ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
ПРИКАЗ
от 9 октября 2001 г. N 75
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА
ГОСУДАРСТВЕННОГО РЕЕСТРА УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО
ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ
ПО ЕГО СОЗДАНИЮ
В целях организации централизованного государственного учета уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, обеспечения контроля за их сохранностью и информирования пользователей, приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Регламент Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.
2. Отделу обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов (Шабанова Т.Е.) осуществить работу по формированию Государственного реестра, имея в виду организацию поэтапного выявления уникальных документов в государственных архивах, музеях, библиотеках и других хранилищах.
3. Установить, что в Росархив предложения о включении уникальных документов в Государственный реестр представляются в порядке, определенном п. 5 Регламента Государственного реестра, по мере их выявления, ежегодно - к 1 сентября.
4. Ведение БД "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации" возложить на Центр информационных технологий Росархива (Салтыков С.В.).
5. Рекомендовать органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации проработать вопрос о создании государственных реестров уникальных документов архивных фондов субъектов Российской Федерации.
6. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на заместителей Руководителя Росархива Еремченко В.А., Тарасова В.П.
Руководитель Росархива
В.П.КОЗЛОВ
Утвержден
Приказом Росархива
от 9 октября 2001 г. N 75
Одобрен
коллегией Федеральной
архивной службы России
протокол
от 27 января 2000 г. N 2
Комиссиями Федеральной
архивной службы России
по научно-исследовательской
и методической работе, Центральной
экспертно-проверочной, экспертной
по автоматизированным
архивным технологиям
протоколы
от 19 сентября 1996 г. N 4/4,
от 28 апреля 1997 г. N 3/4,
от 28 мая 1998 г. N 4/2
РЕГЛАМЕНТ
ГОСУДАРСТВЕННОГО РЕЕСТРА УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО
ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. Общие положения
1.1. Настоящий Регламент разработан в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Федеральным законом "О вывозе и ввозе культурных ценностей", Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. N 552 "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации", Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. N 1562 "Об утверждении Положения о Федеральной архивной службе России", Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 апреля 2001 г. N 322 "Об утверждении Положения о проведении экспертизы и контроля за вывозом культурных ценностей".
1.2. Регламент устанавливает порядок формирования, ведения и использования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации <*> - общероссийского свода уникальных архивных документов <**>.
--------------------------------
<*> Далее - Государственный реестр.
<**> Далее - уникальный документ.
1.3. Государственный реестр ведется Федеральной архивной службой России (Росархивом) в целях централизованного государственного учета уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, обеспечения контроля за их сохранностью, информирования пользователей.
1.4. Включению в Государственный реестр подлежат уникальные документы независимо от места их хранения и формы собственности.
1.5. Уникальными являются документы, обладающие выдающимися духовными, эстетическими или документирующими достоинствами, представляющие как таковые особую историческую ценность и общекультурную значимость, единственные в своем роде по содержанию и месту в истории российского государства и общества и невосполнимые при утрате с точки зрения их юридического значения, автографичности и/или внешних признаков.
1.6. Включение уникальных документов в Государственный реестр осуществляется путем их выявления, описания, экспертизы (оценки) и регистрации в Государственном реестре в порядке, определенном настоящим Регламентом.
2. Выявление уникальных документов
2.1. Федеральная архивная служба России (Росархив) и органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации организуют работу по выявлению уникальных документов, рекомендуемых для включения в Государственный реестр.
2.2. Непосредственно работу по выявлению уникальных документов ведут государственные архивы, музеи, библиотеки и иные государственные организации, в оперативном управлении или пользовании которых находятся документы Архивного фонда Российской Федерации, а также собственники документов в рамках соглашений (договоров), заключаемых ими с органами и учреждениями системы Федеральной архивной службы России (Росархива), либо по собственному желанию.
2.3. Выявление уникальных документов осуществляется также при проведении экспертизы документов, заявленных к вывозу с территории Российской Федерации в порядке, определенном Постановлением Правительства Российской Федерации от 27.04.2001 N 322 "Об утверждении Положения о проведении экспертизы и контроля за вывозом культурных ценностей" и изданным во исполнение его Приказом Федеральной архивной службы России (Росархива) от 09.07.2001 N 50.
2.4. Выявление уникальных документов производится в соответствии с Методическими указаниями по определению уникальных документов, подлежащих включению в Государственный реестр (Приложения 1, 2).
3. Описание уникальных документов
3.1. Описание уникальных документов производится в соответствии с Правилами описания уникальных документов для включения в Государственный реестр (Приложение 3) в листе учета и описания уникального документа (Приложение 4).
3.2. Комплексы уникальных документов описываются, как правило, подокументно.
4. Экспертиза ценности уникальных документов
4.1. Экспертиза ценности уникальных документов проводится в целях обоснования их включения в Государственный реестр в соответствии с основными критериями определения уникальных документов (Приложение 1).
4.2. Результаты экспертизы рассматриваются экспертно-проверочными, экспертными комиссиями архивных органов и учреждений, соответствующими комиссиями других организаций и представляются на утверждение Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) Федеральной архивной службы России (Росархива).
5. Представление предложений о включении документов
в Государственный реестр уникальных документов Архивного
фонда Российской Федерации
5.1. В Федеральную архивную службу России (Росархив) предложения о включении документа(ов) в Государственный реестр представляют:
- орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации - об уникальных документах Архивного фонда субъекта Российской Федерации независимо от места их хранения и формы собственности;
- федеральный архив, музей, библиотека - об уникальных документах Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в федеральном архиве, музее, библиотеке;
- архив Российской академии наук - об уникальных документах Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в организациях системы Российской академии наук;
- отдельные федеральные органы исполнительной власти, хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, в сроки и на условиях, устанавливаемых в соглашениях, заключаемых с Федеральной архивной службой России (Росархивом), - об уникальных документах Архивного фонда Российской Федерации, находящихся у них на хранении.
5.2. Предложения представляются в виде заполненных в 2-х экземплярах в соответствии с требованиями Правил описания уникальных документов для включения в Государственный реестр (Приложение 3) листов учета и описания уникальных документов (Приложение 4) с приложением экспертных заключений. Экспертные заключения должны содержать обоснованные выводы о включении документов в Государственный реестр.
5.3. Юридические лица - собственники уникальных документов могут представлять свои предложения непосредственно в Федеральную архивную службу России (Росархив) в форме заявления. В этом случае Федеральная архивная служба России (Росархив) поручает подготовку предложений соответствующему федеральному архиву или рекомендует провести эту работу органу управления архивным делом субъекта Российской Федерации.
5.4. В случае, если результаты экспертизы заявленных к вывозу с территории Российской Федерации документов дают основания для их отнесения к уникальным, документы включаются в Государственный реестр независимо от согласия лиц, ходатайствующих об их вывозе.
