г. | год (годы) |
ДМН | до минования надобности |
л. | лет |
Пост. | Постоянно |
ст. | статья |
ЭПК | Экспертно-проверочная комиссия уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела |
ЦЭК | Центральная экспертная комиссия Министерства юстиции Российской Федерации |
ЦЭПК | Центральная экспертно-проверочная комиссия при Федеральном архивном агентстве (Росархиве) |
Индекс дела | Заголовок дела | Срок хранения (статья по Перечню) | Примечания |
1 | 2 | 3 | 4 |
1. Организация нотариальной деятельности | |||
01-01 | Документы о назначении и замещении нотариуса (заверенные копии приказов, лицензия или ее копия) | Пост. <*> ст. 19а | |
01-02 | Законы и иные нормативные правовые акты <1> | ДМН ст. 1 б | <1> Могут храниться в электронном виде |
01-03 | Постановления, решения, протоколы, методические материалы Министерства юстиции Российской Федерации, его территориальных органов и нотариальных палат <1> | Пост. <*> ст. 1 б, ст. 18 в | <1> Присланные для сведения - ДМН |
01-04 | Договоры страхования гражданской ответственности нотариуса при осуществлении им нотариальной деятельности (копии договоров) | Пост. <*> ст. 447 | |
01-05 | Организационно-распорядительные документы нотариуса <1> | Пост. <*> ст. 19 а | <1> Постановления, приказы, распоряжения, поручения (кроме приказов по личному составу и распоряжений о замещении временно отсутствующего нотариуса) |
01-06 | Журнал регистрации организационно-распорядительных документов нотариуса <1> | Пост. <*> ст. 258 а | <1> Постановления, приказы, распоряжения, поручения (кроме приказов по личному составу и распоряжений о замещении временно отсутствующего нотариуса) |
01-07 | Должностные инструкции работников нотариальной конторы | 3 г. <1> ст. 77 б | <1> После замены новыми |
01-08 | Приказы по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение, отпуска и пр.) | 75 л. ст. 19 б | |
01-09 | Журнал учета приказов по личному составу | 75 л. ст. 258 б | Подлежит приему в государственный архив, если может быть использован в качестве научно-справочного аппарата |
01-10 | Соглашения и распоряжения о замещении временно отсутствующего нотариуса | Пост. <*> ст. 79 а | |
01-11 | Журнал учета соглашений и распоряжений о замещении временно отсутствующего нотариуса | Пост. <*> ст. 258 а | |
01-12 | Журнал учета приема-передачи полномочий и дел нотариуса | Пост. <**> ст. 258а | |
01-13 | Трудовые книжки работников | До востребования<1> ст. 664 | <1> Невостребованные - 75 л. |
01-14 | Книга выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним | 75 л. ст. 695 в | |
01-15 | Книга регистрации трудовых договоров (трудовых соглашений) | 75 л. ст. 695 б | |
01-16 | Личные дела (заявления, копии приказов, выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) <1> | Пост. ст. 656 а 75 л. ЭПК <***> ст. 656 б | <1> На постоянное хранение оставляются личные дела работников нотариальной конторы, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и иные звания |
01-17 | Личные карточки работников | 75 л. ЭПК <***> ст. 658 | |
01-18 | Трудовые договоры, трудовые соглашения <1> | 75 л. ст. 657 | <1> Не вошедшие в состав личных дел |
01-19 | Переписка по вопросам основной деятельности нотариуса | 5 л. ЭПК <***> ст. 32, ст. 35 | |
01-20 | Переписка, осуществляемая в электронной форме, по вопросам совершения нотариальных действий, связанных с отчуждением недвижимого имущества и ведением наследственных дел <1> | Пост. <*> ст. 258 г | <1> Хранится в электронном виде |
01-21 | Переписка, осуществляемая в электронной форме, по иным вопросам основной деятельности нотариуса <1> | 5 л. ст. 258 г | <1> Хранится в электронном виде |
01-22 | Журнал регистрации входящей корреспонденции | 5 л. ст. 258 г | |
01-23 | Журнал регистрации исходящей корреспонденции | 5 л. ст. 258 г | |
01-24 | Электронный журнал регистрации входящих электронных документов <1> | 5 л. ст. 258 г | <1> Хранится в электронном виде |
01-25 | Электронный журнал регистрации исходящих электронных документов <1> | 5 л. ст. 258 г | <1> Хранится в электронном виде |
