и посетителей организации;

- своевременное выявление угроз безопасности, а также потенциально опасных условий, способствующих нанесению материального и морального ущерба охраняемым объектам и хранящимся в них имуществу, оборудованию, материальным ценностям.

В инструкции устанавливаются контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, порядок их сдачи под охрану и снятия с охраны, порядок хранения, получения и сдачи ключей.

Средства охранной сигнализации устанавливаются на основной вход в здание (помещения) архива при отсутствии круглосуточного поста охраны, а также на аварийные и запасные выходы.

При наличии в архиве уникальных документов, находящихся на сейфовом хранении, сейфы могут оснащаться индивидуальными средствами охранной сигнализации.

Окна помещений первого этажа, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, рекомендуется оборудовать распашными запирающимися решетками, открывающимися наружу. Если архив размещен в здании, являющемся памятником архитектуры, что исключает установку решеток, следует укрепить остекление окон ударопрочной антивандальной взрывобезопасной бронирующей пленкой класса A3.

5.4. Проход на территорию (в помещения) архива пользователями читального зала - в соответствии с Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации <59>;

--------------------------------

<59> Приказ Росархива от 01.09.2017 N 143 "Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (зарегистрирован Минюстом России 01.11.2017, регистрационный N 48765) (далее - приказ Росархива N 143, "Порядок использования..."). URL: http://archives.ru/documents/prik143_2017.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

представителями судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов - в соответствии с законодательством Российской Федерации <60> в пределах соответствующих полномочий (служебных заданий);

--------------------------------

<60> Часть 1 статьи 57 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 46, ст. 4532; 2018, N 49, ст. 7523) (далее - ГПК); пункт 19 статьи 5 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 52, ст. 4921; 2016, N 1, ст. 60) (далее - УПК); пункт 2.1 статьи 4 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, N 47, ст. 4472; 2014, N 30, ст. 4234) (далее - Федеральный закон N 2202-1).

работниками архива и иными лицами - по пропускам.

При выдаче архивных документов, их копий, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий и материальных ценностей для экспонирования, реставрации, микрофильмирования и др. их вынос из здания (за пределы территории) необходимо оформление и выдача пропусков в соответствии с порядком, установленным локальным актом архива.

5.5. Право на доступ в архивохранилище (помещение для хранения архивных документов) имеют:

- руководитель архива и его заместитель, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности;

- работники данного архивохранилища;

- другие работники архива в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего;

- иные лица в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего, с разрешения руководителя архива или уполномоченного им должностного лица.

5.6. Архив оборудуется средствами антитеррористической защищенности в соответствии с требованиями к антитеррористической защищенности мест массового пребывания людей и объектов (территорий), подлежащих обязательной охране войсками национальной гвардии Российской Федерации, установленными Правительством Российской Федерации <61>.

--------------------------------

<61> Постановление Правительства Российской Федерации от 25.03.2015 N 272 "Об утверждении требований к антитеррористической защищенности мест массового пребывания людей и объектов (территорий), подлежащих обязательной охране войсками национальной гвардии Российской Федерации, и форм паспортов безопасности таких мест и объектов (территорий)" // Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, N 14, ст. 2119; 2016, N 43, ст. 6020; 2017, N 28, ст. 4150; N 31, ст. 4929; 2018, N 5, ст. 747. URL: https://base.garant.ru/70937940/ (дата обращения: 26.03.2021); Постановление Правительства Российской Федерации от 11 февраля 2017 г. N 176 "Об утверждении требований к антитеррористической защищенности объектов (территорий) в сфере культуры и формы паспорта безопасности этих объектов (территорий)" (В редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 13.02.2018 N 155, от 12.02.2020 N 135). URL: https://base.garant.ru/71611840/ (дата обращения: 26.03.2021); СП 132.13330.2011 Обеспечение антитеррористической защищенности зданий и сооружений. Общие требования проектирования. Дата введения 2011-09-20. URL: http://docs.cntd.ru/document/1200086072 (дата обращения: 26.03.2021).

Антитеррористическая защищенность мест массового пребывания людей должна соответствовать характеру угроз, оперативной обстановке, обеспечивать наиболее эффективное и экономное использование сил и средств, задействованных в обеспечении безопасности мест массового пребывания людей.