6. Включение документов в Государственный реестр
уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации
6.1. Поступившие предложения рассматривает Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК) Федеральной архивной службы России (Росархива), которая принимает решение о включении документов в Государственный реестр.
Срок рассмотрения предложений - до 3-х месяцев.
В случае отрицательного решения материалы возвращаются по принадлежности.
6.2. Решение ЦЭПК о включении документа в Государственный реестр передается в Центр информационных технологий Федеральной архивной службы России (Росархива).
6.3. Центр информационных технологий Росархива включает информацию об уникальном документе в электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации" и присваивает уникальному документу регистрационный номер по Государственному реестру. Регистрационный номер проставляется на двух экземплярах листа учета и описания уникального документа.
6.4. Первые экземпляры листов учета и описания уникальных документов хранятся единым комплексом в валовой последовательности их номеров по Государственному реестру постоянно.
6.5. Вторые экземпляры листов учета и описания уникального документа передаются организации, в оперативном управлении или пользовании которой находится уникальный документ, или собственнику документа.
7. Внесение изменений в Государственный реестр уникальных
документов Архивного фонда Российской Федерации
7.1. Сведения, полученные в результате научного изучения уникального документа, а также информация о других изменениях, происшедших с уникальным документом (смена собственника, проведение реставрации, организация экспонирования и т.д.), регистрируются в Государственном реестре.
7.2. Изменения вносятся на основании актов об изменениях и дополнениях листа учета и описания уникального документа произвольной формы, которые составляются, подписываются и представляются в Федеральную архивную службу России (Росархив) собственниками или организациями, в оперативном управлении или пользовании которых находятся уникальные документы.
7.3. После внесения изменений в лист учета и описания уникального документа и электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации" акты формируются в дело и хранятся постоянно.
8. Пользование информацией Государственного реестра
уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации
8.1. Информация об уникальных документах Архивного фонда Российской Федерации, включенных в Государственный реестр, является общедоступной, за исключением сведений о собственниках уникальных документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, доступ к которой осуществляется с согласия собственников.
8.2. Центр информационных технологий Росархива обеспечивает исполнение соответствующих запросов физических и юридических лиц на основе базы данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации".
8.3. Порядок оплаты услуг по исполнению запросов устанавливается Федеральной архивной службой России (Росархивом).
Приложение 1
к Регламенту Государственного
реестра уникальных документов
Архивного фонда Российской
Федерации
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
ПО ОПРЕДЕЛЕНИЮ УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ВКЛЮЧЕНИЮ
В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕЕСТР УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО
ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. Общие положения
1.1. Настоящие Указания определяют методику выявления наиболее ценных документов уникального характера, представляющих собой реликвии, утрата которых явилась бы невосполнимой потерей для российской и мировой культуры, для организации их государственной регистрации и учета в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда, Российской Федерации <*>. Указания предназначены для использования в работе по выявлению уникальных документов в архивах, музеях, библиотеках и иных организациях, в оперативном управлении или в пользовании которых находятся документы Архивного фонда Российской Федерации. Методические указания могут использоваться также собственниками документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации.
--------------------------------
<*> Далее - ГР.
Примечание. Государственные архивы, а также государственные библиотеки и музеи, хранящие значительное количество уникальных документов, могут разрабатывать, с учетом своей специфики и настоящих Методических указаний, свои методические указания, инструкции по выявлению уникальных документов для ГР.
1.2. Выявление уникальных документов в соответствии с настоящими Методическими указаниями рекомендуется осуществлять в хронологической последовательности, начиная с документов, образовавшихся не позже первой половины XX века (примерно до начала первой мировой войны). За более поздние годы выявление документов для включения в ГР рекомендуется осуществлять лишь по отношению к самым бесспорным, не вызывающим каких-либо сомнений документальным ценностям и раритетам.
1.3. Объектом, включаемым в ГР, является отдельный документ или единица хранения, состоящая из уникальных документов, заслуживающих включения в ГР. В исключительных случаях для включения в ГР может быть представлен комплекс документов, фонд или коллекция, если они почти полностью состоят из документов уникальной ценности.
Включению в ГР и подокументному (поединичному) учету в нем подлежат подлинные уникальные документы, которые единственные прямо и непосредственно, то есть адекватно и единовременно отражают события и явления, оказавшие определяющее воздействие на развитие общества и государства; отражают жизнь и деятельность великих исторических личностей; которые в силу этого или в силу своей древности обладают бесспорным общенациональным (мировым) историко-культурным значением и большой материальной ценностью.
Выявление уникальных документов производится с учетом изложенных ниже критериев, применение которых не должно быть формальным, но имеет конвенциональный характер, предполагая необходимость согласованных и обоснованных коллективных решений специалистов и экспертов.
1.4. Выявление уникальных документов для включения в ГР производят наиболее квалифицированные сотрудники и специалисты в области организации использования, обеспечения сохранности и экспертизы ценности, описания документов, первоначально по описям на особо ценные документы, с привлечением картотек особо ценных документов (там, где такие картотеки велись), а затем с обязательным изучением самих документов.
Примечание. Если архивное учреждение считает, что отбор особо ценных документов был ранее произведен некачественно или не удовлетворял современным требованиям, то выявление уникальных документов производится независимо от ранее выявленных ОЦД.
2. Основные критерии определения уникальных документов
2.1. Исходя из задачи определения документов высшей категории ценности, выявление уникальных документов для включения в ГР производится по самостоятельным критериям, не совпадающим с критериями отбора на постоянное хранение в качестве ОЦД. При этом акцент делается не на ценности информации как таковой, не на принадлежности к фонду высокой категории, а на общекультурной значимости отдельного документа, его реликвийности, мемориальности, единственности в своем роде по содержанию и месту в истории страны и человечества и высокой материальной ценности.
Под уникальностью в указанном смысле понимается представляющее самостоятельное культурно-историческое значение и невоспроизводимое ни в какой копии и ни в каком-либо другом документе единство материального носителя документа, его содержания, авторства (автографичности), соотнесение с конкретным историческим временем (явлением, событием, процессом, объектом), обусловившим появление данного документа.
Под материальной ценностью уникального документа понимается его наивысшая возможная цена, выраженная в его максимальной страховой оценке, определенная на основании формализованной шкалы оценки документов (см. Приложение N 2).
Для выявления уникальных документов применяются следующие критерии.
Первый критерий - древность документа - является самодостаточным и не требует применения каких-либо других критериев.
Четыре следующих критерия - подлинности, бесспорности культурно-исторической значимости, публичности и высокой материальной ценности - должны применяться в совокупности ко всем остальным документам, не отнесенным к древним, но относящимся хотя бы к одному из последующих четырех критериев - отношение документа к историческому событию, отношение документа к исторической личности, юридическое значение документа, художественные и оформительские особенности документа, - каждый из которых применяется лишь в совокупности с группой предыдущих четырех критериев. Таким образом, для включения в ГР не являющийся древним документ должен соответствовать минимум пяти критериям.