01-26 | Финансовые документы, подтверждающие оплату совершенных нотариальных действий (платежные поручения, корешки почтовых переводов и др.) <1> | 5 л. <2> ст. 362 | <1> Для государственных нотариальных контор <2> При условии проведения проверки |
01-27 | Первичные учетные документы и приложения к ним, связанные с хозяйственными операциями, явившиеся основанием для бухгалтерских записей (счета-фактуры, кассовые, банковские документы, квитанции, корешки банковских чековых книжек и квитанций, извещения банков и переводные требования и др.) <1> | 5 л. <2> ст. 362 | <1> Для государственных нотариальных контор <2> При условии проведения проверки |
01-28 | Лицевые счета работников | 75 л. ст. 413 | |
01-29 | Документы (расчетно-платежные), ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы и др. выплат работникам (премий, пособий, материальной помощи); <1> доверенности на получение товарно-материальных ценностей | 5 л. <2> ст. 412 | <1> При отсутствии лицевых счетов работников - 75 <2> При условии завершения проверок |
01-30 | Информационные письма, извещения, уведомления о постановке на учет в соответствующих регистрирующих органах | 5 л. <1> ст. 40 | <1> После снятия с учета |
01-31 | Отчеты по перечислению денежных сумм по социальному страхованию | Пост. ст. 391 | |
01-32 | Соглашения, договоры, связанные с обеспечением нотариальной деятельности | 5 л. <1> ЭПК <***> ст. 436 | <1> После истечения срока действия соглашения, договора |
01-33 | Документы (инвентаризационные описи, акты, ведомости и др.) об инвентаризации основных средств, имущества, товарно-материальных ценностей | Пост. <*> <1> ст. 427 | <1> При условии проведения проверки (ревизии) государственных нотариальных контор |
01-34 | Справки и акты проверок исполнения профессиональных обязанностей нотариуса | Пост. <*> ст. 173 а | |
01-35 | Годовые статистические отчеты о деятельности нотариуса | Пост. <*> 467 б | |
01-36 | Номенклатура дел | Пост. <*> ст. 200 а | |
01-37 | Описи дел постоянного срока хранения <*> | Пост. <*> ст. 248 а | |
01-38 | Описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения | 3 г. <1> ст. 248 в | <1> После уничтожения дел |
01-39 | Акты о выделении дел (документов) к уничтожению | Пост. <*> ст. 246 | |
01-40 | Акты приема-передачи дел (документов) и личной печати нотариуса | <**> Пост., ст. 79 а | |
01-41 | Документы, на основании которых производилось изъятие документов или выдача информации о совершенных нотариальных действиях (постановления, протоколы выемки, определения (запросы) суда, справки об изъятии и др.) | 3 г. <1> ст. 251 5 л. <2> ЭПК <***> | <1> После возвращения. <2> Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям |
01-42 | Справки, выданные по запросам граждан и организаций, документы к ним (заявления, запросы, переписка) | 5 л. ст. 253 | |
01-43 | Документы по учету бланков для совершения нотариальных действий (операционные выписки и др.) | 3 г. ст. 259 г | |
2. Совершение нотариальных действий | |||
02-01 | Реестр для регистрации нотариальных действий (общий) | Пост. <**> ст. 258 а | |
02-02 | Реестр для регистрации удостоверения сделок | Пост. <**> ст. 258 а | |
02-03 | Реестр для регистрации выдачи свидетельств о праве на наследство | Пост. <**> ст. 258 а | |
02-04 | Реестр для регистрации удостоверения доверенностей | Пост. <**> ст. 258 а | |
02-05 | Реестр для регистрации свидетельствования копий документов | Пост. <**> ст. 258 а | |
02-06 | Алфавитная книга учета наследственных дел | Пост. <**> ст. 258 а | |
02-07 | Алфавитная книга учета завещаний (в том числе закрытых завещаний) | Пост. <**> ст. 258 а | |
02-08 | Алфавитная книга учета кредиторов | Пост. <**> ст. 258 а | |
02-09 | Книга учета наследственных дел | Пост. <**> ст. 258 а | |
02-10 | Книга учета дел закрытых завещаний | Пост. <**> ст. 258 а | |
02-11 | Книга учета заявлений (поручений) о принятии мер по охране наследственного имущества | Пост. <**> ст. 258 а | |
02-12 | Книга учета депозитных операций | Пост. <**> ст. 258 а | |
02-13 | Договоры отчуждения недвижимого имущества, документы по договорам отчуждения | Пост. <**> ст. 439, ст. 797 | |
02-14 | Договоры отчуждения акций, долей в уставном (складочном) капитале хозяйственных товариществ и обществ, документы к ним | Пост. <**> ст. 159 | |
