МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
ПО ВЕТЕРИНАРНОМУ И ФИТОСАНИТАРНОМУ НАДЗОРУ
ПРИКАЗ
от 10 июня 2016 г. N 388
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ
ПО ВЕТЕРИНАРНОМУ И ФИТОСАНИТАРНОМУ НАДЗОРУ
В соответствии с пунктом 3 Постановления Правительства Российской Федерации
от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641) приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору (далее - Инструкция), согласованную Федеральным архивным агентством.
2. Заместителям руководителя и начальникам управлений Россельхознадзора обеспечить соблюдение требований Инструкции государственными гражданскими служащими Россельхознадзора.
3. Рекомендовать руководителям территориальных органов Россельхознадзора при утверждении инструкций по делопроизводству руководствоваться настоящей Инструкцией.
4. Признать утратившим силу приказ Россельхознадзора от 9 июня 2007 г. N 143 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Россельхознадзора".
5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Руководитель
С.А.ДАНКВЕРТ
Утверждена
приказом Россельхознадзора
от 10 июня 2016 г. N 388
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ
СЛУЖБЫ ПО ВЕТЕРИНАРНОМУ И ФИТОСАНИТАРНОМУ НАДЗОРУ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору (далее - Инструкция по делопроизводству) разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации
от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641) и с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства (далее - Росархив) от 23 декабря 2009 г. N 76, в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в процессе деятельности Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору (далее - Россельхознадзор или Служба) документов, совершенствования делопроизводства Россельхознадзора и повышения его эффективности.
1.2. Основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, а также Положение о Федеральной службе по ветеринарному и фитосанитарному надзору, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации
от 30 июня 2004 г. N 327 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 N 48, ст. 5035; N 52 (3 ч.), ст. 5587; 2007, N 46, ст. 5576; 2008, N 5, ст. 400; N 46, ст. 5337; 2009, N 6, ст. 738; 2010, N 5, ст. 538; N 26, ст. 3350; 2011, N 14, ст. 1935; N 18, ст. 2649; N 22, ст. 3179; N 43, ст. 6079; 2013, N 24, ст. 2999; N 45, ст. 5822; 2015, N 2, ст. 491; N 38, ст. 5297; 2016, N 2 (ч. I), ст. 325; N 8, ст. 1120) и Регламент Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору, утвержденный приказом Россельхознадзора от 10 октября 2008 г. N 357 (зарегистрирован Минюстом России 10 ноября 2008 г., регистрационный N 12603).
1.3. Правовой основой Инструкции по делопроизводству являются:
Федеральный конституционный закон
от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч. I), ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2011, N 1, ст. 1; 2013, N 30 (ч. I), ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088);
Федеральный закон
от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291; N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317; N 22, ст. 3097);
Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410; N 31, ст. 4196; 2012, N 31, ст. 4470; 2013, N 19, ст. 2307; N 27, ст. 3474; 2014, N 48, ст. 6638; 2015, N 45, ст. 6206) с изменениями, внесенными Постановлением Конституционного Суда РФ
от 18 июля 2012 г. N 19-П;
Федеральный закон
от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038; N 30 (ч. I), ст. 4600; 2012, N 31, ст. 4328; 2013, N 14, ст. 1658; N 23, ст. 2870; N 27, ст. 3479; N 52 (ч. I), ст. 6961, ст. 6963; 2014, N 19, ст. 2302; N 30 (ч. I), ст. 4243; N 48, ст. 6645; 2015, N 1 (ч. I), ст. 84; N 27, ст. 3979; N 29 (ч. I), ст. 4389, ст. 4390);
Федеральный закон
от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3451; 2009, N 48, ст. 5716; N 52 (ч. I), ст. 6439; 2010, N 27, ст. 3407; N 31, ст. 4173, ст. 4196; N 49, ст. 6409; 2011, N 23, ст. 3263; N 31, ст. 4701; 2013, N 14, ст. 1651; N 30 (ч. I), ст. 4038; N 51, ст. 6683; 2014, N 23, ст. 2927; N 30 (ч. I), ст. 4217, ст. 4243);
Федеральный закон
от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 7, ст. 776; 2011, N 29, ст. 4291; 2013, N 23, ст. 2870; N 51, ст. 6686; N 52 (ч. I), ст. 6961; 2014, N 45, ст. 6141; N 49 (ч. VI), ст. 6928; 2015, N 48 (ч. I), ст. 6723; 2016, N 11, ст. 1493);
Федеральный закон
от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, N 14, ст. 1668; N 27, ст. 3463, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1098; N 26 (ч. I), ст. 3390; 2015, N 1 (ч. I), ст. 65);
Указ Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. N 638 "О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 19, ст. 2257);
Указ Президента Российской Федерации от 23 мая 1996 г. N 763 "О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 22, ст. 2663; 1997, N 20, ст. 2242; 1998, N 33, ст. 3967; 2005, N 28, ст. 2865; 2011, N 47, ст. 6621; 2013 N 6, ст. 493; 2014, N 42, ст. 5723);
Указ Президента Российской Федерации
от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925; 2015, N 29 (ч. II), ст. 4473);
постановление Правительства Российской Федерации
от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001, N 24, ст. 2461; 2006, N 52, ст. 5587);
постановление Правительства Российской Федерации
от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895; N 50, ст. 5689; 1998, N 47, ст. 5771; 1999, N 8, ст. 1026; 2006, N 29, ст. 3251; 2009, N 2, ст. 240; N 12, ст. 1443; 2010, N 9, ст. 964; N 21, ст. 2602; 2011, N 9, ст. 1251; N 29, ст. 4472; 2012, N 1, ст. 148; N 19, ст. 2419; N 27, ст. 3739; N 38, ст. 5102; N 49, ст. 6880; N 52, ст. 7491; N 52, ст. 7507; 2013, N 13, ст. 1575; N 38, ст. 4831; N 48, ст. 6259; 2014, N 8, ст. 816; N 51, ст. 7434; 2015, N 6, ст. 965; 2016, N 13, ст. 1840; N 20, ст. 2832);
постановление Правительства Российской Федерации
от 1 июня 2004 г. N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 23, ст. 2313; 2006, N 23, ст. 2514; N 29, ст. 3251; 2007, N 32, ст. 4150; 2008, N 14, ст. 1413; N 21, ст. 2459; N 49, ст. 5833; 2009, N 11, ст. 1302; N 12, ст. 1443; N 19, ст. 2346; N 36, ст. 4358; N 49, ст. 5970, ст. 5971; N 52, ст. 6609; 2010, N 9, ст. 964; N 21, ст. 2602; 2011, N 9, ст. 1251; N 28, ст. 4219; N 41, ст. 5743; N 47, ст. 6663; 2012, N 19, ст. 2419; N 34, ст. 4736; N 38, ст. 5102; N 39, ст. 5286; N 41, ст. 5635; N 42, ст. 5716; N 52, ст. 7491; 2013, N 17, ст. 2180; N 24, ст. 3013; N 35, ст. 4521; N 38, ст. 4831; N 49, ст. 6440; 2014, N 8, ст. 816; N 18, ст. 2176; N 28, ст. 4067; N 32, ст. 4505; N 50, ст. 7124; 2015, N 6, ст. 965; N 12, ст. 1758; N 31, ст. 4692; N 50, ст. 7183; 2016, N 2, ст. 350; N 7, ст. 983; N 22, ст. 3225) с изменениями, внесенными Постановлением Конституционного Суда РФ
от 29 ноября 2006 г. N 9-П, решением Верховного Суда РФ
от 15 февраля 2007 г. N ГКПИ06-1355;
постановление Правительства Российской Федерации
от 19 января 2005 г. N 30 "О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; N 47, ст. 4933; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; N 14, ст. 1413; 2009, N 12, ст. 1429; N 25, ст. 3060; N 41, ст. 4790; N 49, ст. 5970; 2010, N 22, ст. 2776; N 40, ст. 5072; 2011, N 34, ст. 4986; N 35, ст. 5092; 2012, N 37, ст. 4996; N 38, ст. 5102; 2015, N 2, ст. 461; N 15, ст. 2281);
постановление Правительства Российской Федерации
от 28 июля 2005 г. N 452 "О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; N 14, ст. 1413; N 46, ст. 5337; 2009, N 12, ст. 1443; N 19, ст. 2346; N 25, ст. 3060; N 47, ст. 5675; N 49 (ч. II), ст. 5970; 2010, N 9, ст. 964; N 22, ст. 2776; N 40, ст. 5072; 2011, N 15, ст. 2131; N 34, ст. 4986; N 35, ст. 5092; 2012, N 37, ст. 4996; N 38, ст. 5102; N 53, ст. 7958; 2013, N 13, ст. 1575; 2015, N 6, ст. 965; N 12, ст. 1758; N 15, ст. 2281; N 30, ст. 4604; N 36, ст. 5037);
постановление Правительства Российской Федерации
от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 39, ст. 4614; 2011, N 32, ст. 4840; 2012, N 38, ст. 5102; 2013, N 15, ст. 1791);
постановление Правительства Российской Федерации
от 20 февраля 2010 г. N 72 "О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 9, ст. 964);
постановление Правительства Российской Федерации
от 26 февраля 2010 г. N 96 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 10, ст. 1084; 2012, N 52, ст. 7507; 2013, N 13, ст. 1575; N 48, ст. 6278; 2015, N 6, ст. 965; N 30, ст. 4604).
1.4. Инструкция по делопроизводству распространяется на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий, и является обязательной для всех федеральных государственных гражданских служащих (далее - гражданские служащие) центрального аппарата Россельхознадзора. Система электронного документооборота, вводимая и применяемая в Россельхознадзоре, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству.