2.2. Древность документа. По этому критерию включению в ГР подлежат все документы, созданные до XVI века, и значительная часть документов, созданных до 1626 года, - как подлинники, так и изготовленные тогда же копии и фрагменты сохранившихся и несохранившихся подлинников.
В зависимости от количества сохранившихся в том или ином регионе древних документов дата отнесения их к категории древних с целью включения в ГР может уточняться в рамках указанного хронологического периода. В качестве древних могут рассматриваться, с привлечением дополнительных аргументов, более поздние документы XVII века, в особенности списки несохранившихся более древних летописей, грамот, договоров, а также картографических документов. Может учитываться частота (редкость) их наличия в том или ином регионе, но в целом документы XVII века для отнесения их к категории древних нуждаются в дополнительных обоснованиях и заключениях специалистов <*>.
--------------------------------
<*> Изложенное относится к документам отечественного происхождения. Древность документов иностранного (западно-европейского, восточного и др.) происхождения следует определять с учетом заключений специалистов в соответствующих областях древней истории, медиевистики, востоковедения.
2.3. Подлинность документа. Этот критерий является обязательным для всех документов при отнесении их к подлежащим включению в ГР, исключая древние, оговоренные в п. 2.2. Могут быть в порядке исключения рассмотрены в качестве возможных для включения в ГР с учетом других критериев отдельные наиболее ценные копии более ранних документов, сделанные в XVII - XVIII вв., например копия "Слова о полку Игореве". Но как общее правило аутентичность носителя текста документа времени и автору обязательна.
2.4. Бесспорность культурно-исторической значимости документа. Этот критерий обусловлен требованием выделения из многомиллионного богатства Архивного фонда Российской Федерации лишь тех уникальных документов, общенациональная, а следовательно, и мировая культурная ценность которых общепризнана, то есть бесспорна. В рамках названного критерия создание ГР может быть сравнимо с созданием "красной книги" Архивного фонда России.
Критерий бесспорности культурно-исторической значимости должен пониматься в своем прямом смысле и значении - значения документа в качестве культурной ценности как таковой для народа, для человечества, и не имеет в виду его научно-информационную или источниковую ценность с точки зрения сегодняшней исторической конъюнктуры, интересов исследовательских школ, возможностей использования и т.д.
Этот критерий применяется не только к широко известным (пусть лишь в среде специалистов) документам. Документ может быть неизвестным ранее, но, коль скоро он выявлен, заинтересованность общества в том, чтобы он стал известен, должна быть достаточно бесспорной, явной. Так, например, может быть с неизвестной ранее рукописью писателя-классика (даже в тех случаях, когда само произведение давно и широко известно), пример этому - приобретенная несколько лет назад Правительством рукопись романа И.С. Тургенева "Отцы и дети". Отсюда вывод: опубликованность документа - не препятствие для включения его в ГР.
Разумеется, в рамках этого, как и других критериев, должен учитываться объем документа. Дарственная надпись на книге, сделанная великим человеком, не равноценна по своему культурно-историческому значению рукописи его письма, а письмо - автографу его научного, публицистического или литературного произведения.
В рамках критерия бесспорности культурно-исторической значимости можно использовать и понятие "первый" - первый звуковой фильм, первый полет в космос, - а также влияние документа на последующий ход общественной, государственной, национальной, религиозной жизни (таковы, например, подлинные Жалованная грамота дворянству Екатерины II, Манифест от 17 октября 1905 года, Жизнеописание Серафима Саровского и т.д.).
2.5. Публичность документа. Для включения уникального документа в ГР ему недостаточно быть подлинным и иметь бесспорное культурно-историческое значение. Он должен для этого стать публичным, открытым. В соответствии с этим критерием в ГР не могут быть включены документы, содержащие государственную тайну, или те, которые по каким-либо другим существенным обстоятельствам не могут быть опубликованы или выданы для исследования (например, документы личного происхождения, доступ к которым ограничен по воле их бывшего владельца).
Но из этого не следует, что среди секретных документов не может быть таких, которые представляют собой национальное культурно-историческое достояние. Поэтому государственные архивы, документальные центры, библиотеки и другие государственные хранилища, имеющие значительное количество секретных фондов, должны в работе по выявлению уникальных документов для ГР иметь в виду и секретные документы, проводя их соответствующее изучение. Но перед включением их в ГР они должны быть рассекречены; их содержание должно стать доступным для использования.
2.6. Высокая материальная ценность документа. Этот критерий обусловлен тремя предыдущими и также является общеобязательным для всех документов включаемых в ГР. Он выражается в страховой оценке документа (см. Приложение N 2), которая не должна быть ниже верхней границы его возможной аукционной цены. По этому критерию к уникальным документам могут быть отнесены лишь те, которые будут оценены не ниже, чем в 50 тысяч долларов США или 30 тысяч английских фунтов стерлингов - такова нижняя граница цены очень ценных документов - по терминологии и шкале западно-европейских аукционов.
Примечание. Определенная на основе формализованной шкалы страховая оценка уникального документа не является неизменной и может быть впоследствии уточнена при решении какого-либо другого конкретного вопроса, например, при его непосредственном страховании для экспонирования на выставке. Следует также иметь в виду, что аукционные цены, на которых базируется формализованная шкала, ориентированы на начало 1990-х годов и могут быть подвержены колебаниям, особенно по отношению к документам нового и новейшего периодов, но достаточно стабильны по отношению к более старым, древним документам.
2.7. Отношение документа к историческому событию. В этом критерии, который вместе с четырьмя предыдущими применяется при определении уникальных документов, подлежащих включению в ГР, в отличие от сходного общего критерия экспертизы ценности документов, где в расчет принимается прежде всего важность отраженного в документе события, явления, процесса, на первое место ставится именно само отношение, сама принадлежность документа к важному историческому событию, явлению, процессу, - а именно, документ должен не только отражать событие или быть одновременным ему, но непосредственно принадлежать ему, быть его неотъемлемой составной частью.
В соответствии с данным критерием подлежат включению в ГР подлинные акты конституционного характера - приговоры земских соборов, манифесты, кодексы, конституции и другие документы, в которых фиксировались социально-исторические решения, определяющие судьбы народов и государств, кардинальные государственные преобразования и реформы, революции, объявления войн, международные соглашения, касающиеся судеб народов и государств.
В эту же группу могут войти документы, непосредственно относящиеся к событиям или объектам мирового значения в области науки и техники, в которых зафиксированы крупные открытия и изобретения, кардинально повлиявшие на уровень культуры, развития цивилизации, в том числе и кинофотофонодокументы, которые иногда могут явиться единственными адекватными доказательствами явлений и процессов, включая и редкие природные явления (типа падения Тунгусского метеорита), а также представляющие собой большую художественно-эстетическую ценность (например, уникальная запись исполнения художественного произведения великим артистом и т.д.).