Антитеррористическая защищенность объектов (территорий) обеспечивается путем:

а) проведения организационных мероприятий по обеспечению антитеррористической защищенности объектов (территорий);

б) инженерно-технического оборудования объектов (территорий) и обеспечения контроля за наличием и работоспособностью инженерно-технических средств охраны объектов (территорий), а также технического обслуживания инженерно-технических средств охраны объектов (территорий);

в) обеспечения пропускного и внутриобъектового режимов на объектах (территориях);

г) проведения комплекса мероприятий, направленных на минимизацию возможных последствий совершения террористических актов на объектах (территориях) и ликвидацию угрозы совершения террористических актов на объектах (территориях);

д) осуществления следующих мероприятий по защите служебной информации ограниченного распространения, содержащейся в паспорте безопасности объекта (территории) и иных документах, в том числе служебной информации ограниченного распространения о принимаемых мерах по антитеррористической защищенности объекта (территории):

- установление порядка работы со служебной информацией ограниченного распространения;

- организация допуска лиц к служебной информации ограниченного распространения;

- определение обязанностей лиц, допущенных к служебной информации ограниченного распространения, в том числе лиц, ответственных за хранение паспорта безопасности объекта (территории) и иных документов ограниченного распространения, содержащих сведения о состоянии антитеррористической защищенности объекта (территории) и принимаемых мерах по ее усилению;

- организация и осуществление контроля за обеспечением установленного порядка работы со служебной информацией ограниченного распространения и ее хранения;

е) проведения следующих мероприятий по выявлению и предотвращению несанкционированного проноса (провоза) и применения на объектах (территориях) токсичных химикатов, отравляющих веществ и патогенных биологических агентов (в том числе при их получении посредством почтовых отправлений):

- организация контроля за допуском на объекты (территории) посетителей и автотранспортных средств;

- организация контроля за допуском к системе вентиляции помещений объектов (территорий);

- организация контроля за поступающей на объекты (территории) почтовой корреспонденцией;

- оперативное оповещение и эвакуация сотрудников (работников) и посетителей объектов (территорий) в случае угрозы применения (применения) на объектах (территориях) токсичных химикатов, отравляющих веществ и патогенных биологических агентов.

Организационные мероприятия по обеспечению антитеррористической защищенности объектов (территорий) включают:

а) разработку организационно-распорядительных документов по организации охраны, пропускного и внутриобъектового режимов на объектах (территориях);

б) определение должностных лиц, ответственных за проведение мероприятий по антитеррористической защищенности объектов (территорий) и организацию взаимодействия с территориальным органом безопасности, территориальными органами Министерства внутренних дел Российской Федерации, Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий и Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации (подразделением вневедомственной охраны войск национальной гвардии Российской Федерации) по месту нахождения объекта;

в) проведение учений и (или) тренировок с сотрудниками (работниками) объектов (территорий) по подготовке к действиям при угрозе совершения и при совершении террористических актов на объектах (территориях);

г) информирование сотрудников (работников) объектов (территорий) о требованиях к антитеррористической защищенности объектов (территорий) и об организационно-распорядительных документах по пропускному и внутриобъектовому режимам на объектах (территориях);

д) исключение фактов бесконтрольного нахождения на потенциально опасных участках (критических элементах) объектов (территорий) посетителей, работников обслуживающих, ремонтных и иных сторонних организаций.

Все места массового пребывания людей независимо от установленной категории оборудуются:

а) системой видеонаблюдения;

б) системой оповещения и управления эвакуацией;

в) системой освещения.

В целях поддержания правопорядка в местах массового пребывания людей организуется их физическая охрана.

Система видеонаблюдения с учетом количества устанавливаемых видеокамер и мест их размещения должна обеспечивать непрерывное видеонаблюдение за состоянием обстановки на всей территории места массового пребывания людей, архивирование и хранение данных в течение 30 дней, а также информационное взаимодействие с региональными подсистемами видеонаблюдения сегментов аппаратно-программного комплекса "Безопасный город" (передачу видеоизображения в реальном времени, видеоизображения в архиве, результатов работы средств видеоизображения и видеоидентификации).

Система оповещения в месте массового пребывания людей должна обеспечивать оперативное информирование людей об угрозе совершения или о совершении террористического акта. Система оповещения в месте массового пребывания людей является автономной, не совмещенной с ретрансляционными технологическими системами. Количество оповещателей и их мощность должны обеспечивать необходимую слышимость на всей территории места массового пребывания людей.

При поступлении в исполнительный орган государственной власти субъекта Российской Федерации, администрацию муниципального образования или правообладателю места массового пребывания людей информации (в том числе анонимного характера) об угрозе совершения или о совершении террористического акта в месте массового пребывания людей должностные лица исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации, администрации муниципального образования или правообладатель места массового пребывания людей незамедлительно информируют об этом территориальный орган безопасности, территориальные органы Министерства внутренних дел Российской Федерации, Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации и Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий посредством имеющихся в их распоряжении средств связи.