1.5. Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.6. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными правовыми актами (инструкциями, положениями, правилами), разрабатываемыми на основе законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в сфере защиты информации и утверждаемыми руководителем Россельхознадзора.
Нормативный правовой акт, касающийся особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, разрабатывается на основе Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации
от 3 ноября 1994 г. N 1233.
1.7. Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, финансовой, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.8. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в центральном аппарате Россельхознадзора осуществляет управление Службы, на которое возложены функции по организации делопроизводства в центральном аппарате Россельхознадзора (далее - управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре или Службе).
Функции, задачи, права и ответственность управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре, регламентируются положением о нем, а права и обязанности государственных служащих данного управления определяются их должностными регламентами.
1.9. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного Инструкцией по делопроизводству порядка работы с документами и сохранность документов в управлениях центрального аппарата Россельхознадзора (далее - управления Россельхознадзора или Службы) возлагается на начальников управлений центрального аппарата Россельхознадзора.
Начальники управлений Россельхознадзора:
обеспечивают качественную и своевременную подготовку документов, достоверность информации, содержащейся в них, а также правильное их оформление;
принимают меры к сокращению внутренней переписки и случаев требования предоставления избыточной информации (отчетов) от территориальных управлений Россельхознадзора и подведомственных ему организаций;
обеспечивают ознакомление вновь принятых на работу гражданских служащих со структурой Россельхознадзора, положением об управлении Россельхознадзора, должностным регламентом и настоящей Инструкцией, а также с установленным порядком работы с целью повышения трудовой дисциплины, оперативности и эффективности труда;
назначают в управлении ответственных за делопроизводство.
Гражданские служащие Россельхознадзора несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству, а также персональную ответственность за сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них конфиденциальной информации.
Передача служебных документов, их копий или проектов сторонним организациям или частным лицам допускается только с письменного указания руководства Россельхознадзора и на основании письменных запросов.
Использование сведений, содержащихся в документах, для опубликования в печати, распространения в передачах радио и телевидения, электронных средствах массовой информации допускается с письменного разрешения руководства Россельхознадзора.
При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе гражданские служащие по указанию соответствующего руководителя обязаны передать все находящиеся у них документы другим гражданским служащим через лиц, ответственных за делопроизводство в управлениях Россельхознадзора. При увольнении гражданского служащего или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.
1.10. Гражданские служащие, назначенные ответственными за делопроизводство в управлениях Россельхознадзора, должны в 3-дневный срок с момента назначения пройти инструктаж по работе с документами в управлении, ответственном за делопроизводство в Россельхознадзоре.
На гражданских служащих, ответственных за делопроизводство в управлениях Россельхознадзора, возлагаются следующие функции:
прием и регистрация поступающих в управление документов;
оформление резолюций и поручений (после доклада начальнику управления) и доведение документов до сотрудников управления и исполнителей;
регистрация исходящих из управления документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;
контроль за прохождением и исполнением документов в управлении;
выполнение справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
подготовка для руководства управления сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;
ввод в систему электронного документооборота информации о ходе и результатах исполнения документов;
постановка (снятие) поручения начальника управления на контроль (с контроля);
проверка наличия документов, находящихся на исполнении у гражданских служащих управления;
контроль за своевременным направлением исполненных документов в дела, предусмотренные выпиской из утвержденной Номенклатуры дел Россельхознадзора;
контроль за правильным формированием дел;
контроль за возвратом правительственной корреспонденции в управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре;
участие в разработке номенклатуры дел управления;
подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;
проведение инструктажа вновь принятых в управление Россельхознадзора гражданских служащих по вопросам основ делопроизводства.
Права и обязанности гражданских служащих, ответственных за делопроизводство в управлениях Россельхознадзора, определяются их должностными регламентами.
1.11. Управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре, периодически организует проверку состояния делопроизводства в управлениях Службы и о ее результатах докладывает руководству Россельхознадзора.
II. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
Для целей настоящей Инструкции используются следующие термины и определения:
"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;
"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;
"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;
"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
"заверенная копия документа" - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;
"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
"номенклатура дел" - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;
"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности Россельхознадзора;
"электронный документ" - документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
"электронная копия документа" - копия документа, созданная в электронной форме;
"электронная подпись" - информация в электронной форме, которая подсоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
"система электронного документооборота" - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;
"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы;
"оформление документа" - проставление на документе необходимых реквизитов;
"реквизит документа" - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
"бланк документа" - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа;
"автор документа" - организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;
"вид документа" - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;
"обращение гражданина" - направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
"формирование дела" - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;
"экспертиза ценности документов" - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
"оформление дела" - подготовка дела к передаче на архивное хранение.
III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В РОССЕЛЬХОЗНАДЗОРЕ
3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы, создаваемые в Россельхознадзоре, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
3.1.2. Бланки документов Россельхознадзора разработаны на основе углового и продольного вариантов расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.
3.1.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.
3.1.4. В Россельхознадзоре используются следующие виды бланков:
бланк приказа Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору;
бланк протокола заседания коллегии Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору;
общий бланк Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору;
бланк протокола совещания у руководителя Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору;
бланк протокола совещания у заместителя руководителя Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору;
бланк письма Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору;
бланк письма управления Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору;
бланк указания по исполнению документа (резолюции) руководства Россельхознадзора;
бланк указания по исполнению документа (резолюции) руководства управления Россельхознадзора.
Бланки перечисленных документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм) и А6 (105 x 148,5 мм).
3.1.5. Состав реквизитов бланка приказа Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному:
Государственный герб Российской Федерации;
официальное полное или сокращенное наименование федерального министерства, которому подведомственна Служба;
официальное полное и сокращенное (в скобках) наименование Службы;
наименование вида документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
место составления (издания) документа.
Состав реквизитов бланка протокола заседания коллегии Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному:
официальное полное или сокращенное наименование федерального министерства, которому подведомственна Служба;
официальное полное и сокращенное (в скобках) наименование Службы;
наименование вида документа;
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера.
Состав реквизитов общего бланка Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору:
Государственный герб Российской Федерации;
полное или сокращенное наименование федерального министерства, которому подведомственна Служба;
полное наименование Службы;
сокращенное наименование Службы;
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
место составления (издания) документа.
Состав реквизитов бланков протоколов совещаний у руководителя и заместителя руководителя Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору:
наименование вида документа;
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера.
Состав реквизитов бланка письма Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору:
Государственный герб Российской Федерации;
официальное полное или сокращенное наименование федерального министерства, которому подведомственна Служба;
официальное полное и сокращенное (в скобках) наименование Службы;
справочные данные о Службе (почтовый адрес Россельхознадзора, адрес, на который необходимо отправлять телеграммы для Россельхознадзора, номер факса, номер телефона, адрес электронной почты и официальный сайт Россельхознадзора);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа.
Состав реквизитов бланка письма управления Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору:
Государственный герб Российской Федерации;
официальное полное или сокращенное наименование федерального министерства, которому подведомственна Служба;
официальное полное и сокращенное (в скобках) наименование Службы; наименование управления Службы;
справочные данные о Службе и об управлении Службы (почтовый адрес Россельхознадзора, адрес, на который необходимо отправлять телеграммы для управления Россельхознадзора, номер факса управления, номер телефона управления, адрес электронной почты Россельхознадзора или управления и официальный сайт Россельхознадзора);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа.
Состав реквизитов бланка указания по исполнению документа (резолюции) руководства Россельхознадзора и бланка указания по исполнению документа (резолюции) руководства управления Россельхознадзора:
наименование должности лица, подписывающего резолюцию;
инициалы и фамилия должностного лица, подписывающего указания по исполнению документа (резолюцию);
дата указания по исполнению документа (резолюции) (проставляется в левом нижнем углу бланка);
регистрационный номер и дата регистрации документа, к которому относятся указания по исполнению документа (резолюция) (проставляются в правом нижнем углу бланка).
Документы, оформленные на бланках письма Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору, подписываются руководителем Россельхознадзора или его заместителями. Документы, оформленные на бланках письма управления Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору, подписываются руководством управлений в пределах их компетенции.
Образцы бланков документов Россельхознадзора приведены в приложениях N 1 - 8 к настоящей Инструкции.
3.1.6. Бланки документов Россельхознадзора с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются в одноцветном варианте по заказу Россельхознадзора полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанной продукции на должном качественном уровне и подлежат учету. На бланках документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.
3.1.7. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.
3.1.8. Документы, издаваемые от имени двух и более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
3.1.9. При переписке между управлениями Россельхознадзора бланки не используются.
3.1.10. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя Россельхознадзора и утверждается приказом Россельхознадзора. Соответствующие предложения вместе с образцами предлагаемых бланков вносятся управлением, ответственным за делопроизводство в Россельхознадзоре.
3.2. Оформление реквизитов документов
3.2.1. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Россельхознадзора, являются:
1) Государственный герб Российской Федерации;
2) официальное наименование федерального министерства, которому подведомственна Служба;
3) официальное наименование Службы;
4) наименование управления Службы;
5) справочные данные о Службе;
6) справочные данные о Службе и об управлении Службы;
7) наименование вида документа;
8) место составления (издания) документа;
9) дата документа;
10) регистрационный номер документа;
11) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
12) гриф ограничения доступа к документу;
13) адресат;
14) заголовок к тексту;
15) текст документа;
16) отметка о приложении;
17) гриф согласования документа;
18) виза;
19) наименование должности;
20) подпись;
21) отметка об электронной подписи;
22) гриф утверждения документа;
23) печать;
24) отметка о заверении копии;
25) отметка об исполнителе;
26) указания по исполнению документа (резолюция);
27) отметка о контроле;
28) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29) отметка о поступлении документа.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в Россельхознадзор, отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.
Реквизиты нормативных правовых актов и писем Россельхознадзора оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
3.2.2. Государственный герб Российской Федерации.
Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом
от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".
На бланках документов Россельхознадзора Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитами "Полное или сокращение наименование федерального министерства, которому подведомственна Служба", "Полное наименование Службы" и "Сокращенное наименование Службы".
3.2.3. Официальное наименование федерального министерства, которому подведомственна Служба.
Официальное наименование (полное или сокращенное) федерального министерства, которому подведомственна Служба, указывается после реквизита "Государственный герб Российской Федерации".
Например:
МИНИСТЕРСТВО
СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
или:
МИНСЕЛЬХОЗ РОССИИ
3.2.4. Официальное наименование Службы.
Официальное наименование Службы (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, указанному в Положении о Федеральной службе по ветеринарному и фитосанитарному надзору, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации
от 30 июня 2004 г. N 327. Сокращенное наименование Службы помещают в скобках под полным наименованием.
3.2.5. Наименование управления Службы.
Наименование управления Службы указывается на бланке письма управления и должно соответствовать структуре и штатному расписанию центрального аппарата Россельхознадзора.
3.2.6. Справочные данные о Службе.
Справочные данные о Службе указываются в бланках писем Россельхознадзора и включают в себя: почтовый адрес Россельхознадзора, адрес, на который необходимо отправлять телеграммы для Россельхознадзора, номер факса, номер телефона, адрес электронной почты и официальный сайт Службы.
Почтовый адрес указывается в порядке, предусмотренном действующими Правилами оказания услуг почтовый связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации
от 31 июля 2014 г. N 234 (зарегистрирован Минюстом России 26.12.2014 регистрационный N 35442) (далее - Правила оказания услуг почтовый связи): название улицы, номер дома, номер квартиры, город, индекс.
3.2.7. Справочные данные о Службе и об управлении Службы.
Справочные данные о Службе и об управлении Службы указываются в бланках писем управлений Россельхознадзора и включают в себя: почтовый адрес Россельхознадзора, адрес, на который необходимо отправлять телеграммы для управления Россельхознадзора, номер факса управления, номера телефона управления, адрес электронной почты Россельхознадзора или управления и официальный сайт Россельхознадзора.
3.2.8. Наименование вида документа.
Наименование вида документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ), издаваемого в Россельхознадзоре, включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа не на бланке.
В бланке письма наименование вида документа не указывается.
3.2.9. Место составления (издания) документа.
Место составления или издания документа (Москва) указывается в бланках документов Россельхознадзора, за исключением бланков писем.
3.2.10. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (приказы, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкции, положения, правила, регламенты, планы, отчеты и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется либо должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, либо гражданскими служащими управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре, или гражданскими служащими, ответственными за делопроизводство в управлениях Службы, при регистрации документа, либо непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более управлениями, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют словесно-цифровым способом, например: 18 февраля 2016 г. (приказы, протоколы), либо цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год. При этом день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 18.02.2016.
Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением данного реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должностного лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.
3.2.11. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа - цифровое, цифровое и буквенное (приказы по личному составу и административно-хозяйственным вопросам) или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документа производится после его подписания или утверждения в зависимости от того к какому виду он относится.
В состав регистрационного номера документа обязательно входит порядковый номер, который присваивается в пределах календарного года.
Регистрационный номер документа, изданного совместно несколькими юридическими лицами, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа, и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
3.2.12. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
3.2.13. Гриф ограничения доступа к документу.
Гриф ограничения доступа к документу проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации <1>. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации
от 3 ноября 1994 г. N 1233, гриф ограничения доступа к документу, содержащему информацию, относимую к служебной тайне, обозначается пометкой "Для служебного пользования".
--------------------------------
<1> Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации
от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925; 2015, N 29, ст. 4473).
Гриф ограничения доступа к документу проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.
3.2.14. Адресат.
Документы адресуют в органы государственной власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям и гражданам.
Реквизит "Адресат" оформляется в верхнем правом углу первого листа документа на уровне реквизита "Официальное наименование федерального министерства, которому подведомственна Служба". При этом он может оформляться центровано либо выравниваться по левому краю относительно его первой строки.
При адресовании документа в орган государственной власти, организацию, структурному подразделению органа государственной власти или организации (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Правительство
Российской Федерации
или:
Министерство сельского хозяйства
Российской Федерации
Департамент международного
сотрудничества
При адресовании документа руководителю органа власти или организации наименование органа власти или организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности и фамилия указываются в дательном падеже, например:
Руководителю Федеральной
таможенной службы
И.О. Фамилия
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.
Если документ направляют в несколько однородных организаций, то их указывают обобщенно.
Например:
Администрации субъектов
Российской Федерации
(по списку)
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование органа власти (организации) и структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.
Например:
Министерство сельского хозяйства
Российской Федерации
Департамент ветеринарии
Начальнику отдела
государственного регулирования в
области ветеринарии
И.О. Фамилия
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. В соответствии с ними определен следующий порядок написания почтового адреса:
наименование адресата (для юридического лица - полное или официально принятое сокращенное наименование, для граждан - фамилия, имя, отчество);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
ЗАО "БАРС Групп"
Петербургская ул., 52,
Казань, 420074
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.
Например:
Борисовой М.В.
Саянская ул., 12, кв. 32,
Москва, 111531
Документ не должен содержать более четырех адресатов.
При адресовании документа более чем в четыре адреса исполнителем составляется список рассылки. В списке рассылки указывается наименование вида документа, заголовок к тексту, регистрационный номер и дата документа, к которому относится список рассылки, далее перечисляются полные наименования организаций и их полные почтовые адреса. Список рассылки подписывается начальником или заместителем начальника управления Россельхознадзора, подготовившим документ.
При направлении документов в органы государственной власти Российской Федерации, государственные органы субъектов Российской Федерации, территориальным управлениям Россельхознадзора и подведомственным Россельхознадзору организациям почтовые адреса могут не указываться.
Почтовые адреса также могут не указываться и на документах, направляемых постоянным корреспондентам и однородным организациям. В этом случае целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами.
В целях повышения оперативности отправки при направлении документа по списку рассылки в однородные организации не всех субъектов Российской Федерации в списке рассылки следует перечислить только исключенные субъекты (не более 20 субъектов). Например: "...во все субъекты Российской Федерации, кроме: Пензенской обл., Смоленской обл.,...., Ханты-Мансийского АО".
3.2.15. Заголовок к тексту.
Заголовок к тексту (краткое содержание документа) составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок к тексту должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Также заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), "чего?" ("кого?").
Например:
а) заголовок к приказу:
Об изменении штатного расписания
б) заголовок к письму:
О государственной регистрации
кормовых добавок
Заголовок к тексту составляется лицом, готовящим проект документа.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка к тексту не ставится.
В проектах законодательных и иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.
3.2.16. Текст документа.
Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование вида документа, наименование организации-автора, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов и подзаголовки подразделов пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруют арабскими цифрами, разделенными точками, либо строчными буквами с закрывающей скобкой.
Текст пунктов и подпунктов, которые нумеруют арабскими цифрами, разделенными точками, пишется с прописной буквы и заканчивается точкой. Текст пунктов и подпунктов (кроме последних), которые нумеруют строчными буквами с закрывающей скобкой, заканчивается точкой с запятой. Текст последнего пункта (подпункта), пронумерованного строчной буквой, заканчивается точкой.
Тексты документов излагаются от:
1-го лица единственного числа ("приказываю... подготовить и представить на рассмотрение"; "прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...";
3-го лица единственного числа ("...Правительство Российской Федерации постановляет..."; "...коллегия Россельхознадзора постановила..."; "Россельхознадзор не считает возможным...");
1-го лица множественного числа ("просим представить данные о..."; "представляем на рассмотрение и утверждение..."; в протоколах: "слушали..."; "выступили..."; "решили..."; "постановили...").
В совместных документах текст также излагают от 1-го лица множественного числа, например: "приказываем...", "решили...".
В тексте документа, подготовленного на основании закона или иного нормативного правового акта, в том числе изданного каким-либо федеральным органом исполнительной власти, указывается наименование вида акта, наименование органа государственной власти, издавшего этот акт, дата его принятия или утверждения, его регистрационный номер и заголовок, заключенный в кавычки.
После заголовка закона, иного нормативного правового акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, послужившего основанием для издания нормативного правового акта Россельхознадзора, кроме того, в скобках указывается соответствующий официальный источник его опубликования.
Например:
"В соответствии с Федеральным законом
от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317)... ";
или:
"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации
от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895; 1997, N 50, ст. 5689; 1998, N 47, ст. 5771; 1999, N 8, ст. 1026; 2006, N 29, ст. 3251; 2009, N 2, ст. 240; 2009, N 12, ст. 1443; 2010, N 9, ст. 964; 2010, N 21, ст. 2602; 2011, N 9, ст. 1251; 2011, N 29, ст. 4472; 2011, N 32, ст. 4834; 2012, N 1, ст. 148; 2012, N 12, ст. 2419; 2012, N 27, ст. 3739; 2012, N 38, ст. 5102; 2012, N 49, ст. 6880; 2012, N 52, ст. 7491; 2012, N 52, ст. 7507; 2013, N 13, ст. 1575; 2013, N 38, ст. 4831; 2013, N 48, ст. 6259; 2014, N 8, ст. 816; 2014, N 8, ст. 816; N 51, ст. 7434; 2015, N 6, ст. 965; 2016, N 13, ст. 1840)... ".
Если нормативный правовой акт какого-либо федерального органа исполнительной власти зарегистрирован в Минюсте России, то в скобках после заголовка акта указываются данные о его регистрации.
