Порядок подачи заявки на участие для каждой дисциплины регулируются оргкомитетом в соответствии с данной статьей, спортивными правилами по дисциплинам и утвержденным положением (регламентом) о соревнованиях.
1. Первый этап - предварительная (именная) заявка.
1.1. Заявки на участие в официальных личных соревнованиях всероссийского и межрегионального статуса, подается РСФ в Оргкомитет соревнований в соответствии со сроками, указанными в положении (регламенте) о соревнованиях.
При отсутствии на территории субъекта РСФ, заявка оформляется органом исполнительной власти в области физкультуры и спорта.
1.2. Предварительные заявки на участие в официальных личных соревнованиях регионального статуса и ниже, подаются спортивно-физкультурными организациями или клубами/частными владельцами в Оргкомитет соревнований в соответствии со сроками, указанными в положении (регламенте) о соревнованиях.
1.3. В предварительной (именной) заявке на участие, вне зависимости от статуса соревнований, должно быть указано следующее:
а) общая информация: субъект Российской Федерации и/или спортивно-физкультурная организация, подающая предварительную заявку, общие сведения спортивной сборной команды - ФИО и контакты ответственных лиц - официального представителя команды (шеф-экипа) спортивной команды и лица, подавшего предварительную заявку.
б) перечень спортсменов, твердо намеренных принять участие в соревнованиях и информация о них: фамилия, имя, год рождения, регистрационный номер ОСФ, спортивный разряд или звание, принадлежность к спортивно-физкультурной организации или клубу.
в) информация о лошадях (с указанием спортсмена): кличка каждой лошади, номер паспорта спортивной лошади, номер микрочипа, год рождения лошади, порода, пол, масть, владелец лошади.
1.4. Предварительная заявка должна быть подана в Оргкомитет соревнований по установленной ОСФ форме и не позднее даты, указанной в положении (регламенте) о соревнованиях.
1.5. В предварительной заявке может быть указано большее количество спортсменов/лошадей, чем в окончательной заявке, но оно не может превышать число спортсменов, приглашенных от каждого субъекта РФ чем указанное в положении (регламенте) соревнований более, чем в 2 раза. Если количество заявившихся спортсменов больше количества приглашенных от одного субъекта/организации, РСФ/физкультурно-спортивные организация указывает часть участников как "резерв". После подачи именных заявок РСФ/физкультурно-спортивные организации могут послать меньшее количество спортсменов и/или лошадей, но никогда больше, чем указано в именной заявке.
1.5.1. Существенное изменение количества заявившихся спортсменов после даты окончания приема предварительных заявок может повлечь за собой финансовые обязательства со стороны участников соревнований, о чем должно быть указано в Положении (регламенте) о соревнованиях.
1.6. В случае нарушения сроков подачи предварительной заявки оргкомитет имеет право отказать в участии в соревнованиях, а также в размещении лошадей участников.
2. Второй этап - окончательная заявка.
2.1. Окончательная заявка подается в комиссию по допуску в установленной ОСФ форме.
2.2. Окончательные списки участников соревнований формируются из числа указанных в предварительных заявках, если Оргкомитет соревнований не разрешит иного.
2.3. Вместе с окончательной заявкой в комиссию по допуску должны быть представлены следующие документы:
а) признанные ОСФ паспорта спортивных лошадей на каждую лошадь, заявленную для участия в соревнованиях;
б) документы (протоколы технических результатов), подтверждающие выполнение установленных МКТ;
в) зачетная классификационная книжка, удостоверение спортивного звания;
г) подтверждение регистрации ОСФ, подтверждение статуса спортсмена (при необходимости);
д) документ, подтверждающий страхование жизни и здоровья от несчастных случаев;
е) действующий медицинский допуск организации, имеющей лицензию на осуществление медицинской деятельности, предусматривающей работы (услуги) по лечебной физкультуре и спортивной медицине.
ж) для спортсменов, которым на день проведения соревнований не исполнилось 18 лет требуются:
- разрешение от родителей или законных представителей на участие в соревнованиях по конному спорту;
- согласие (заявление) тренеру от родителей или законных представителей на право действовать от их имени;
Документы, указанные в подпункте ж) должны быть заверены нотариально; либо уполномоченным должностным лицом спортивно-физкультурной организации, в которой занимается спортсмен, или представителем региональной спортивной федерации (РСФ). Документы могут быть оформлены как на один турнир, так и на определенный период времени, не превышающий один календарный год.
з) подтверждение оплаты стартовых/заявочных взносов в размере и в сроки, установленные в положении (регламенте) о соревнованиях.
Участник имеет право отказаться участвовать в номере программы без объяснения причин. Если спортсмен (законный представитель)/представитель команды уведомил ГСК любым способом о своем отказе/невозможности принимать участие в номере программы до того, как спортивную пару пригласили на старт, то стартовые взносы уплаченные за этот маршрут не взимаются и, в случае предварительной уплаты, подлежат возврату. Заявочный взнос не возвращается.
3. Оргкомитет может установить требования по включению в предварительную и/или окончательную заявку полного состава спортивной сборной команды, о чем должно быть указано в Положении (регламенте) о соревнованиях. Данное рекомендуется во всех случаях, когда Оргкомитет несет полные или частичные расходы по приему и размещению/питанию членов спортивной сборной команды.
2.4. Прием и проверка документов участников соревнований проводится секретариатом соревнования в период времени, определенном в Регламенте (положении) о соревновании.
