Гражданский кодекс часть 1

от Комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края: ФИО1, представитель по доверенности от 11.02.2019; ФИО2, представитель по доверенности от 11.02.2019;

от акционерного общества «Редакция «Тихоокеанская звезда»: не явились;

рассмотрев в судебном заседании апелляционную жалобу акционерного общества «Редакция «Тихоокеанская звезда»

на решение от 25.02.2019

по делу № А73-22529/2018

Арбитражного суда Хабаровского края

принятое судьей Леоновым Д.В.

по заявлению акционерного общества «Редакция «Тихоокеанская звезда»

к Комитету по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края

о признании недействительным предписания

УСТАНОВИЛ:

акционерное общество «Редакция «Тихоокеанская звезда» (далее -заявитель, общество, АО «Редакция «ТОЗ») обратилось в арбитражный суд с заявлением о признании недействительным предписание от 29.10.2018 № 1 Комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края (далее - Комитет).

Решением суда от 25.02.2019 в удовлетворении заявленного требования отказано.

Не согласившись с судебным актом, АО «Редакция «Тихоокеанская звезда» обратилась в апелляционный суд с жалобой, в которой, ссылаясь на незаконность решения суда, просит его отменить, заявленное требование удовлетворить. В обоснование жалобы приводит доводы о том, что общество не является «архивом» в том понятии, которое предусматривается законом; добровольно реализованное право по созданию архива автоматически не влечет за собою необходимость исполнения обществом требований и положений, являющихся обязательными для исполнения только организациями, обязанными создавать архивы; считает, что к спорным правоотношениям не применимы Правила № 526, поскольку последние вступили в силу с 21.09.2015 и распространяются на правоотношения, возникшие с этого момента; так же указывает на то, что поскольку общество было создано в 1991 году и не является правоприемником кокой-либо организации, то у него отсутствует обязанность по хранению документов по личному составу третьего лица за 1930-1991 годы.

Представители комитета в судебном заседании апелляционного суда, а так же в представленных возражениях на жалобу выразили несогласие с доводами последней, просили оставить судебный акт в силе как законный и обоснованный.

Общество надлежащим образом извещенное о времени и месте рассмотрения жалобы, участие в заседании суда не принимало. Жалоба рассмотрена в его отсутствие в соответствии со статьей 156 АПК РФ.

Изучив материалы дела, проверив обоснованность доводов жалобы и возражений на нее, выслушав представителей комитета, Шестой арбитражный апелляционный суд установил следующее.

Из материалов дела следует, что комитетом на основании приказа от 05.10.2018 № 04-п в отношении общества проведена выездная проверка в целях осуществления контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Хабаровского края, в ходе которой выявлены нарушения обязательных требований, установленных Федеральных законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Закон № 125-ФЗ), Правил организации хранения, комплектования и использования документов в органах Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее - Правила № 526), а именно: в нарушение пунктов 2.14-2.20, 2.23, 2.26 Правил № 526 в помещении архива отсутствует охранная сигнализация, в журнал учета показаний температурно-влажностного режима с 13.04. по 18.10.2018 не внесены показания влажности воздуха; в нарушение пунктов 4.11, 4.19, 5.5 Правил № 526 годовые раздела описей дел постоянного хранения по личному составу, личных дел уволенных работников за 1999-2015 годы не представлены; в нарушение пункта 4.11 Правил № 526 не представлены акты о выделении к уничтожению документы, с истекшими сроками хранения с 1991 по 2015 годы; в нарушение положений, установленных частью 1 статьи 17 Закона № 125-ФЗ, при проведении проверки не представлены 976 дел по личному составу за 1930-1991.

По результатам проверки 29.10.2018 обществу выдано предписание № 1, которым обществу в срок до 22.10.2019, предписано:

-оборудовать помещение архива в соответствии с нормативными требованиями, обеспечив: установку охранной сигнализации; надлежащее ведение журнала учета температурно-влажностных
показателей воздуха с заполнением всех граф (пункт 1 предписания);

-обеспечить описание дел постоянного хранения, по личному составу, личных дел уволенных работников за 1999-2015 годы; составление актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения с 1991 по 2015 годы (пункт 2 предписания);

- обеспечить розыск 976 дел по личному составу за 1930-1991 годы и сохранность этих дел (пункты 3,4 предписания).

Несогласие с выданным предписанием послужило основанием для обращения общества с заявлением в арбитражный суд.