Например:
"В соответствии с приказом Минздравсоцразвития России от 31 марта 2009 г. N 143н "Об утверждении Порядка формирования и работы комиссий, образуемых в федеральных государственных органах для рассмотрения вопросов предоставления федеральным государственным гражданским служащим единовременной субсидии на приобретение жилого помещения" (зарегистрирован Минюстом России 23.04.2009, регистрационный N 13815)...".
Если текст документа располагается на нескольких страницах, то страницы нумеруются арабскими цифрами, начиная со второй, посередине верхнего поля.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, наименования граф таблицы повторяются на каждой странице (допустимо пронумеровать графы таблицы на первой странице, а на следующих страницах печатать только номера соответствующих граф).
3.2.17. Отметка о приложении.
Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается только количество листов и количество экземпляров прилагаемого документа.
Например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров.
Например:
Приложение: 1. Заключение на проект... на 3 л. в 2 экз.
2. Справка о доработке... на 2 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляют не во все указанные в письме адреса, то в отметке о приложении указывают конкретный адрес, например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, то отметка о приложении оформляется следующим образом:
Приложение: Сведения о заключенных государственных контрактах ...,
для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.
Если в приложении указывается документ, имеющий собственное приложение, то в отметке о приложении сообщается информация о его наличии.
Например:
Приложение: копия письма Аппарата Правительства Российской Федерации
от 02.09.2013 N П 17-42340 и приложения к нему,
всего на 19 л. в 1 экз.
Если приложение к документу содержится на носителе информации, представленной в электронно-цифровой форме, то в отметке о приложении указываются наименование носителя информации (флеш-накопитель, карта памяти, компакт-диск и др.) и количество штук, например:
Приложение: компакт-диск - 1 шт.
На приложениях к приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (приложение N 1, приложение N 2 и т.д.). Если приложение одно, оно не нумеруется. В обоих случаях в отметке о приложении указывается наименование вида документа, к которому идет приложение, его дата и номер, например:
Приложение N 2
к приказу Россельхознадзора
от 25.03.2016 N 178
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), то проставляемая на его первом листе в верхнем правом углу отметка о приложении оформляется с грифом утверждения документа, например:
Приложение N 2
УТВЕРЖДЕНО
приказом Россельхознадзора
от 26.04.2016 N 262
3.2.18. Гриф согласования документа.
Гриф согласования документа оформляется в случае согласования проекта документа с другими органами государственной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра сельского
Российской Федерации
Подпись И.О. Фамилия
Дата
или:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Минфина России
от 31.12.2013 N 09-06-20/50
Гриф согласования документа оформляется под реквизитами "Наименование должности" и "Подпись", ближе к нижнему полю документа.
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования документа могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования документа, делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование документа осуществляется с:
вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;
федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
органами государственной власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (таможенный, экологический, налоговый и др.);
заинтересованными управлениями Россельхознадзора;
территориальными управлениями Россельхознадзора - по необходимости;
подведомственными Россельхознадзору организациями - по необходимости;
общественными организациями - по необходимости.
Согласование проекта документа, созданного в электронном виде, с заинтересованными управлениями Россельхознадзора и территориальными управлениями Россельхознадзора осуществляется с помощью системы электронного документооборота Россельхознадзора (далее - СЭД Россельхознадзора или Службы).
В целях сокращения сроков согласования проекта документа, созданного в электронном виде, целесообразно данную процедуру проводить в заинтересованных управлениях Россельхознадзора и его территориальных управлениях одновременно.
3.2.19. Виза.
Согласование проекта документа, созданного на бумажном носителе, с должностными лицами и специалистами Россельхознадзора оформляется визой.
Виза на проекте документа (визовом экземпляре проекта документа) включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.
Например:
Начальник Управления делами,
государственной службы и правового
обеспечения
Подпись И.О. Фамилия
Дата
На проектах законодательных актов визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа. На проектах актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа. На приложениях к проектам актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра приложения.
На документах, подлинники которых помещаются в дела Россельхознадзора, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, положения и др.).
В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело Россельхознадзора, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи или электронной почте без досылки подлинника по почте.
На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием.
Например:
Замечания прилагаются (Согласен с учетом замечаний и др.)
Начальник Управления финансов
Подпись И.О. Фамилия
Дата
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном стандартном листе бумаги формата А4 и передаются исполнителю.
Краткие замечания по проекту документа допускается оформлять на проекте документа (на визируемом экземпляре документа).
Проект документа, созданного на бумажном носителе, визируется исполнителем, начальником управления (лицом, его замещающим), в котором готовился данный проект и начальником управления (лицом, его замещающим), назначенного соисполнителем документа. Документы, представляемые на подпись руководителю Россельхознадзора, кроме того визируются заместителем руководителя Россельхознадзора в соответствии с распределением обязанностей.
Если документы касаются установленной сферы деятельности других управлений Россельхознадзора, то они подлежат визированию руководством этих управлений. Позиция заинтересованного управления Россельхознадзора может быть изложена в отдельном письме. Ответственность за учет этой позиции при подготовке документов лежит на исполнителе.
Проекты нормативных правовых актов в обязательном порядке визируются управлением, ответственным за правовое обеспечение Россельхознадзора, после визирования всеми заинтересованными управлениями Службы, территориальными управлениями Россельхознадзора и подведомственными ему организациями.
Замечания по неурегулированным разногласиям докладываются руководителю, подписывающему документ.
В случае несоответствия действующему законодательству представляемых на подпись руководству Службы проектов нормативных правовых и иных документов управление, ответственное за правовое обеспечение Россельхознадзора, не визируя документ, должно дать соответствующее правовое заключение. В случае подписания указанных документов, не прошедших правовую экспертизу, начальник управления, ответственного за правовое обеспечение Россельхознадзора, вправе сообщить об этом руководству Службы.
3.2.20. Наименование должности.
Реквизит "Наименование должности" содержит наименование должности лица, подписывающего документ. При этом наименование должности лица, подписывающего документ на бланке установленного образца, указывается сокращенно, например: "Руководитель", "Заместитель руководителя", "Начальник управления", "Заместитель начальника управления", а наименование должности лица, подписывающего документ не на бланке - полностью, например: "Руководитель Россельхознадзора", "Заместитель руководителя Россельхознадзора", "Начальник Управления делами, государственной службы и правового обеспечения Россельхознадзора", "Заместитель начальника Управления делами, государственной службы и правового обеспечения Россельхознадзора".
3.2.21. Подпись.
В состав реквизита "Подпись" входят личная подпись должностного лица, подписавшего документ, и ее расшифровка (инициалы и фамилия). При этом инициалы должностного лица, подписывающего документ, ставятся перед фамилией и оформляются на расстоянии одного пробела от нее.
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя (начальника), имеющий право подписывать за него документы, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего (отпуск, болезнь, командировка) руководителя (начальника), наименование должности и подпись оформляются следующим образом:
И.о. руководителя Подпись И.О. Фамилия
или:
И.о. начальника управления Подпись И.О. Фамилия
Документы, направляемые от имени Россельхознадзора, подписываются руководителем Россельхознадзора или его заместителями, направляемые от имени управления подписываются его начальником.
Документы, направляемые в высшие органы государственной власти, подписываются руководителем или заместителями руководителя Россельхознадзора. Заместители руководителя Россельхознадзора подписывают документы, направляемые в вышестоящие органы государственной власти, только в том случае если они исполнены в ответ на документы, адресованные им непосредственно, или на то есть соответствующее поручение руководителя Россельхознадзора.
Документы, направляемые в государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, территориальные управления Россельхознадзора и подведомственные ему организации, подписываются руководителем Россельхознадзора, его заместителями или начальниками управлений Службы в соответствии с их компетенцией.
Документы, направляемые в организации и гражданам в ответ на их обращения, подписываются руководителем Россельхознадзора или его заместителями в соответствии с их компетенцией.
В случае отсутствия должностного лица, в обязанности которого входит подписание того или иного документа, документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности.
Все документы направляются адресатам только через управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи должностного лица, подписывающего документ, располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем.
Например:
Начальник Управления внутреннего
ветеринарного надзора Россельхознадзора Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их наименования должностей и подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
Например:
Заместитель руководителя
Россельхознадзора Подпись И.О. Фамилия
Начальник Управления земельного
надзора, контроля качества и
безопасности зерна Россельхознадзора Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, их наименования должностей и подписи располагают на одном уровне. При этом первый лист документа оформляется на стандартном листе бумаги без бланка.
Например:
Заместитель руководителя Заместитель руководителя
Россельхознадзора Роспотребнадзора
Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия
В документах, составленных коллегиальным органом, указывают не наименования должностей лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе коллегиального органа в соответствии с распределением.
Например:
Председатель комиссии Подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии: Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
3.2.22. Отметка об электронной подписи.
Отметка об электронной подписи подтверждает подписание электронного документа электронной подписью и содержит информацию о сертификате электронной подписи, его владельце и сроке действия. Отметка об электронной подписи формируется автоматически с использованием средств программного обеспечения системы электронного документооборота.
3.2.23. Гриф утверждения документа.
Гриф утверждения документа печатается от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами в верхнем правом углу первого листа утверждаемого документа. Гриф утверждения документа допускается располагать на полуторном межстрочном расстоянии от следующей строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Россельхознадзора
Подпись И.О. Фамилия
Дата
При утверждении документа приказом, коллегией Россельхознадзора гриф утверждения документа состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕН"), согласованного в роде и числе с наименованием вида утверждаемого документа (положение - УТВЕРЖДЕНО, инструкция - УТВЕРЖДЕНА, материалы - УТВЕРЖДЕНЫ, список - УТВЕРЖДЕН), наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Россельхознадзора
от N
3.2.24. Печать.
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
В соответствии с Положением о Федеральной службе по ветеринарному и фитосанитарному надзору, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации
от 30 июня 2004 г. N 327 Россельхознадзор имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием (далее - гербовая печать), а также иные печати, перечень и использование которых определяется приказом Россельхознадзора.