2.8. Отношение документа к исторической личности. Критерий, близкий по своему значению и характеру применения к предыдущему, но более трудный с точки зрения его совместимости с одним из общих критериев - бесспорность культурно-исторической ценности. По этому критерию выявляются для включения в ГР документы, относящиеся к личностям, по отношению к которым общеупотребителен эпитет "великий" - общепризнанных классиков отечественной и мировой литературы, искусства, науки, а также документы глав государств, вождей правящих партий, крупнейших военачальников, национальных и народных героев (например, Козьмы Минина, Ивана Сусанина, Салавата Юлаева, Мусы Джалиля). При этом следует также учитывать имена, возможно, не имеющие великого значения для России, но имеющие такое значение для других народов, документы которых могут быть в российских архивах, - например, Георгия Димитрова или Франсиско Миранды - национального героя Венесуэлы, служившего в русской армии при Екатерине II.
По своему характеру это прежде всего должны быть автографы и другие подлинные документы, личные документы; в некоторых случаях это могут быть документы, имеющие к данному лицу не прямое, а косвенное отношение (адресованные ему письма, упоминания о нем в других документах). Разумеется, это лишь основания, которые должны быть подкреплены соответствием четырем обязательным критериям, которые в совокупности могут привести к принятию решения о включении документа в ГР.
В применении этого критерия в большой степени будет проявляться конвенциональность как итог достаточно согласованного мнения экспертов-специалистов. Например, могут быть предложены к включению в ГР хранящиеся в Тульском областном архиве такие документы Л.Н. Толстого, как его прошение на имя директора Тульской гимназии о допущении его сына Сергея к экзаменам, документы, созданные Л.Н. Толстым в качестве мирового посредника, - поскольку любой документ, относящийся к классику мировой литературы, потенциально может быть признан уникальной ценностью. В то же время десятки и сотни документов, подписанных классиком русской литературы М.Е. Салтыковым-Щедриным в качестве чиновника по особым поручениям и советника губернского правления, хранящиеся в Кировском областном государственном архиве, вероятно, могут быть включены лишь в Реестр регионального уровня.
Не следует применять при использовании настоящего критерия этическую оценку исторических личностей, - как и при общей экспертизе ценности документов, этического подхода следует избегать, акцентируя внимание на месте и роли человека в истории, а не этической оценки его личности; с другой стороны, оценка личности как исторической должна быть достаточно устоявшейся, общепризнанной и не зависеть от неоднократно менявшихся конъюнктурных оценок (как это было, например, в отношении Шамиля).
2.9. Юридическое значение документа. Юридическое значение документа, совпадающее с его юридической силой, может в некоторых случаях рассматриваться в качестве отдельного критерия при выявлении документов для ГР. Этот критерий не всегда совпадает с критерием подлинности (не всякий подлинник имеет юридическую силу, и не всякий документ, имеющий юридическую силу, обязательно подлинник - это может быть дубликат, соответствующим образом заверенная копия). Подчеркнем, что для включения в ГР подлинность обязательна. Хорошим примером может служить секретный дополнительный протокол к Договору о ненападении между Германией и Советским Союзом от 23 августа 1939 года, фиксирующий факт секретного соглашения между СССР и фашистской Германией относительно судеб соседних стран. Известно, что пока не был обнаружен его подлинник, его существование, следовательно, юридический факт самого события, то есть секретного соглашения между двумя государствами, несмотря на наличие немецкой микрофотокопии и машинописной служебной копии в МИД СССР, многими отвергался. Наличие же этого подлинного документа юридически подтверждает факт этого соглашения. Названный документ соответствует также и четырем вышеназванным общеобязательным критериям.
Критерий юридического значения может применяться, с учетом четырех общеобязательных критериев, к отдельным конституционным и другим государственным актам внутреннего и международного характера, сохраняющим свое правовое значение; он может быть применен и к отдельным документам личного происхождения и личным (завещаниям, дарственным и т.п.), если юридическое значение этих документов существенно воздействует на их ценность, продолжая влиять на законные имущественные и другие права юридических и физических лиц.
2.10. Художественные и оформительские особенности документа.
Специфические (художественные, оформительские и другие внешние) особенности могут, правда, в достаточно редких случаях, существенно влиять на ценность документа, превращая его в уникальное культурное явление, в том числе и художественно-эстетического характера. Так, по этому критерию могут быть предложены для включения в ГР (это пример именно для предложения, так как соответствующее решение еще не принималось) такие документы, как "Тетрадь с акварельными рисунками-узорами для ситца А.И. Серебренникова, 1780 года" или "Альбом образцов (натуральных и фотографий) вологодских кружев" в Вологодском областном государственном архиве, а на уровне Реестра регионального уровня также будет заслуживать включения альбом "Силуэты мужских и женских голов семьи помещиков Межаковых, их родственников и гостей, 1818 - 1851 гг.". По этому критерию следует учитывать также наличие уникальных печатей, художественных украшений различных грамот, договоров, дипломов, национальные и фольклорные особенности в их оформлении.
Примечание. Наличие в оформлении документа драгоценных камней и металлов также должно быть учтено при отборе документов по этому критерию, но само по себе еще не является основанием для включения в ГР.
Приложение 2
к Регламенту Государственного
реестра уникальных документов
Архивного фонда Российской
Федерации
МЕТОДИКА
ОПРЕДЕЛЕНИЯ МАТЕРИАЛЬНОЙ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ <*>
--------------------------------
<*> Настоящая Методика составлена на основе работы "Принципы денежной оценки документов Архивного фонда Российской Федерации и их страхования", ВНИИДАД, М., 1993, депонированной в ОЦНТИ, 19.07., N 111.
Настоящая Методика не предназначена для определения закупочных цен на документы негосударственной части Архивного фонда РФ или документов личного происхождения и базируется на аукционных ценах, которые являются основой для определения страховой оценки документов.
Как известно, величина страховой суммы оцениваемого документа должна побуждать организацию, получающую ценные исторические документы для экспонирования или других целей, принимать все меры к тому, чтобы не допустить их утраты или повреждения, поэтому страховая оценка уникального документа ориентирована на максимально возможную высокую границу его аукционной цены.
Наиболее полно отражают мировые цены на подлинные архивные документы, имеющие историческую или художественно-культурную ценность и являющиеся предметом коллекционирования, аукционные цены фирмы Сотби (Лондон). Эти цены устанавливаются в фунтах стерлингов (в 1993 году 1 английский фунт стерлингов равнялся 1,5 доллара США). Исчисление цены документов в фунтах стерлингов удобно для сравнения с ценами прежних лет. Средний темп инфляции фунта стерлингов равен 3% в год. Например, если необходимо определить приблизительную цену документа к 2000 году, то, зная интервал цены в 1990 году, можно предположить, что для категории ценных документов (см. ниже формализованную шкалу) она окажется в интервале 1300 - 39000 ф. ст. За основу определения цены подлинных архивных документов в формализованной шкале взяты аукционные цены 1990 года.