При представлении информации с помощью средств телефонной связи или радиосвязи лицо, передающее информацию, называет свои фамилию, имя, отчество, занимаемую должность, наименование места массового пребывания людей и сообщает имеющуюся информацию об угрозе совершения или о совершении террористического акта.

Лицо, передавшее информацию с помощью средств электронной или факсимильной связи, телефонной связи или радиосвязи, фиксирует факт передачи, дату и время передачи информации имеющимися в его распоряжении средствами аудио- и (или) видеозаписи, программными и (или) техническими средствами.

Срок хранения носителей информации, подтверждающих факт ее передачи, дату и время, составляет не менее 30 дней.

5.7. Оснащению средствами охранной сигнализации подлежат:

- помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы;

- помещения для размещения оборудования информационной системы архива (серверного оборудования).

Средства охранной сигнализации устанавливаются на основной вход в здание (помещения) архива при отсутствии круглосуточного поста охраны, а также на аварийные и запасные выходы.

5.8. Ежедневному опечатыванию по окончании рабочего дня подлежат помещения архива, где постоянно или временно хранятся архивные документы, материальные ценности, установлено серверное оборудование, обеспечивающее функционирование информационной системы архива, а также находящиеся в неопечатываемых помещениях архива шкафы и сейфы, в которых временно находятся архивные документы и хранятся учетные документы.

5.9. Помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, должны быть оборудованы дверями повышенной технической укрепленности и (или) замками усиленной секретности.

Ко всем помещениям архива, оснащенными замками, должно быть не менее двух комплектов ключей, один из которых хранится на посту охраны, другой - в кабинете руководителя архива или уполномоченного им должностного лица в сейфе.

Все экземпляры ключей от помещений архива (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяется режим секретности) учитываются в журнале регистрации ключей, ведение которого возлагается на ответственное должностное лицо.

5.10. В рабочее время в отсутствие работников помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, должны быть закрыты на замок. Ключи от архивохранилища в рабочее время находятся у заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.

5.11. Архив обязан обеспечить защиту информации, содержащихся в архивных документах и в информационной системе архива, а также персональных данных <62>, в соответствии с законодательством Российской Федерации <63>, путем принятия организационных и технических мер, разработки соответствующих локальных нормативных актов.

--------------------------------

<62> Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" // Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3451; 2018, N 1, ст. 82. Действие настоящего Федерального закона не распространяется на отношения, возникающие при организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации (в соответствии с пунктом 2 части 2 статьи 1 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных").

<63> Федеральный закон N 149-ФЗ; Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи". URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112701/ (дата обращения: 26.03.2021).

В целях защиты информации необходимо обеспечить:

- предотвращение несанкционированного доступа к информации и (или) передачи ее лицам, не имеющим права на доступ к информации;

- своевременное обнаружение фактов несанкционированного доступа к информации;

- предупреждение возможности неблагоприятных последствий нарушения порядка доступа к информации;

- недопущение воздействия на технические средства обработки информации, в результате которого нарушается их функционирование;

- возможность незамедлительного восстановления информации, модифицированной или уничтоженной вследствие несанкционированного доступа к ней;

- постоянный контроль за обеспечением уровня защищенности информации <64>.

--------------------------------

<64> Статья 16 Федерального закона N 149-ФЗ.

При этом архив обязан обеспечить реализацию права на доступ к информации, содержащейся в архивных документах его фондов (за исключением сведений и документов, доступ к которым ограничен законодательством Российской Федерации) <65>.

--------------------------------

<65> Пункт 4.1 части 4 статьи 8 Федерального закона N 149-ФЗ.

5.12. Архивные документы должны храниться в вентилируемом помещении, обеспечивающем рециркуляцию воздуха с кратностью воздухообмена не менее 2/3 в час и стабильность температурно-влажностных характеристик воздушной среды.

Помещения, в которых размещается оборудование информационной системы архива, должны быть оборудованы системами кондиционирования воздуха с противопыльными фильтрами.

5.13. Если архивохранилище документов на бумажной основе оборудовано системой кондиционирования воздуха, параметры воздушной среды в данном архивохранилище должны отвечать следующим параметрам:

- температура 17 - 19 °C,

- относительная влажность воздуха 50 - 55%.

5.14. Параметры воздушной среды в архивохранилище аудиовизуальных документов должны составлять в соответствии с таблицей 2.