В Россельхознадзоре используются большая и малая гербовые мастичные печати. Порядок их использования и перечни документов, на которые они в обязательном порядке ставятся, устанавливаются приказами Россельхознадзора (указанные перечни приведены в приложении N 9). Решение о заверении гербовой печатью документа, не вошедшего в указанные перечни, принимает руководитель или заместитель руководителя Россельхознадзора.
3.2.25. Отметка о заверении копии.
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом ниже реквизита "Подпись должностного лица" оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа; слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения; печать (при предоставлении копии или выписки из документа в другую организацию).
Например:
Подлинник документа находится в деле Россельхознадзора N ______________
за ____ г.
Верно
Наименование должности Подпись И.О. Фамилия
Дата Печать
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.
3.2.26. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.
Отметка включает в себя инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона и печатаются, как правило, размером шрифта N 10, например:
И.И. Иванов
499 9750000
Отметка об исполнителе может дополняться наименованиями должности исполнителя и управления Россельхознадзора.
В документах, имеющих гриф ограничения доступа к документу, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника, изготовившего документ, и дату печатания документа.
3.2.27. Указания по исполнению документа (резолюция).
Указания по исполнению документа (резолюция) оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа), на бланке указания по исполнению документа (резолюции) руководства Россельхознадзора или на бланке указания по исполнению документа (резолюции) руководства управления Россельхознадзора (приложение N 8). Кроме того, указания по исполнению документа могут оформляются в СЭД Россельхознадзора в электронном виде.
Указания по исполнению документа, оформленные непосредственно на документе или на бланке указания по исполнению документа (резолюции), включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату. Указания по исполнению документа, оформленного на бланке указания по исполнению документа (резолюции), кроме того, включают регистрационный номер и дату регистрации документа.
Например:
А.И. Ивановой
М.И. Сидоровой
Прошу подготовить проект
договора к 05.10.2015
Подпись
Дата Рег. N
от: дата
В тексте указания по исполнению документа при необходимости указывается порядок его исполнения.
Поручение, содержащееся в тексте указания по исполнению документа, должно быть конкретным (например: "Прошу подготовить предложения" или "Прошу подготовить проект ответа") и не должно допускать двойного толкования (например: "Для рассмотрения и учета в работе").
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, головным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. На головного исполнителя также может указывать одно из слов: "созыв", "обобщение" или "ответственный". Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Головной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указаний лицам, непосредственно им подчиненным.
Дополнительно (через знак +) указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации.
3.2.28. Отметка о контроле.
Отметка о контроле проставляется в регистрационной карточке СЭД Россельхознадзора и непосредственно на документах, исполненных на бумажных носителях и поставленных на контроль. В регистрационной карточке СЭД Россельхознадзора отметка о контроле обозначается буквой "К", а на документах, исполненных на бумажных носителях, - штампом "Контроль" и датой исполнения поручения.
3.2.29. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, наименования должности и подписи исполнителя или его непосредственного начальника, а также даты исполнения документа и направления его в дело.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело может дополняться информацией об особенностях его исполнения и ссылкой на дату и номер документа, которым он исполнен.
3.2.30. Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа в Россельхознадзор содержит буквенное обозначение, определяющее к какому виду корреспонденции он относится, очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
На документах, поступающих на бумажных носителях, отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа.
3.3. Подготовка проектов федеральных законов
и иных нормативных правовых актов <2>
--------------------------------
<2> "Нормативный правовой акт - это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение" (Постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 11 ноября 1996 г. N 781-II ГД "Об обращении в Конституционный Суд Российской Федерации").
3.3.1. Россельхознадзор вправе участвовать в разработке проектов федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, готовить нормативные правовые акты совместно с другими федеральными органами исполнительной власти и издает нормативные правовые акты Службы.
3.3.2. Проекты федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации направляются в Министерство сельского хозяйства Российской Федерации для представления их в Правительство Российской Федерации.
3.3.3. Подготовка и оформление проектов федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации осуществляется в порядке, установленном нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.
3.4. Подготовка проектов федеральных законов
3.4.1. Россельхознадзор в установленной сфере деятельности участвует в разработке проектов федеральных законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации и соответствующих поручений, а также в порядке законодательной инициативы.
3.4.2. Проекты федеральных законов, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом "Times New Roman", имеющим размер N 15.
Верхнее поле документа должно быть не менее 2,5 см, нижнее - не менее 2 см, левое - 2,75 см, правое - 2,25 см.
На первой странице проекта федерального закона в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: "Вносится Правительством Российской Федерации". Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.
На расстоянии межстрочного интервала 24 пт <3> от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".
--------------------------------
<3> Пункт (сокращенно - пт, п) - принятая в издательском деле единица измерения, равная 1/72 дюйма (0,376 мм). Эта единица измерения используется в текстовом редакторе Word для обозначения размеров шрифтов и интервалов.
3.4.3. Проект федерального закона имеет следующие реквизиты: "Наименование вида акта"; "Заголовок к тексту"; "Текст акта"; "Наименование должности"; "Подпись".
Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от слова "Проект" межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами размером шрифта N 22 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок к тексту печатается с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?". Точка в конце заголовка к тексту не ставится.
В заголовке к тексту проекта федерального закона о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму (конкретные нормы), в которую (которые) вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.
Например:
О внесении изменений
в отдельные законодательные акты Российской Федерации
в связи с совершенствованием государственного контроля
в пунктах пропуска через Государственную границу
Российской Федерации
или:
О внесении изменений
в статьи 9 и 19 Закона Российской Федерации "О ветеринарии"
и статью 26.3 Федерального закона "Об общих принципах
организации законодательных (представительных)
и исполнительных органов государственной власти
субъектов Российской Федерации"
Текст акта отделяется от заголовка к тексту межстрочными интервалами 36 - 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.
Текст акта (проекта федерального закона) может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Основная часть текста проекта федерального закона может подразделяться на главы и статьи.
Обозначение главы печатается прописными буквами. Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых ставится точка. Заголовки глав печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
Например:
ГЛАВА 2. ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КАРАНТИННЫЙ ФИТОСАНИТАРНЫЙ
КОНТРОЛЬ (НАДЗОР)
Статьи имеют сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами, после которых ставится точка. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом. В конце заголовка точка не ставится.
Например:
Статья 10. Мониторинг карантинного фитосанитарного состояния территории Российской Федерации
В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "статья" и номер выделяют полужирным шрифтом.
В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Наименование должности отделяется от текста проекта федерального закона межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.
Входящие в реквизит "Подпись" инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта в нижней его части.
3.4.4. Требования к оформлению пояснительной записки к проекту федерального закона.
Пояснительная записка к проекту федерального закона печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: "Наименование вида документа"; "Заголовок к тексту"; "Текст документа".
Наименование вида документа (ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА) печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка к тексту не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название проекта федерального закона, к которому подготовлена пояснительная записка.
Например:
К проекту федерального закона
"О внесении изменений в отдельные законодательные акты
Российской Федерации по вопросам осуществления
государственного контроля (надзора)
и муниципального контроля"
Текст документа отделяется от заголовка к тексту межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст документа должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику проекта федерального закона, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
Образец оформления проекта федерального закона указан в приложении N 10.
3.5. Подготовка и оформление проектов нормативных
правовых актов (указов и распоряжений)
Президента Российской Федерации
3.5.1. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации осуществляется в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации.
3.5.2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 шрифтом "Times New Roman", имеющим размер N 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 сантиметров.
3.5.3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: "Наименование вида акта" (указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации); "Заголовок к тексту"; "Текст акта"; "Наименование должности"; "Подпись": "Место издания" (для указа Президента Российской Федерации), "Дата акта" и "Номер акта".
Наименование вида акта печатается в две строки и выравнивается по центру относительно его текста. Слово "УКАЗ" или "РАСПОРЯЖЕНИЕ" печатается на первой строке вразрядку, прописными буквами, полужирным шрифтом, имеющим размер N 24, а слова "ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" печатаются на второй строке прописными буквами, имеющими размер шрифта N 18.
Заголовок к тексту печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка к тексту не ставится. Заголовок к тексту, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
Начало и конец каждой строки заголовка к тексту располагаются по центру относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок к тексту может отсутствовать.
Текст акта отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через полуторный интервал (18 пт).
Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок к тексту", "Текст акта", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.
Текст акта печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст акта может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).
Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом "постановляю", которое печатается вразрядку.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
В проектах указов Президента Российской Федерации следует употреблять полные наименования федеральных органов власти. В проектах распоряжений Президента Российской Федерации и приложениях к указам Президента Российской Федерации (нетекстовых) рекомендуется употреблять сокращенные официальные наименования федеральных органов исполнительной власти.
При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).
Наименование должности отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации".
Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российской Федерации", а слово "Президент" располагается по центру относительно этих слов.
Подпись печатается у правой границы текстового поля и состоит из инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.
Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.
На распоряжениях место издания не печатается.
Дата акта проставляется после его подписания, оформляется словесно-цифровым способом, отделяется от реквизита "Место издания" межстрочным интервалом 18 пт и печатается от левой границы текстового поля.
Номер акта проставляется после его подписания, отделяется от реквизита "Дата акта" межстрочным интервалом 18 пт и печатается от левой границы текстового поля.
К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы "рп".
Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги и визируются руководителем Россельхознадзора.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).
Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.
Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу печатается слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к Указу Президента
Российской Федерации
от N
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 - 3 см.