В соответствии со статьей 1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» данный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Согласно статье 3 Закона № 125-ФЗ архивное дело в Российской Федерации - это деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Указанная деятельность реализуется через деятельность архива, под которым в силу пункта 9 названной статьи понимается учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

В пункте 2 статьи 3 названного Закона указано, что под архивным документом понимается материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Согласно пункту 2 статьи 13 Закона № 125-ФЗ организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Таким образом, создание архива организации является правом данной организации, а не ее обязанностью.

Вместе с тем, из части 1 статьи 17 данного Закона следует, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.

По материалам дела судом первой инстанции установлено, что генеральным директором общества утверждено положение о работе с архивными документами ЗАО «Редакция «ТОЗ», согласно пункту 1.3 которого для хранения архивных документов в соответствии с Законом об архивном деле, создаются необходимые финансовые, материально-технические и иные условия; организация работы с архивными документами возлагается на работника, назначаемого на должность и освобождаемого от должности Генеральным директором в установленном порядке.

В пункте 5.1.1 поименованного Положения прописан комплекс мер для обеспечения сохранности архивных документов.

Так же обществом разработана должностная инструкция заведующего канцелярией (15.11.2015) в соответствии с пунктом 1.2 которой, заведующая канцелярией является лицом, ответственным за делопроизводство и архив Редакции.

Функциональными обязанностями заведующего канцелярией являются в частности: регистрация, учет, оперативное хранение документов, подготовка к сдаче их в архив, организация хранения документов по личному составу в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства (пункт 2.1 Инструкции); организация работы по обеспечению учета, сохранности и использования архивных документов, образующихся в деятельности редакции, а также документов по личному составу (пункт 2.5.2 Инструкции); осуществление контроля за правильностью формирования дел в соответствии с требованиями действующего законодательства, положением о работе с архивными документами (пункта 2.5.4 Инструкции).

Согласно паспорту архива на 01.12.2013, представленному обществу в Государственный архив Хабаровского края, у общества имеется два архивохранилища, площадью 2 кв.м. и 12,7 кв.м., загруженность которых составляет 3% и 30% соответственно. В указанных хранилищах хранятся 13 дел постоянного хранения и 976 дел по личному составу за период с 1930 по 1991 годы.

Аналогичные сведения содержатся в паспорте архива организации, хранящей управленческую документацию на 01.12.2014.

Таким образом, как верно указано судом первой инстанции, обществом реализовано право создания архива, предусмотренное частью 2 статьи 13 Закона № 125-ФЗ, а следовательно, поскольку архив обществом создан, то деятельность, связанная с его функционированием должна быть обеспечена в соответствии с требованиями действующего законодательства, регулирующего данные правоотношения.

Приказом Министерства культуры от 31.03.2015 № 526 утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.

Согласно пунктам 2.14, 2.15 Правил № 526 сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии. В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации включаются: предоставление помещения для размещения архивных документов; обеспечение нормативных условий хранения документов; выполнение требований к размещению документов в архивохранилище; проверка наличия и состояния документов.Обеспечение нормативных условий хранения документов включает в себя, в том числе оборудование помещения архива организации средствами охранной сигнализации; создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.

Охранный режим обеспечивается путем оборудования архивохранилищ, а также других помещений, где постоянно или временно хранятся архивные документы, средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, и соблюдением порядка сдачи под охрану и снятия с охраны, установленного руководителем организации (пункт 2.23 Правил № 526).

В нарушение указанных Правил, помещение архивохранилища общества средствами охранной сигнализации не оборудовано.

Обеспечение нормативного и температурно-влажностного режима основывается на требованиях, закрепленных в пункте 2.26 Правил.

Так, в архивохранилище с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+/- 5 °С) и относительной влажности воздуха (+/- 10%) не допускаются

При длительном нарушении температурно-влажностного режима (от 3 суток и более), сопровождающемся повышением относительной влажности воздуха до 70 - 90%, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение архивохранилища).

Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного воздуха: в кондиционируемых помещениях - не реже одного раза в неделю; в архивохранилищах, не оснащенных системой кондиционирования воздуха - 2 раза в неделю.

Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в журнале регистрации температурно-влажностного режима.

В нарушение указанных требований, в ходе проверки было установлено, что архивохранилище общества средствами охранной сигнализации не оборудовано, ведение журнала учета показаний температурно-влажностного режима не осуществляется.

Согласно пункту 4.3 Правил № 526 документы поступают в архив организации после проведения экспертизы ценности, которая в силу пункта 4.11 указанных Правил проводится ежегодно.

По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу (приложение № 23, 24), на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов (абзац 2 пункта 4.11 Правил № 526).