В сложившейся в Западной Европе системе категорий коммерческой оценки архивных документов существует следующее деление подлинных документов на категории в зависимости от их статистической редкости и исторической и художественно-культурной ценности, которые могут быть представлены в виде следующей формализованной шкалы аукционных цен:
┌────────────────────────────┬───────────────────────────────────┐
│ Категории оценки │ Интервалы аукционных цен фирмы │
│ │ Сотби (Лондон) │
├────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│1. Уникальные │от 1 млн. до 10 млн. ф. ст. │
│2. Исключительно ценные │от 100 тыс. до 1 млн. ф. ст. │
│3. Очень ценные │от 30 тыс. до 100 тыс. ф. ст. │
│4. Ценные │от 1 тыс. до 30 тыс. ф. ст. │
└────────────────────────────┴───────────────────────────────────┘
В целях определения материальной ценности документов, подлежащих включению в ГР, используются лишь первые три категории оценки, формулировки которых являются переводом принятой на западно-европейских аукционах классификации ценностных характеристик документов и которые объединяются в тексте настоящей методики одним понятием "уникальные документы".
Определение цены конкретного архивного документа производится путем соотнесения с приведенной шкалой; тем самым выявляется интервал цен, в пределах которого находится возможная цена, и ее верхний интервал как возможная страховая оценка.
Для того чтобы пользоваться приведенной шкалой аукционных цен, необходимо соотнести с указанными в шкале категориями коммерческой оценки факторы оценки документа, указанные в приведенной ниже классификационной схеме факторов. Последняя цифра каждого трехзначного или двузначного индекса в классификационной схеме факторов определяет ранг документа по данному фактору. Оценка документа в баллах (его общий ранг) рассчитывается путем деления суммы последних цифр каждого фактора на количество учтенных по отношению к данному документу факторов. В зависимости от полученного ранга документа его можно отнести к одной из групп, указанных в шкале аукционных цен. При этом к первой категории (уникальных) относятся документы, имеющие ранг от 1 до 1,5; ко второй категории (исключительно ценных) - имеющие ранг от 1,6 до 2, и к третьей категории (очень ценных) - имеющие ранг от 2,1 до 2,6. Документы с рангом, превышающим 2,6, как правило, не должны проходить по критерию высокой материальной ценности к подлежащим включению в ГР. Примеры расчета материальной ценности документов и определения общего ранга приводятся в следующей таблице:
Таблица
┌───┬──────────────┬────────┬────────────────────────────────────┐
│ N │ Название │Номинал │ Факторы │
│п/п│ документов │ │ │
│ │ │ │адресат информ. подлинность│
│ │ │ │ насыщенность │
├───┼──────────────┼────────┼────────────────────────────────────┤
│1 │Духовная гра- │ 1 │ 1 1 1 2 1 1 │
│ │мота Ивана │(1.1.1) │(2.1.1) (3.1.1; 3.2.1; (4.1) │
│ │Калиты, │ │ 3.3.2; 3.4.1) │
│ │1338 г. │ │ │
│ │ │ │ │
│2 │Рукопись │ 1 │ 1 + 2 1 1 1 │
│ │И.С. Тургенева│(1.3.1) │(2.5.1 (3.3.1; 3.4.1) (4.1) │
│ │"Отцы и дети" │ │+ доп. 2) │
│ │ │ │ │
│3 │Жизнеописание │ 3 │ 2 + 2 1 1 │
│ │Серафима │(1.6.3) │(2.3.2 (3.4.1) (4.1) │
│ │Саровского │ │+ доп. 2) │
└───┴──────────────┴────────┴────────────────────────────────────┘
продолжение табл.
┌───┬──────────────────────────────────────┬─────────┬───────────┐
│ N │ Факторы │ Общий │ Денежная │
│п/п│ │ ранг │ оценка │
│ │Хроно- Внешние Новизна Сохранность │документа│ │
│ │логич. художеств. │ │ │
│ │при- особенности │ │ │
│ │надл. │ │ │
├───┼──────────────────────────────────────┼─────────┼───────────┤
│1 │ 1 2 2 1 1 1 1 │ 1,2 │ 1 - 1,2 │
│ │(5.1) (6.2) (7.2) (9.1.1; 9.2.1;│(17 : 14)│млн. ф. ст.│
│ │ 9.3.1; 9.4.1)│ │ │
│ │ │ │ │
│2 │ 3 3 2 2 2 2 │ 1,7 │250 - 300 │
│ │ (6.3) (7.3) (9.1.2; 9.2.2;│(21 : 12)│тыс. ф. ст.│
│ │ 9.3.2; 9.4.2)│ │ │
│ │ │ │ │
│3 │ 3 2 1 1 2 2 │ 1,8 │175 - 225 │
│ │ (6.3) (7.2) (9.1.1; 9.2.1;│(20 : 11)│тыс. ф. ст.│
│ │ 9.3.2; 9.4.2)│ │ │
└───┴──────────────────────────────────────┴─────────┴───────────┘
Классификационная схема факторов, определяющих категорию
коммерческой оценки документов
1. Номинал
1.1. Акты государственной власти и управления
1.1.1. Основной закон. Конституция. Хартия, статут. Декларация. Духовная грамота монарха (великого князя).
1.1.2. Закон. Указ. Декрет. Государственный договор. Грамота. Соглашение. Постановление. Манифест. Конвенция. Универсал. Ярлык. Послание. Высочайше утвержденное мнение (Государственного Совета и др.). Учреждение (образование). Повеление. Резолюция. Обращение (к народу и др.). Трактат. Рескрипт. Пакт. Уложение. Судебник.
1.1.3. Директива. Устав. Правила. Положение. Наказ. Наставление. Приказ. Инструкция. Циркуляр. Записная книга указов. Верительная грамота. Доклад всеподданнейший. Нота. Доношение. Разрядная книга.
1.1.4. Доклад. Журнал (книга) заседаний. Протокол. Стенограмма. Мемория. Представление. Определение (приговор). Рапорт. Телеграмма. Шифротелеграмма. Реляция.
1.1.5. Предписание. Предложение. Записка. Известие. Доклад. Докладная записка. Ведение. Донесение. Официальное письмо, отношение. Лист. Резолюция. Приговор (решение). Распоряжение. Бюллетень по выборам. Запрос депутатский. Регламент.
1.2. Документы отраслевой и общественной деятельности
1.2.1. Соглашение. Протокол. Воззвание. Послание. Обращение. Стенограмма. Контракт. Лицензия. Резолюция. Устав. Формуляр исторический. Договор.
1.2.2. План. Программа. Титульный список. Баланс. Отчет. Динамические ряды. Аналитический обзор. Указание. Инструкция. Директивное указание. Лоция.