При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, прилагаемый состав комиссии, прилагаемую программу и др.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается соответствующий гриф утверждения документа, состоящий из слова, либо - "УТВЕРЖДЕНО", либо - "УТВЕРЖДЕН", либо - "УТВЕРЖДЕНА" и т.д. со ссылкой на нормативный правовой акт, его дату, номер.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Указом Президента
Российской Федерации
от N
Слова "УТВЕРЖДЕНО", "УТВЕРЖДЕН" "УТВЕРЖДЕНА" и т.д. в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, план - УТВЕРЖДЕН, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается по центру относительно границ текста. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (например: ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и др.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, а текст приложения от заголовка приложения - дополнительным интервалом 24 пт.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через один межстрочный интервал шрифтом размерами N 10 или N 12 в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а подразделы, пункты и подпункты - арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой.
Например: 1.2.
Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками.
Например: 2.3.1.
Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта.
Например: 1.2.2.1.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.
Образцы оформления проекта указа и проекта распоряжения Президента Российской Федерации указаны в приложениях N 11, N 12 к настоящей Инструкции.
3.6. Подготовка и оформление проектов нормативных
правовых актов (постановлений, распоряжений)
Правительства Российской Федерации
3.6.1. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации проводится Россельхознадзором в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации.
3.6.2. Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом "Times New Roman" с размером шрифта N 14 через полуторный интервал (18 пт).
3.6.3. Проект акта имеет следующие реквизиты: "Наименование вида акта" (постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации); "Дата акта"; "Номер акта"; "Место издания"; "Заголовок к тексту"; "Текст акта"; "Наименование должности"; "Подпись".
Наименование вида акта печатается в две строки и выравнивается по центру относительно текста. Слова "ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" печатаются прописными буквами, полужирным шрифтом, имеющим размер N 16, а слово "ПОСТАНОВЛЕНИЕ" или "РАСПОРЯЖЕНИЕ" печатается вразрядку прописными буквами, имеющими размер шрифта N 14.
Дата акта проставляется после его подписания, оформляется словесно-цифровым способом, отделяется от наименования вида акта, как правило, двойным межстрочным интервалом (24 пт) и печатается по центру относительно текста акта.
Номер акта печатается сразу после даты акта арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания, например: N 143.
К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например: N 153-р.
Место издания отделяется от реквизитов "Дата акта" и "Номер акта" двойным межстрочным интервалом (24 пт) и оформляется центрованным способом.
Заголовок к тексту печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа с прописной буквы, через один межстрочный интервал (12 пт) и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок к тексту, как правило, отвечает на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка к тексту не ставится.
Текст акта отделяется от заголовка к тексту двумя - тремя межстрочными интервалами (24 - 36 пт) и печатается размером шрифта N 14 с полуторным интервалом (18 пт).
Текст акта печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Текст акта может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).
Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляет", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Наименование должности отделяется от текста акта тройным межстрочным интервалом (36 пт) и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации". Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через один межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" - центруются относительно первой строки реквизита.
Подпись печатается у правой границы текстового поля и состоит из инициалов имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации.
Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).
Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации (пункт 3.5.3 Инструкции).
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.
3.6.4. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования.
Например:
(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 3, ст. 2).
Если проект акта Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.
Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.
3.6.5. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.
3.6.6. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и др.), которые предлагается утвердить проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.
Образцы оформления проектов актов Правительства Российской Федерации приведены в приложениях N 13 и N 14 к настоящей Инструкции.
3.7. Подготовка и оформление нормативных правовых актов
Федеральной службы по ветеринарному
и фитосанитарному надзору
3.7.1. Нормативные правовые акты Россельхознадзора издаются на основе и во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе Россельхознадзора в пределах его компетенции.
3.7.2. Нормативные правовые акты издаются Россельхознадзором в виде приказов, правил, инструкций и положений.
Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.
3.7.3. Нормативные правовые акты могут издаваться Россельхознадзором совместно с другими федеральными органами исполнительной власти или по согласованию с ними. Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан (утвержден) руководителями (лицами, исполняющими обязанности руководителей) нескольких федеральных органов исполнительной власти <4>.
--------------------------------
<4> Приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 4 мая 2007 г. N 88 "Об утверждении разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (зарегистрировано Минюстом России 14 мая 2007 г., регистрационный N 9449).
Проекты нормативных правовых актов создаются в электронном виде в СЭД Россельхознадзора (за исключением случаев, когда проекты нормативных правовых актов содержат сведения, составляющие государственную тайну, и конфиденциальную информацию) или на бумажном носителе.
Проекты нормативных правовых актов, требующие согласования с другими федеральными органами исполнительной власти визируются руководителем Россельхознадзора или его заместителем. При этом проекты нормативных правовых актов, созданные на бумажных носителях, визируются руководителем Россельхознадзора или его заместителем собственноручно, а в форме электронного документа - с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.
3.7.4. Подготовка, оформление, порядок согласования проектов нормативных правовых актов с другими федеральными органами исполнительной власти и государственная регистрация нормативных правовых актов осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (далее - Правила подготовки нормативных правовых актов), утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации
от 13 августа 1997 г. N 1009.
3.7.5. При подготовке нормативного правового акта проводится его правовая экспертиза, а также антикоррупционная экспертиза в порядке, установленном в Россельхознадзоре, и согласно Методике проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации
от 26 февраля 2010 г. N 96 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 10, ст. 1084; 2012, N 52, ст. 7507; 2013, N 13, ст. 1575; 2013, N 48, ст. 6278; 2015, N 6, ст. 965; N 30, ст. 4604).
3.7.6. Нормативные правовые акты Россельхознадзора подлежат государственной регистрации, если они <5>:
--------------------------------
<5> Приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 4 мая 2007 г. N 88 "Об утверждении разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (п. 12) (зарегистрировано Минюстом России 14 мая 2007 г., регистрационный N 9449).
а) содержат правовые нормы, затрагивающие:
гражданские, политические, социально-экономические и иные права, свободы и обязанности граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства;
гарантии их осуществления, закрепленные в
Конституции Российской Федерации и иных законодательных актах Российской Федерации;
механизм реализации прав, свобод и обязанностей;
б) устанавливают правовой статус территориальных управлений Россельхознадзора и подведомственных ему организаций (типовые, примерные положения и уставы), а также устанавливают правовой статус организаций, выполняющих в соответствии с законодательством Российской Федерации отдельные наиболее важные государственные функции;
в) имеют межведомственный характер, то есть содержат правовые нормы, обязательные для других федеральных органов исполнительной власти и (или) организаций, не входящих в систему Россельхознадзора.
Кроме того государственной регистрации подлежат нормативные правовые акты, издаваемые Россельхознадзором совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, имеющие также межведомственный характер и содержащие правовые нормы, обязательные для организаций, не входящих в их систему.
При этом на государственную регистрацию направляются нормативные правовые акты, обладающие как одним из вышеуказанных признаков, так и несколькими.
Государственной регистрации подлежат нормативные правовые акты независимо от срока их действия (постоянно действующие, временные, принятые на определенный срок), в том числе акты, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера.
3.7.7. Наряду с нормативными правовыми актами, подлежащими государственной регистрации, Россельхознадзор издает правовые акты, не подлежащие представлению на государственную регистрацию:
а) индивидуальные правовые акты:
персонального характера (о назначении или освобождении от должности, о поощрении или наложении взыскания и т.п.);
действие которых исчерпывается однократным применением;
об отмене нормативных правовых актов, срок действия которых истек;
оперативно-распорядительного характера (разовые поручения);
б) акты, которыми решения вышестоящих государственных органов доводятся до сведения территориальных управлений Россельхознадзора и подведомственных ему организаций;
в) акты, направленные на организацию исполнения решений вышестоящих органов или решений Россельхознадзора и не содержащие новых правовых норм;
г) акты технического характера (ветеринарно-санитарные и фитосанитарные правила и нормы, требования к оборудованию и техническому оснащению зданий, помещений и сооружений, предназначенных для выполнения задач, стоящих перед Россельхознадзором, периодичность и формы отчетности и т.п.), если они не содержат нормативных предписаний;
д) акты рекомендательного характера.
3.8. Оформление отдельных видов документов
в Россельхознадзоре
3.8.1. Состав документов Россельхознадзора
В деятельности Россельхознадзора создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, уставы, правила, инструкции, регламенты, административные регламенты, протоколы заседаний коллегии Россельхознадзора, комиссий, советов и других координационных, совещательных и экспертных органов, протоколы совещаний у руководства Россельхознадзора, акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), служебная переписка и др.
Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах заседаний указанных выше органов и протоколах совещаний у руководителя и заместителей руководителя Россельхознадзора.
Взаимные обязательства Россельхознадзора с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Россельхознадзора создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.
В установленных законодательством случаях в Россельхознадзоре могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).
Инструкция по делопроизводству устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов.
3.8.2. Приказ
3.8.2.1. Россельхознадзор издает приказы по основной деятельности, по административно-хозяйственным и кадровым вопросам.
Проекты приказов по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам готовят и вносят управления Россельхознадзора на основании поручений руководителя Россельхознадзора, его заместителя либо в инициативном порядке.
Проекты приказов по кадровым вопросам готовят Отдел государственной службы и кадров, Отдел бухгалтерского учета и отчетности (о выплатах материальной помощи работникам центрального аппарата Россельхознадзора) и Отдел внешних связей, протокола (о краткосрочном командировании работников центрального аппарата и руководителей территориальных управлений Россельхознадзора за границу) на основании указаний руководства Россельхознадзора и соответствующих ходатайств и представлений, поступающих от управлений Россельхознадзора и его территориальных управлений.