В силу пункта 4.11 Правил № 526 на дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по форме акта, приложение № 21), на основе которых составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 21) (абзац 4 пункта 4.11 Правил № 526).

Пунктом 4.19 Правил № 526 законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию.

В соответствии с пунктом 5.5 Правил № 526 в целях обеспечения сохранности, своевременного отбора и учета и систематизации дел, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) сроков хранения, в организации составляются описи дел, документов.

Между тем, в ходе проверки годовые разделы описей дел постоянного хранения по личному составу, личных дел уволенных работников за 1999-2015, а также акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения с 1991 по 2015 годы обществом не представлены.

В силу пункта 2.3 Правил № 526 часть документального фонда, включающая документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива, составляет архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве организации.

Согласно представленного в материалы дела паспорта архива АО «Редакция Тихоокеанская звезда» следует, что по состоянию на 01.12.2014 в архиве общества хранились 13 дел постоянного хранения за период с 1937 г. по 1991 г. и 976 дел по личному составу с 1930 г. по 1991 г.

Вместе с тем, при проверке, указанные дела обществом представлены не были, т.е. на момент проверки доказательств фактического наличия этих дел не представлено.

Таким образом, комитет правомерно обязал общество обеспечить розыск указанных дел и их хранение.

Доводы общества о том, что Правила № 52 не могут распространяться на описание дел и составление актов о выделении к уничтожению дел с 1991 по 2015 годы, поскольку данные Правила вступили в силу с 21.09.2015, правомерно отклонены судом первой инстанции ввиду того, что вышеназванные требования были предусмотрены Основными правилами работы ведомственных архивов, одобренные Главархива СССР 28.08.1985 и приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263.

Так же правомерно отклонены доводы общества об отсутствии у него обязанности обеспечивать розыск и хранение 976 дел по личному составу за период с 1930 г. по 1991 г. поскольку из представленного паспорта архива общества по состоянию на 01.12.2014 усматривается, что в архиве последнего хранится 976 дел по личному составу за период с 1930 г. по 1991 г., которые внесены в описи, утвержденные ЭПК архивного учреждения.

Таким образом, общество приняло на себя обязательства хранить указанные дела.

При этом ссылки общества на то, что оно не является правопреемником каких-либо организаций, в настоящем случае правового значения не имеют.

Кроме этого, общество, полагая об отсутствии обязанности по хранению дел по личному составу за период с 1930 г. по 1991 г., должно было предпринять меры по передаче указанных дел в соответствующий государственный (муниципальный) архив в установленном Правилами № 526 порядке, поскольку утрата указанных дел нарушает не только требования Закона № 125-ФЗ и Правил № 526, но и может повлечь нарушение прав лиц, в отношении которых оформлены указанные личные дела, связанные в частности с невозможностью получения документов и выписок из них, подтверждающих трудовой стаж.

При таких обстоятельствах суд правомерно отказал в удовлетворении заявления общества.

Все доводы заявителя апелляционной жалобы по существу сводятся к иному пониманию и толкованию законных и обоснованных выводов суда первой инстанции, не содержат фактов, которые не были бы проверены и не учтены судом первой инстанции при рассмотрении дела и имели бы юридическое значение для вынесения судебного акта по существу, влияли на обоснованность и законность судебного акта, либо опровергали выводы суда первой инстанции, в связи с чем не могут служить основанием для отмены оспариваемого решения суда.

Учитывая изложенное, арбитражный суд апелляционной инстанции считает, что выводы суда первой инстанции сделаны в соответствии со статьей 71 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации на основе полного и всестороннего исследования всех доказательств по делу с правильным применением норм материального права. Нарушений норм процессуального права, в том числе являющихся безусловным основанием для отмены судебного акта, апелляционной инстанцией не установлено.

При таких обстоятельствах основания для отмены обжалуемого судебного акта и удовлетворения апелляционной жалобы отсутствуют.

Руководствуясь статьями 258, 268-271 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, Шестой арбитражный апелляционный суд

ПОСТАНОВИЛ:

решение Арбитражного суда Хабаровского края от 25.02.2019 по делу № А73-22529/2018 оставить без изменения, апелляционную жалобу без удовлетворения.

Постановление вступает в законную силу со дня его принятия и может быть обжаловано в порядке кассационного производства в Арбитражный суд Дальневосточного округа в течение двух месяцев со дня его принятия через арбитражный суд первой инстанции.

Председательствующий	Е.А. Швец
Судьи	И.А. Мильчина
	Е.И. Сапрыкина