02-15 | Договоры ипотеки, документы к ним | Пост. <**> ст. 451, ст. 452 | |
02-16 | Договоры залога доли в уставном капитале общества с ограниченной ответственностью, документы к ним | 10 л. <1> ЭПК <***> ст. 451 | <1> После истечения срока действия договора |
02-17 | Договоры аренды недвижимого имущества, договоры безвозмездного пользования, заключенные на неопределенный срок, документы к ним | Пост. <*> ст. 791 | |
02-18 | Договоры ренты и пожизненного содержания с иждивением, документы к ним | Пост. <*> ст. 442, ст. 943 | |
02-19 | Соглашения о разделе наследства, документы к ним | Пост. <*> ст. 425 | |
02-20 | Соглашения об установлении долевой собственности на имущество, находящееся в совместной собственности | Пост. <*> ст. 425 | |
02-21 | Соглашения о разделе общего имущества супругов, брачные договоры, документы к ним | Пост. <**> ст. 425 | |
02-22 | Иные сделки (договоры, соглашения) <1>, документы к ним | 5 л. <2> ЭПК <***> ст. 436 | <1> Не указанные в отдельных статьях Перечня <2> После истечения срока действия договора, соглашения |
02-23 | Завещания, распоряжения об отмене завещаний | Пост. <**> ст. 438 | |
02-24 | Дело "Конверты хранения" (извещения, свидетельства о принятии закрытых завещаний, распоряжения об отмене закрытых завещаний и др.) | Пост. <**> ст. 438 | |
02-25 | Дела закрытых завещаний (заявления, копии свидетельств о смерти завещателей, копии извещений о вскрытии закрытого завещания, почтовые уведомления о вручении извещений, конверты хранения, вложения (завещания), изъятые из конвертов, протоколы вскрытия и оглашения закрытых завещаний и др.) | Пост. <**> ст. 438 | |
02-26 | Наследственные дела | Пост. <**> | |
02-27 | Депозитные дела (заявления, банковские документы о зачислении на депозитный счет нотариуса денежных средств, копии договоров, описи наследственного имущества, закладных, писем банку о принятии денежных сумм или ценных бумаг, извещений, уведомлений, именных чеков, доверенностей, решений судов, квитанции о взносе, расчеты и др.) | 10 л. <1> ЭПК <***> | <1> После возврата денежных сумм или ценных бумаг из депозита нотариуса |
02-28 | Дела инвестиционных товариществ (договоры инвестиционных товариществ, инвестиционные декларации, соглашения товарищей, согласия на доступ третьих лиц к документам инвестиционных товариществ, протоколы ознакомлений с документами инвестиционных товариществ и др.) | 5 л. <1> ЭПК <***> | <1> После прекращения договора инвестиционного товарищества |
02-29 | Дела хозяйственных партнерств (соглашения об управлении партнерством, договоры об отчуждении доли в складочном капитале, протоколы ознакомления с соглашением об управлении партнерством и др.) | 5 л. <1> ЭПК <***> | <1> После ликвидации или реорганизации партнерства |
02-30 | Свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, документы к ним <1> | Пост. <**> ст. 425, ст. 185 | <1> Если оформляется не в связи с открытием наследства |
02-31 | Свидетельства об удостоверении фактов и документы к ним: а) нахождения гражданина в живых; б) в определенном месте; в) тождественности личности гражданина с лицом, изображенным на фотографии | 5 л. ст. 188 | |
02-32 | Документы, относящиеся к удостоверению времени предъявления документов | 5 л. ст. 189 | |
02-33 | Документы о передаче заявлений физических и юридических лиц, свидетельства | 5 л. ст. 188 | |
02-34 | Свидетельства о принятии на хранение документов, документы к ним | 5 л. <*> ст. 188 ЭПК <***> | <1> После возвращения всех принятых на хранение документов |
02-35 | Документы, относящиеся к совершению исполнительных надписей | 5 л. <1> ЭПК <***> ст. 188 | <1> По истечении срока последнего платежа, предусмотренного документом, устанавливающим задолженность |
02-36 | Документы, относящиеся к предъявлению чеков к платежу и удостоверению неоплаты чеков | 5 л. ст. 188 | |
02-37 | Акты о протесте векселей, документы к ним | 5 л. ЭПК <***> | |
02-38 | Акты о морских протестах, документы к ним | 5 л. ЭПК <***> | |
02-39 | Документы, относящиеся к обеспечению доказательств | 5 л. ЭПК <***> ст. 188 |