Приказами по основной деятельности регулируются отдельные вопросы управленческой деятельности Россельхознадзора, определяется порядок его финансирования, правового и материально-технического обеспечения, распределяются обязанности между руководством Россельхознадзора, утверждаются (вводятся в действие) нормативно-методические и локальные акты, вносятся изменения в структуру и штатное расписание, определяются мероприятия по реализации специальных программ, организуется проведение плановых и неплановых проверок территориальных управлений Россельхознадзора и подведомственных ему организаций, проведение профессиональных, тематических курсов, курсов повышения квалификации и семинаров, создаются, ликвидируются и реорганизуются (реформируются) структуры, совещательные органы и комиссии Россельхознадзора, вносятся изменения в соответствующие документы и акты и предусматриваются мероприятия в особый период.
Приказами по личному составу оформляются решения по кадровым вопросам Россельхознадзора.
Приказами по административно-хозяйственным вопросам устанавливаются правила внутреннего трудового распорядка, эксплуатации зданий и помещений, использования средств связи, телекоммуникационных и информационных систем, пропускного режима, выдачи разовых пропусков в здание, выноса материальных ценностей, допуска в служебное помещение в нерабочее время и выходные дни, определяются мероприятия по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям, по организации общей и противопожарной охраны и обследованию ее состояния, устанавливаются административно-хозяйственные расходы, в том числе связанные с приобретением средств связи, сигнализации, оргтехники, мебели, канцелярских товаров и другого имущества, эксплуатацией, обслуживанием и ремонтом транспортных средств и другой техники, оплатой предоставляемых услуг другими организациями, производится закрепление транспортных средств.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов Россельхознадзора и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на начальников управлений, которые готовят и вносят проект.
Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре.
3.8.2.2. Приказы Россельхознадзора оформляются на бланках установленного образца (приложение N 1).
Наименование вида документа (ПРИКАЗ) оформляется центрованным способом, прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом, имеющим размер N 18.
Дата приказа оформляется словесно-цифровым способом. Датой приказа является дата его подписания.
Номер приказа состоит из знака "N" и цифрового (приказы по основной деятельности) или цифрового и буквенного (приказы по личному составу и административно-хозяйственным вопросам) обозначения. Цифровое обозначение должно соответствовать порядковому номеру приказа в пределах текущего года.
Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка к тексту не ставится. Заголовок к тексту печатается полужирным шрифтом "Times New Roman", имеющим размер N 14, через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру, например:
Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате Федеральной службы
по ветеринарному и фитосанитарному надзору
Текст приказа отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается обычным шрифтом "Times New Roman", имеющим размер N 14, через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. При подготовке табличных документов допускается использовать шрифт N 12.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата и регистрационный номер документа, а также заголовок к тексту.
Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются управления Россельхознадзора, территориальные управления Россельхознадзора, подведомственные ему организации, или конкретные должностные лица.
Последний пункт распорядительной части, как правило, содержит сведения о должностном лице (управлении), на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Указанный пункт отсутствует, если приказ содержит только нижеследующие пункты:
о создании комиссии (совета, рабочей группы, организационного комитета и т.п.) и утверждении состава указанных координационных, совещательных органов;
об утверждении правил (порядка, методики, положения и т.п.);
об отмене либо признании утратившими силу ранее изданных нормативных правовых актов, распорядительных документов или внесении в них изменений.
При наличии других пунктов в приказе пункт о контроле за исполнением приказа должен быть в обязательном порядке.
Распорядительная часть приказа состоит из конкретных поручений (заданий) и содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения и, как правило, строится по следующей схеме: исполнитель, которому дается поручение - срок выполнения поручения - суть поручения.
Управлениям Россельхознадзора, его территориальным управлениям, подведомственным ему организациям или их должностным лицам даются прямые поручения. Кроме того, организациям, подведомственным Россельхознадзору, могут даваться поручения через взаимодействующие с ними управления Россельхознадзора.
Например:
1. Управлению фитосанитарного надзора и семенного контроля организовать работу ФГБУ "ВНИИКР" по подготовке...
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".
Управления Россельхознадзора, его территориальные управления, подведомственные ему организации и их должностные лица, до сведения которых доводится приказ, перечисляются в списке рассылки, который готовит исполнитель вместе с проектом приказа.
При оформлении проекта приказа на двух и более страницах они должны быть пронумерованы. Номер проставляется по центру верхнего поля листа арабскими цифрами, первая страница не нумеруется.
Визы на проекте приказа, созданного на бумажном носителе, включают наименование должностей визирующих лиц, их личные подписи, расшифровку подписей и дату визирования. При этом визы проставляются в нижней части последнего листа проекта приказа или на обороте последнего листа проекта приказа.
Проекты приказов по основной деятельности и приложения к ним, представляемые на подпись руководителю Россельхознадзора, визируются в следующем порядке:
начальником отдела, заместителем начальника управления, начальником управления, внесшим проект на рассмотрение;
начальниками (заместителями начальников) управлений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения;
начальником управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре;
заместителем руководителя Россельхознадзора в соответствии с распределением обязанностей;
специалистом, выполняющим функции корректора;
начальником управления, ответственного за правовое обеспечение.
При этом дополнительно каждый лист проекта приказа, созданного на бумажном носителе, визируется на оборотной стороне должностным лицом, управления, ответственного за правовое обеспечение.
При визировании проекта приказа по основной деятельности неукоснительно соблюдается следующее правило: от одного управления, которому даются поручения, - одна виза начальника управления, а в его отсутствие - лица, его замещающего.
Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Проекты приказов о признании утратившими силу нормативных правовых актов Россельхознадзора, как правило, визируют: исполнитель, начальник отдела и начальник управления, подготовившего проект приказа, должностное лицо управления, ответственного за правовое обеспечение Россельхознадзора и заместитель руководителя Россельхознадзора в соответствии с распределением обязанностей.
Проект приложения к проекту приказа оформляется на отдельных листах бумаги и визируется начальником управления (в его отсутствие - лицом, его замещающим), подготовившего указанный проект приложения. При этом виза проставляется в нижней части последнего листа проекта приложения или на обороте последнего листа проекта приложения.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании приказов.
Отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего (подписного) листа приказа в нижней его части.
Отметка об исполнителе включает инициалы, фамилию исполнителя, номер его телефона, наименование управления.
Приказы подписывает руководитель Россельхознадзора, а в его отсутствие - лицо, его замещающее (в этом случае наименование должности печатается как "Врио руководителя" или "И.о. руководителя").
Наименование должности печатается через 3 межстрочных интервала от текста приказа у левой границы текстового поля, а расшифровка подписи - от правой границы текстового поля на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.
Внесение изменений в подписанный приказ или приложение к нему, а также в согласованный проект документа не допускается.
Если в тексте документа делается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже дается ссылка на приказ. Все составные части реквизита печатаются в правой верхней части листа через 1 межстрочный интервал и выравниваются по левой стороне относительно самой длинной строки. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:
Приложение N 1
к приказу Россельхознадзора
от N
Листы каждого приложения нумеруются самостоятельно по центру верхнего поля, начиная со второй страницы.
Если в тексте приказа есть формулировка "Утвердить" (прилагаемое положение, прилагаемый состав комиссии, прилагаемую программу и др.), то в самом приложении в правом верхнем углу располагается реквизит "Гриф утверждения документа" со ссылкой на нормативный правовой акт, его дату и номер. Реквизит "Гриф утверждения документа" согласуется в роде и числе с наименованием вида утверждаемого документа (положение - УТВЕРЖДЕНО, план - УТВЕРЖДЕН, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ).
Например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Россельхознадзора
от N
Если приложением к приказу является документ, название которого начинается словами "положение", "регламент", "перечень", "список", "план", "состав" "график" и т.д., то первое слово названия такого документа печатается полужирным шрифтом с размером шрифта N 14 прописными буквами, вразрядку, центруется, а остальные слова наименования документа печатаются через один интервал (12 пт) после первого слова наименования документа со строчной буквы.
Например:
ПОЛОЖЕНИЕ
об Управлении Федеральной службы по ветеринарному
и ветеринарному надзору по Белгородской области
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы печатается через один межстрочный интервал (12 пт) с размером шрифта N 14 или N 12.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, наименования граф (или номера граф, соответствующие номерам граф на первой странице таблицы) повторяются на каждой странице.
В таблице ссылка на сноску может быть обозначена звездочкой или цифрой. Сноски могут быть даны как на каждой странице, где есть ссылки на сноску, так и в конце таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с абзацного отступа с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
Примечание дается в конце приложения. Если есть сноски, то примечание дается перед сносками.
3.8.2.3. При наличии замечаний (возражений) у должностных лиц, визирующих проект приказа, проект в обязательном порядке визируется ими с замечаниями.
Возникающие при согласовании (визировании) проекта приказа возражения или замечания излагаются в справке, подписываются начальником (руководителем, директором) соответствующего управления Россельхознадзора (территориального управления Россельхознадзора, подведомственной Россельхознадзору организации) и прилагаются к проекту.
При наличии разногласий по проекту приказа вносящие его начальники управлений должны обеспечить обсуждение проекта заинтересованными сторонами на согласительном совещании у заместителя руководителя Россельхознадзора с целью поиска взаимоприемлемого решения.
Проект приказа может быть представлен на подпись руководителю Россельхознадзора с неурегулированными разногласиями только вместе с протоколом согласительного совещания у заместителя руководителя Россельхознадзора и подлинниками замечаний, подписанными соответствующими начальниками управлений Службы (руководителями территориальных управлений Россельхознадзора, директорами подведомственных Россельхознадзору учреждений, руководителем подведомственного Россельхознадзору предприятия). Окончательное решение принимает руководитель Россельхознадзора.
3.8.2.4. В случае внесения в процессе согласования в проект приказа существенных изменений проект подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект вышеуказанных документов внесены уточнения, не меняющие его сути.