1.2.3. Деловое письмо. Сводка. Сведения, обзор. Инструкция. Петиция.
1.2.4. Информация. Справка. Заявление. Прошение. Челобитная. Телеграмма, шифротелеграмма, телекс. Листовка.
1.2.5. Экспертные, служебные и другие акты. Список лиц, должностей, номенклатуры. Протокол обследования. Бюллетень, информация о деятельности. Карточка учетная. Журнал.
1.3. Документы творческой деятельности
1.3.1. Летопись. Рукопись (авторская) научного труда, литературного и музыкального произведения, доклада, трактата. Либретто. Патент, свидетельство на изобретение, открытие.
1.3.2. Дневник. Мемуары, воспоминания. Записная книжка.
1.3.3. Переписка. План произведения, программа исследования.
1.3.4. Конспект, записи лекций, учебная тетрадь.
1.3.5. Афиша, программа, пригласительный билет, буклет. Список книг.
1.4. Судебные акты
1.4.1. Следственное дело. Фильтрационное дело.
1.4.2. Приговор. Приговорная грамота. Протокол. Запись приговоров, выписка. Сказка.
1.4.3. Письмо. Акт судебно-медицинской экспертизы. Список (перечень) дел.
1.5. Имущественные документы
1.5.1. Грамота на владение. Духовная грамота. Завещание. Дарственная запись. Земельная книга (шнуровая). Кадастр.
1.5.2. Крепостной акт. Межевая книга. Межевая запись.
1.5.3. Книга описная, переписная, окладная, писцовая. Купчая. Закладная. Заемное письмо. Книга учета капиталов, имущества. Роспись имущества. Список сумм. Заемный, закладной акт. Акт ущерба. Роспись (список) людей (мастеровых и т.д.). Договор.
1.5.4. Рапорт о денежных сборах. Приговор хозяйственный. Ведомость, книга платежная. Письмо.
1.6. Биографические и родословные документы
1.6.1. Завещание. Духовная грамота. Клятвенная запись. Метрическая книга, запись. Родословие. Гербовник. Хроника. Жалованная грамота. Шертная грамота. Присяга на верность.
1.6.2. Метрика. Паспорт. Патент на службу, чин. Послужной (формулярный, именной) список. Удостоверение. Мандат. Свидетельство. Список посемейный. Ревизская сказка. Личное дело. Диплом об образовании. Карточка учетная. Фотография портретная. Аттестат. История болезни.
1.6.3. Автобиография. Анкета. Переписной лист (книга). Заявление. Прошение, челобитная. Запись сговорная. Бюллетень о здоровье, акт медицинской экспертизы. Жизнеописание (житие).
1.6.4. Переписка. Адрес, письмо, телеграмма поздравительные или связанные с другими биографическими событиями.
1.7. Наградные документы
1.7.1. Грамота. Свидетельство, удостоверение или другой документ о награждении орденом, медалью, присвоении почетного звания.
1.7.2. Документ о награждении именным оружием, ценным подарком, вручении приза. Мнение.
1.7.3. Выписка из наградного документа. Почетная грамота. Похвальный лист.
1.8. Изобразительные документы
1.8.1. Карта. Схема. План. Чертеж. Рисунок. Проект. Эскиз. Негатив фотодокумента первого поколения. Картограмма. Плакат. Лоция.
1.8.2. Набросок. Оттиск печати. Фотография. Фотоальбом. Негатив-копия.
2. Автор-адресат <*>
--------------------------------
<*> Фактор учитывается как по отношению к основному тексту документа, так и к резолюциям, пометам и другим маргиналиям.
2.1. Власть и управление
2.1.1. Носитель высшей государственной власти. Монарх (великий князь, царь, король, император, хан, султан... член правящей династии). Представительная власть - съезд, учредительное собрание, Дума, Конгресс, Парламент, Верховный Совет... Глава представительной власти - председатель, спикер... Избираемый глава государства - президент... Фактический глава государства. Глава правящей партии.
2.1.2. Правительство, Совет Министров. Кабинет министров. Комитет министров. Сенат. Глава правительства - председатель, премьер.
2.1.3. Орган центрального отраслевого управления - министерство, департамент, коллегия, комитет, управление, правление, генеральный штаб, служба. Министр, директор департамента, председатель комитета, главноначальствующий, главнокомандующий, главноуправляющий...
2.1.4. Орган (учреждение) регионального и местного управления - Совет, исполнительный комитет, правление... Председатель, губернатор, наместник, командующий.
2.1.5. Трудовой коллектив (совет), сход, собрание, комитет и другой орган самоуправления. Граждане. Представители сословий.
2.2. Дипломатические представительства
2.2.1. Посольство. Полномочная делегация. Посол.
2.2.2. Представительство, посланник, делегация, специальное представительство. Миссия.
2.2.3. Консульство. Консул.
2.3. Общественно-политические и общественные движения и организации
2.3.1. Съезд, конференция, собор (в том числе церковный), пленум. Политбюро. Центральный комитет. Лидер партии, организации, движения. Высший церковный иерарх, руководитель конфессии. Национальный комитет.
2.3.2. Руководитель, вождь революции, восстания, мятежа, бунта, переворота... Национальный герой (войны, революции, восстания), лицо, проявившее себя в чрезвычайных обстоятельствах. Церковный иерарх. (См. дополнительный фактор.)
2.4. Деловой мир
2.4.1. Концерн, ассоциация, объединение, крупное издательство, центральный банк, биржа. Председатель, управляющий, генеральный директор. Выдающийся представитель делового мира. (См. дополнительный фактор.)
2.4.2. Фирма, биржа, банк, предприятие. Директор, бизнесмен, банкир, менеджер.
2.4.3. Частное лицо, владелец предприятия, трудовой коллектив.
2.5. Творческий мир
2.5.1. Выдающийся представитель культуры, науки, искусства, литературы. Съезд, конференция. (См. дополнительный фактор.)
2.5.2. Союз, объединение, ассоциация, группа, ее руководящий (координирующий) орган.
2.5.3. Деятель культуры, науки, искусства, литературы. Писатель, журналист и другой представитель творческой профессии.
3. Информационная насыщенность документов
3.1. Значимость отраженных в документе событий, явлений
3.1.1. Связанные с возникновением принципиально новой ситуации (существенными изменениями) в жизни общества, государства, династии, семьи (вопросы войны и мира, стихийные бедствия и чрезвычайные происшествия, коренные преобразования; рождения, смерти, смена власти; изобретения, открытия, премьеры, вернисажи и т.д.). (См. дополнительный фактор.)
3.1.2. Связанные с текущими или незначительными (частными) событиями, явлениями.
3.2. Время события
3.2.1. Период особого, чрезвычайного значения, чрезвычайных природных явлений (война, революция, стихийное бедствие, реформы, смена власти и т.п.).
3.2.2. Период стабильности, обычного течения жизни.
3.3. Маргиналии
3.3.1. На основном тексте имеются пометы, резолюции, отметки, рисунки, инициалы и т.п. авторов, предусмотренных факторами 2.1.1, 2.1.2, 2.2.1, 2.3.1, 2.3.2, 2.4.1, 2.5.1.
3.3.2. Имеются пометы авторов, предусмотренных факторами 2.1.3, 2.1.4, 2.1.5, 2.2.2, 2.3.3, 2.4.2, 2.4.3, 2.5.2, 2.5.3.
3.3.3. Без помет.
3.4. Уровень сложности документа
3.4.1. Многоаспектная (многообъектная) информация, структурированный документ (сложное построение с внутренней систематизацией).
3.4.2. Фиксирован отдельный факт, явление, событие; простое построение документа, без внутренней структуры.
4. Подлинность
4.1. Автограф, оригинал.
4.2. Подлинник размноженный (равноценный), заверенная копия со всеми атрибутами юридической достоверности.
4.3. Копия, оттиск без юридического удостоверения.
(Оценке для включения в ГР подвергаются лишь документы, соответствующие фактору 4.1.)
5. Хронологическая принадлежность документа
5.1. Документ создан во время события, явления.
5.2. Ретроспективный документ создан в значительно более поздний период.
(Оценке для включения в ГР подвергаются лишь документы, соответствующие фактору 5.1.)
6. Внешние художественные особенности документа
6.1. Наличие особо ценных материалов в оформлении (золото, кожа, бархат, парча, драгоценные и полудрагоценные камни и металлы); редкий носитель (пергамент, береста).
6.2. Наличие особых реквизитов (подвесные печати, миниатюры, художественные заставки, орнаменты, рисунки и т.п.).
6.3. Без особых отличий.
7. Новизна информации
7.1. Документ ранее неизвестен; был секретным (конфиденциальным); публикуется впервые <*>.
--------------------------------
<*> Под публикацией имеется в виду любая форма и способ доведения информации документа до широких кругов (сообщение по радио и телевидению, экспонирование на выставке, опубликование в прессе и т.д.).
7.2. Документ малоизвестен, раритет, редко публиковался.
7.3. Документ многократно опубликован, широко известен специалистам и общественности.
9. Сохранность документа <*>
--------------------------------
<*> Фактор "8. Уровень спроса на информацию документа" при оценке документов для включения в ГР не учитывается.
9.1. Сохранность текста
9.1.1. Ясночитаемый, четкий, без признаков повреждения.
9.1.2. С частичными неисправностями, реставрированный, но допускающий полное прочтение.
9.1.3. Имеющий значительные повреждения текста, реставрированный с неполностью восстановленным текстом.
9.2. Сохранность носителя
9.2.1. Полная сохранность, отсутствие дефектов.
9.2.2. Частичное, незначительное повреждение, полностью восстановленное реставрацией.
9.2.3. Значительные повреждения, с неполным восстановлением после реставрации.
9.3. Режим хранения
9.3.1. Необходимость особых условий хранения (специальный температурно-влажностный режим, специальное оборудование, сейфовое хранение и т.п.), специальные средства хранения (футляры, боксы, особые обложки...).
9.3.2. Стандартные условия и средства хранения.
9.4. Степень риска в связи с перемещением документа
9.4.1. Высокая (вероятность ущерба от смены температурно-влажностного режима; политической или природной нестабильности в регионе; авиаперевозок; необходимость специальной охраны...).
9.4.2. Средняя (возможность незначительного отрицательного влияния при смене температурно-влажностного режима...).
9.4.3. Низкая (постоянное пребывание в одном температурно-влажностном режиме, исключающем причинение ущерба, гарантированная сохранность).
Дополнительный фактор.
Прибавляются к рангу факторов 2.3.2, 2.3.3, 2.4.1, 2.5.1, 3.1.1 соответствующие цифры определителя уровня, масштаба, значимости документа:
мировой, международный - 1;
национальный, государственный, межотраслевой, межрегиональный - 2;
отраслевой, региональный - 3;
местный, групповой - 4;
семейный, личный, неустановленный - 5.
Приложение 3
к Регламенту Государственного
реестра уникальных документов
Архивного фонда Российской
Федерации
ПРАВИЛА
ОПИСАНИЯ УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ВКЛЮЧЕНИЯ
В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕЕСТР УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО
ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ <*>
--------------------------------
<*> Далее - ГР.
Общие положения
Описание уникальных документов производится в листе учета и описания уникального документа (Приложение 4), реквизиты которого соответствуют реквизитам БД "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации".
Лист учета и описания уникального документа Архивного фонда Российской Федерации состоит из 6 разделов <*>:
1. Учетные и описательные характеристики.
2. Место хранения документа.
3. Физические характеристики документа.
4. Страховая оценка документов.
5. Служебная информация.
6. Изменения.
--------------------------------
<*> Разделы листа учета и описания уникального документа соответствуют информационным массивам БД.
Заполнение первого раздела "Учетные
и описательные характеристики"
1. Реквизит "Регистрационный номер" - заполняется Центром информационных технологий Росархива после принятия в установленном порядке решения о включении документа в ГР.
2. Реквизит "Дата включения в ГР" - указывается арабскими цифрами следующим образом: 00.00.0000. (01.02.1998.).
3. Реквизит "Название (заголовок) документа" - указывается название документа, под которым он учтен в описи, других учетных документах.
4. Реквизит "Самоназвание документа" - указывается закрепившееся в науке индивидуальное название документа - по имени писца, заказчика, владельца, исследователя, по месту создания, обнаружения, нахождения и др.
5. Реквизит "Вид документа" - указывается вид документа, например, конституция, указ, грамота, договор, письмо и т.д.
6. Реквизит "Автор документа" - указывается автор (создатель) текста и документа - фамилия, имя, отчество, псевдоним, прозвище, в возможно более полном виде, позволяющем максимально идентифицировать личность и исключить совпадения.
Данный реквизит заполняется и в том случае, если авторство документа уже включено в название документа или является принятым в науке. Например: "Жалованная грамота Ивана III".
7. Реквизит "Дата (время создания документа)" - заполняется, если документ датирован его создателем, дата указывается арабскими цифрами следующим образом: 00.00.0000.
8. Реквизит "Век" - заполняется для всех документов, указывается арабскими цифрами.
9. Реквизит "Ориентировочная дата (время создания документа)" - указывается дата, установленная косвенным путем, фиксируется в произвольной форме, например: не ранее 12.12.1923 - не позднее 12.12.1923, или 80-е годы 19 века, или 1-я половина 15 века, или 11 век.
10. Реквизит "Язык документа" - указывается в соответствии с общепринятыми наименованиями языков, например:
- древнерусский;
- старославянский;
- церковно-славянский;
- русский;
- латинский;
- греческий;
- арабский;
- старофранцузский;
- и т.д.
11. Реквизит "Аннотация" - излагается краткая характеристика документа, указывается место создания, от кого исходит документ, кому адресован, другие данные, приводятся сведения о подлинности документа (подлинник, список, копия, с указанием времени их составления), приводятся имена лиц, названия учреждений, географические названия и пр., упоминающиеся в документе и имеющие существенное значение. В аннотации может отмечаться степень подробности сведений ("краткие сведения", "подробные сведения").
12. Реквизит "Историческая справка" - включаются данные о происхождении или источнике приобретения документа, истории его бытования.
13. Реквизит "Наличие драгоценных металлов и камней" - указываются сведения на основании соответствующих граф инвентарной книги учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним драгоценные камни и металлы.
14. Реквизит "Палеографические особенности" - указывается способ написания документа (устав, полуустав и т.д.).
15. Реквизит "Печати" - указывается наличие печатей, их вид, материал, сохранность и принадлежность, описываются изображения и надписи.
16. Реквизит "Художественные особенности оформления" - отмечается наличие заставок, концовок, миниатюр и других элементов, как имеющих существенное значение для идентификации документа с точки зрения его уникальности, оговаривается их авторство, указываются художественные особенности переплета.
17. Реквизит "Опубликованность документа" - указывается первая и последующие (одна - две) основные научные публикации документа, в том числе зарубежные, со всеми выходными данными (издательство, год, если необходимо - страна).
18. Реквизит "Экспонирование" - указываются даты и места экспонирования документа.
19. Реквизит "Собственность" - указывается через меню со значениями:
- федеральная;
- государственная субъекта федерации;
- муниципальная;
- частная физического лица;
- частная юридического лица.
20. Реквизит "Владелец документа" - указывается через меню со значениями:
- федеральный архив;
- федеральный музей;
- федеральная библиотека;
- Архив РАН;
- государственный архив субъекта РФ;
- государственный музей субъекта РФ;
- государственная библиотека субъекта РФ;
- организация системы РАН;
- муниципальный архив;
- муниципальный музей;
- муниципальная библиотека;
- государственная организация;
- негосударственная организация;
- физическое лицо.
Заполнение второго раздела "Место хранения документа"
21. Реквизит "Место хранения документа" - указывается официально принятое наименование архивного учреждения или другой организации или Ф.И.О. (полностью) лица, осуществляющего хранение документа.
22. Реквизит "Адрес места хранения документа" - указывается полный почтовый адрес владельца (собственника) документа.
23. Реквизит "Архивный шифр" - указываются номера фонда (коллекции), описи, единицы хранения, листа(ов) или кадра(ов) для документов, составляющих часть единицы хранения.
Заполнение третьего раздела "Физические
характеристики документа"
24. Реквизит "Материальный носитель информации" - указывается через меню со значениями:
- бумага;
- калька;
- пергамент;
- ткань;
- кора (береста);
-
-
-
-
25. Реквизит "Размеры документа" - указывается формат, размеры (в см) документа (при необходимости - каждого (нескольких) листов документа).
26. Реквизит "Объем документа" - указывается количество листов, кадров, фотографий, если документ сформирован в дело, альбом и т.д.
27. Реквизит "Физическое состояние документа" - указывается через меню со следующими значениями:
- хорошее;
- удовлетворительное;
- неудовлетворительное.
28. Реквизит "Потребность в реставрации" - указываются повреждения документа, в том числе степень угасания текста, другие особенности.
29. Реквизит "Реставрация документа" - отмечается, подвергался ли документ реставрации, с указанием даты ее проведения, организации, Ф.И.О. реставраторов.
Заполнение четвертого раздела "Страховая
оценка документов"
30. Реквизит "Страховая оценка документов" - указывается размер страховой суммы в соответствии с "Методикой определения материальной ценности документов" (Приложение 2), дата страховой оценки или в хронологической последовательности размер страховых сумм (в фунтах стерлингов или долларах), установленных страховыми компаниями (согласованных со страховыми компаниями) в процессе подготовки документа к экспонированию за рубежом.
Заполнение пятого раздела "Служебная информация"
31. Реквизит "Кем представлен документ" - указывается орган, организация или физическое лицо, представившее предложения для включения в ГР.
32. Реквизит "Протокол ЭПК" - указывается название совещательного органа (экспертной комиссии органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации, экспертно-проверочной (методической) комиссии архива, фондовозакупочной комиссии музея и т.д.), номер и дата протокола его заседания, утвердившего предложения о включении уникального документа в ГР.
33. Реквизит "Протокол ЦЭПК" - указывается номер и дата протокола Центральной экспертно-проверочной комиссии Федеральной архивной службы России (Росархива), принявшей решение о включении уникального документа в ГР.
Заполнение шестого раздела "Изменения"
34. Указывается наименование и номер реквизита, в который вносятся изменения (сведения о реставрации, публикации, экспонировании и др.; изменение места хранения, собственника и т.д.), номер и дата акта, на основании которого вносятся изменения.
Приложение 4
к Регламенту Государственного
реестра уникальных документов
Архивного фонда Российской
Федерации
Формат A4
ЛИСТ УЧЕТА И ОПИСАНИЯ УНИКАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА
1. Учетные и описательные характеристики
Регистрационный номер ________________________________________
Дата включения документа в Государственный реестр ____________
Название (заголовок) документа _______________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Самоназвание документа _______________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Вид документа ________________________________________________
Автор документа ______________________________________________
Дата (время создания) документа ______________________________
Век __________________________________________________________
Ориентировочная дата _________________________________________
Язык документа _______________________________________________
Аннотация ____________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Историческая справка _________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Наличие драгоценных металлов и камней ________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Палеографические особенности _________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Печати _______________________________________________________
__________________________________________________________________
Художественные особенности оформления документа ______________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Опубликованность документа ___________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Экспонирование _______________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Собственность ________________________________________________
Владелец документа ___________________________________________
2. Место хранения документа
Место хранения документа _____________________________________
Адрес места хранения документа _______________________________
Архивный шифр: фонд N ______, оп. N ______, ед. хр. N _______,
лл. (кк.)______
3. Физические характеристики документа
Материальный носитель информации _____________________________
Размеры документа ____________________________________________
Объем документа ______________________________________________
Физическое состояние документа _______________________________
Потребность в реставрации ____________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Реставрация документа: год _________ организация _____________
__________________________________________________________________
Ф.И.О. (полностью) реставратора ______________________________
4. Страховая оценка документа
1-я дата оценки: год ___________ месяц ________ число ________
Название страховой компании: _________________________________
сумма (в руб.): __________________________________________________
2-я дата оценки: год ___________ месяц ________ число ____________
Название страховой компании: _________________________________
сумма (в руб.): __________________________________________________
5. Служебная информация
Кем представлен документ: ____________________________________
Протокол ЭПК от ________________ года N ______________________
Протокол ЦЭПК Росархива от ___________ года N ________________
6. "Изменения"
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
