Приказ Росархива от 28.11.2025 N 156 "Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов"

1. Утвердить прилагаемые рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов.

2. Управлению нормативно-правового регулирования, архивного дела и делопроизводства (Ефименко А.Р.) обеспечить доведение указанных рекомендаций до федеральных органов исполнительной власти путем размещения соответствующей информации на официальном сайте Федерального архивного агентства в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" и направления информационного письма.

3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Росархива С.В. Костоглода.

1. Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов (далее - Рекомендации) подготовлены в соответствии с абзацем двенадцатым подпункта 4 пункта 9 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства", во исполнение Указа Президента Российской Федерации от 7 мая 2024 г. N 309 "О национальных целях развития Российской Федерации на период до 2030 года и на перспективу до 2036 года" и распоряжения Правительства Российской Федерации от 16 марта 2024 г. N 637-р "Об утверждении стратегического направления в области цифровой трансформации государственного управления".

Рекомендации разработаны в целях реализации пункта 7 постановления Правительства Российской Федерации от 2 марта 2022 г. N 279 "О государственной информационной системе "Платформа "Центр хранения электронных документов" (далее - ГИС "Платформа "ЦХЭД").

2. Рекомендации определяют единые подходы в работе по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов, с учетом современного этапа перехода на безбумажный документооборот.

3. При разработке Рекомендаций учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, архивного дела и делопроизводства:

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации";

Указ Президента Российской Федерации от 9 мая 2017 г. N 203 "О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы";

приказ Росархива от 22 мая 2019 г. N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления" (зарегистрирован Минюстом России 27 декабря 2019 г., регистрационный N 57023);

приказ Росархива от 31 июля 2023 г. N 77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях" (зарегистрирован Минюстом России 6 сентября 2023 г., регистрационный N 75119);

приказ Росархива от 2 марта 2020 г. N 24 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях" (зарегистрирован Минюстом России 20 мая 2020 г., регистрационный N 58396);

приказ Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" (зарегистрирован Минюстом России 6 февраля 2020 г., регистрационный N 57449);

приказ Росархива от 20 декабря 2019 г. N 237 "Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" (зарегистрирован Минюстом России 13 февраля 2020 г., регистрационный N 57488);

приказ Росархива от 28 декабря 2021 г. N 142 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (зарегистрирован Минюстом России 2 февраля 2022 г., регистрационный N 67095);

приказ Росархива от 12 декабря 2023 г. N 154 "Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (зарегистрирован Минюстом России 2 апреля 2024 г., регистрационный N 77741).

4. Работа по подготовке перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов (далее - Перечень ЭД), осуществляется в рамках ведомственных планов по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации деятельности, составление которых осуществляется в соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. N 176-р "Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности".

Разработка Перечней ЭД в федеральных органах исполнительной власти осуществляется службами делопроизводства и архивами федеральных органов исполнительной власти при участии специалистов структурных подразделений.

5. При подготовке Перечней ЭД используются:

перечни документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения (далее - Перечень ФОИВ), разработанные в соответствии с частью 1 статьи 23 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", а также во исполнение поручения Правительства Российской Федерации от 26 марта 2020 г. N ДЧ-П44-2409;

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236 (зарегистрирован Минюстом России 6 февраля 2020 г., регистрационный N 57449) (далее - Перечень типовых документов);

Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденная приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. N 237 (зарегистрирован Минюстом России 13 февраля 2020 г., регистрационный N 57488) (далее - Инструкция);

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Росархива от 28 декабря 2021 г. N 142 (зарегистрирован Минюстом России 2 февраля 2022 г., регистрационный N 67095);

Инструкция по применению Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденная приказом Росархива от 12 декабря 2023 г. N 154 (зарегистрирован Минюстом России 2 апреля 2024 г., регистрационный N 77741);

номенклатуры дел федеральных органов исполнительной власти.

6. Сроки хранения документов, установленные перечнями и указанные в номенклатурах дел, не зависят от вида носителя информации (пункт 4.2 Инструкции).

7. В Перечни ЭД рекомендуется включать:

7.1. документы, которым установлен временный срок хранения: проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутреннюю переписку; документы по регистрации, учету и контролю и др.;

7.2. документы, ведение которых в электронной форме предусмотрено федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, вне зависимости от сроков хранения;

7.3. документы постоянного срока хранения, имеющие краткосрочное и/или оперативное (действие которых не превышает 5 лет) значение.

8. В Перечни ЭД не рекомендуется включать:

8.1. документы постоянного срока хранения, за исключением указанных в пункте 7.3 настоящих Рекомендаций;

8.2. документы, указанные в приложении к настоящим Рекомендациям, хранение которых должно осуществлять исключительно на бумажном носителе;

8.3. документы, срок хранения которых не установлен.

9. Электронные образы документов, созданных на бумажных носителях, в Перечни ЭД не включаются.

10. Оформление Перечней ЭД федеральных органов исполнительной власти соответствует оформлению Перечня типовых документов.

11. Перечень ЭД имеет четыре графы: графа 1 - номер по порядку; графа 2 - вид документа; графа 3 - срок хранения документов и номер статьи по перечню ФОИВ (или иному документу, устанавливающему срок хранения); графа 4 - примечания (указываются соответствующие перечни документов, при их отсутствии - нормативные акты, где приведены сроки хранения данных документов, а также, в случае включения документов постоянного срока хранения, вносится запись "На постоянное хранение передается посредством ГИС "Платформа "ЦХЭД").

12. Перечень ЭД состоит из разделов и подразделов, аналогичных структуре Перечня ФОИВ.

13. Перечень ЭД федерального органа исполнительной власти утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с Росархивом в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

После утверждения Перечней ЭД в номенклатурах дел федеральных органов исполнительной власти в графе "примечания" к соответствующим делам, документам, создание, хранение, использование которых осуществляется в электронной форме, делается отметка "ЭД".

14. Перечни ЭД ведутся на бумажном носителе и в электронной форме.

15. В целях обеспечения практической готовности федеральных органов исполнительной власти к передаче подлинников электронных архивных документов в ГИС "Платформа "ЦХЭД", рекомендуется осуществить разработку (переработку) Перечней ЭД в части включения в них документов постоянного срока хранения, указанных в пункте 7.3 настоящих Рекомендаций (в случае подключения к ГИС "Платформа "ЦХЭД").

Перечень видов управленческих документов, которые формируются на бумажном носителе (приложение к настоящим Рекомендациям), действует до принятия законодательных, нормативных правовых актов, регламентирующих порядок работы с электронными архивными документами.

16. Настоящие Рекомендации носят рекомендательный характер и не являются нормативным правовым актом, учитывая их временный характер, могут быть дополнены по мере накопления опыта по подключению к ГИС "Платформа "ЦХЭД".