3.8.2.5. Проекты приказов могут быть возвращены: управлением, ответственным за правовое обеспечение Россельхознадзора; управлением, ответственным за делопроизводство в Россельхознадзоре с указанием в письменном виде причины возврата.
Проекты приказов, вносимые на основании поручений руководителя Россельхознадзора или его заместителя, должны быть подготовлены исполнителем в течение 15 дней, если не установлен другой срок.
Поручения, содержащиеся в приказах, должны быть конкретными и реальными, включать исполнителей и сроки, соответствовать ранее принятым решениям.
За качество подготовки проектов приказов и своевременное их направление на согласование отвечают начальники управлений Службы, которые осуществляют подготовку проекта.
Контроль за надлежащей подготовкой проектов приказов по основной деятельности осуществляет управление, ответственное за правовое обеспечение Россельхознадзора.
Контроль за правильным оформлением проектов приказов по основной деятельности осуществляет управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре.
3.8.2.6. В случае, когда нормативный правовой акт Россельхознадзора подлежит государственной регистрации в Минюсте России, то этой процедурой непосредственно занимаются управление, подготовившее данный документ, и управление, ответственное за правовое обеспечение Россельхознадзора.
Если получен отказ в государственной регистрации нормативного правового акта Россельхознадзора из Минюста России, управление, непосредственно подготовившее данный документ, готовит проект приказа о его отмене. При этом требуется согласование только с управлением, ответственным за правовое обеспечение Россельхознадзора.
После подписания руководителем Россельхознадзора (или лицом, исполняющим его обязанности) приказ об отмене нормативного правового акта, в государственной регистрации которого было отказано, регистрируется в управлении, ответственном за делопроизводство в Россельхознадзоре.
Копия зарегистрированного приказа об отмене нормативного правового акта, в государственной регистрации которого было отказано, направляется управлением, ответственным за правовое обеспечение Россельхознадзора, в Минюст России в течение 10 дней со дня получения отказа.
3.8.2.7. Проекты приказов по личному составу, подготовленные Отделом государственной службы и кадров, о премировании работников Россельхознадзора должны быть согласованы с Управлением финансов и курирующим его заместителем руководителя Россельхознадзора.
3.8.2.8. Проекты приказов по основной деятельности, по кадровым вопросам и по административно-хозяйственным вопросам представляются на подпись руководителю Россельхознадзора через управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре.
Внесение поправок в подписанный приказ не допускается.
3.8.2.9. Подписанные приказы по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам и по личному составу регистрируются отдельно друг от друга по порядку номеров в пределах календарного года.
Приказы по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам регистрируются в электронных журналах, ведущихся в СЭД Россельхознадзора, а также в журналах регистрации приказов, ведущихся на бумажных носителях. При этом их регистрация производится под одними и теми же номерами.
Приказы по личному составу регистрируются в соответствующих журналах регистрации приказов, ведущихся на бумажных носителях.
Регистрацию приказов по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам осуществляют должностные лица управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре, а приказов по личному составу - должностные лица отделов, ответственных за их подготовку и указанных в подпункте 3.8.2.1 настоящей Инструкции.
3.8.2.10. Рассылка (доведение) электронных копий приказов по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам адресатам, кроме приказов, имеющих пометку "Для служебного пользования", производится управлением, ответственным за делопроизводство в Россельхознадзоре, с использованием СЭД Россельхознадзора в соответствии со списком рассылки, подготовленным исполнителем.
Рассылка (доведение) копий приказов по личному составу производится отделами, ответственными за их подготовку и указанными в подпункте 3.8.2.1 настоящей Инструкции.
3.8.2.11. Размножение и рассылка (доведение) копий приказов, имеющих пометку "Для служебного пользования", производится в соответствии с требованиями Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации
от 3 ноября 1994 г. N 1233.
3.8.2.12. Подлинники приказов Россельхознадзора по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам хранятся в управлении, ответственном за делопроизводство в Россельхознадзоре.
Подлинники приказов по личному составу хранятся в отделах, ответственных за их подготовку и указанных в подпункте 3.8.2.1 настоящей Инструкции.
3.8.2.13. Приказы, издаваемые Россельхознадзором совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) без бланка.
При оформлении совместного приказа:
наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;
наименование вида документа "ПРИКАЗ" располагается по центру;
дата совместного приказа единая, соответствует дате более поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более федеральными органами исполнительной власти, состоит из регистрационных номеров документа, присвоенных документу каждым органом власти, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.
Количество подлинников приказа соответствует количеству федеральных органов исполнительной власти, участвующих в издании приказа. На каждом экземпляре приказа должно быть столько подписей, сколько федеральных органов исполнительной власти участвует в издании приказа.
3.8.2.14. Выписка из приказа оформляется на общем бланке Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору (приложение N 3) и заверяется печатью.
Выписка из приказа содержит реквизиты:
наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА);
дата и регистрационный номер приказа;
место составления (издания) приказа;
заголовок к тексту приказа;
часть текста документа (констатирующая часть (если существует) приводится полностью, слово "приказываю" и необходимая часть текста);
наименование должности (указывается наименование должности должностного лица, подписавшего приказ);
подпись (указываются инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего приказ);
отметка о заверении копии (заверительная надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения).
3.8.3. Положение, устав, правила, инструкция, регламент
3.8.3.1. Положения устанавливают статус, определяют задачи и функции, права, порядок деятельности управлений Россельхознадзора и его территориальных управлений.
Положения издаются также в целях нормативного регулирования отдельных видов деятельности, осуществляемых Россельхознадзором, территориальными управлениями Россельхознадзора и подведомственными ему организациями.
Уставами регулируются деятельность организаций, подведомственных Россельхознадзору, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной и иной деятельности.
Инструкции и правила регулируют основные виды (формы) служебной деятельности и порядок ее осуществления конкретными категориями государственных гражданских служащих.
Инструкция содержит нормы, устанавливающие кем, в каком порядке, какими способами и методами должен осуществляться тот или иной вид деятельности.
Правила устанавливают порядок осуществления отдельного вида деятельности.
Регламент устанавливает последовательность этапов проведения мероприятий и контролирует их соблюдение.
3.8.3.2. Порядок подготовки проекта положения (устава, правил, инструкции, регламента) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов Россельхознадзора.
3.8.3.3. Текст проекта положения (устава, правил, инструкции, регламента) печатается на стандартном листе бумаги формата А4 размером шрифта N 14 и оформляется как приложение к приказу или с грифом утверждения документа.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (устава, правил, инструкции, регламента, административного регламента) отвечает на вопрос "О чем?".
Констатирующей частью положения (устава, правил, инструкции, регламента, административного регламента) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение документа и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил.
Основной текст положения (устава, правил, инструкции, регламента) может делиться на разделы, подразделы, пункты, подпункты.
Разделы нумеруются римскими цифрами. Нумерация подразделов, пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Разделы и подразделы должны иметь названия, которые печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов и подразделов полужирным шрифтом.
3.8.3.4 Порядок оформления сносок в проектах положений (уставов, правил, инструкций, регламентов, административных регламентов) аналогичен оформлению сносок в проектах приказов.
3.8.3.5. Регламенты утверждаются приказами Россельхознадзора, а административные регламенты - приказами Министерства сельского хозяйства Российской Федерации.
3.8.4. Протокол заседания (совещания)
3.8.4.1. В деятельности Россельхознадзора создаются протоколы заседаний коллегии Россельхознадзора, комиссий, советов и других координационных, совещательных и экспертных органов, протоколы совещаний у руководителя и заместителей руководителя Россельхознадзора. Кроме того, в Россельхознадзоре, в случае проведения совещания с участием представителей других федеральных органов исполнительной власти и сторонних организаций, могут оформляться протоколы совещания в Россельхознадзоре или протоколы совместного совещания.
3.8.4.2. Все протоколы заседаний и совещаний в Россельхознадзоре издаются в краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
Протоколы заседаний коллегии Россельхознадзора, различных комиссий, советов и других координационных, совещательных и экспертных органов хранятся в управлениях Россельхознадзора и включаются в номенклатуру дел тех подразделений, в которых работают государственные гражданские служащие, выполняющие в соответствии с приказами Россельхознадзора обязанности секретарей перечисленных выше органов.
Протоколы совещаний, подписанные руководителем Россельхознадзора регистрируются и хранятся в управлении, ответственном за делопроизводство в Россельхознадзоре. Протоколы совещаний, подписанные заместителями руководителя Россельхознадзора регистрируются и хранятся в приемных заместителей руководителя Россельхознадзора.
Копии протоколов заседаний и совещаний при необходимости рассылаются управлением, ответственным за делопроизводство в Россельхознадзоре, заинтересованным организациям и должностным лицам вместе с сопроводительными письмами. Копии протоколов перед отправкой заверяются печатью управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре, а их рассылка производится в соответствии со списком рассылки, который составляет исполнитель, подготовивший сопроводительное письмо.
Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протоколов (подпункт 3.8.4.7), которые оформляются в установленном порядке и заверяются печатью управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре.
3.8.4.3. Текст краткого протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола заседания (совещания) указываются наименование должности, инициалы и фамилия председателя (председательствующего), наименование должности, инициалы и фамилия секретаря, а также наименования должностей, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании (совещании) и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). В вводной части протоколов совещаний у руководства Россельхознадзора, оформленных на бланках (приложения N 4 и N 5), наименование должности, инициалы и фамилия председательствующего, как и само слово "председательствующий", не указываются.
В случае, когда оформляется протокол совещания в Россельхознадзоре или протокол совместного совещания, указываются инициалы и фамилия председательствующего (без указания наименования должности).
Наименование должности председательствующего в этом случае указывается на последней странице протокола в реквизите "подпись".
Если количество присутствующих на заседании (совещании) превышает 15 человек, то в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола.
Например:
