Приказ Минюста России от 19.05.2008 N 110
(ред. от 14.07.2010)
"Об утверждении Инструкции по работе архивов Федеральной службы исполнения наказаний"
подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке. На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляется акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 10), и подробная справка о проведении розыска (справка подписывается руководителем архива и государственными служащими, работниками архива, проводившими розыск), которые вместе с актом проверки наличия и состояния дел направляются: архивом центрального аппарата ФСИН России - в Росархив, архивами территориальных органов и образовательных учреждений ФСИН России - в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации. Справка приобщается к акту о завершении розыска дел (приложение N 11). Карточки на найденные дела из картотеки необнаруженных дел изымаются и уничтожаются. Составляется акт о завершении розыска дел и вносятся изменения во все учетные документы. Решение о снятии архивных документов с учета оформляется: для архива центрального аппарата ФСИН России - распоряжением директора ФСИН России на основании письменного разрешения Росархива; для архивов территориальных органов и образовательных учреждений ФСИН России распоряжением руководителя
Приказ ФТС России от 09.07.2014 N 1331
"Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации"
течение года после завершения проверки наличия дел. 12.6.10. Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается отметка с проставлением даты и подписи должностного лица (работника). Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела, и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска на ЭК и утверждения ее решения начальником таможенного органа необнаруженные документы снимаются с учета. 12.6.11. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный (муниципальный) архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела. XIII. Организация документов в архиве таможенного органа 13.1. Документальный и архивный
