Гражданский кодекс часть 1

Открытое акционерное общество «Экспресс-пригород» (далее – заявитель, Общество) обратилось в Арбитражный суд Новосибирской области с заявлением к Управлению государственной архивной службы Новосибирской области (далее - заинтересованное лицо, управление) о признании незаконным предписания № 6 от 25.05.2015.

Представитель заявителя поддержал заявленные требования в полном объеме, по основаниям, изложенным в заявлении. Общество полагает, что Основные правила работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Главархива СССР от 05.09.1985 г. № 263 (далее по тексту – Основные правила) не распространяются на коммерческие организации, нарушений иных нормативных актов Управлением не выявлено. В связи с изложенным, Общество полагает, что требования предписания не обязано выполнять.

Представитель заинтересованного лица заявленные требования не признал, по основаниям, изложенным в отзыве. Указывает, что Правила, изданные в 1985 году в равной степени относятся ко всем организациям, в том числе, коммерческим, поскольку требуют систематизации документов, в том числе, по личному составу, находящихся на хранении в организации для целей соблюдения прав и интересов граждан, что установлен п. 3.4.6 Правил и Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее по тексту- Закон об архивном деле).

Суд, руководствуясь ст. 137, 159, 184-188 АПК РФ, определил: завершить подготовку дела к судебному разбирательству, в отсутствии возражений представителей сторон перешел к рассмотрению дела по существу.

Рассмотрев материалы дела, заслушав пояснения представителей заявителя и заинтересованного лица, суд установил.

На основании распоряжения Управления Государственной архивной службы Новосибирской области от 20.04.2015 №83-од в отношении ОАО «Экспресс-Пригород» специалистом 1 разряда отдела организации и контроля деятельности государственных и муниципальных архивов управления государственной архивной службы Новосибирской области ФИО4 и главным специалистом отдела организации и контроля деятельности государственных и муниципальных архивов управления государственной архивной службы Новосибирской области ФИО5 была проведена плановая выездная проверка с целью осуществления контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов Новосибирской области об архивном дела на основании плана проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на 2015 год, утвержденного начальником управления 11.12.2014г.

По результатам проверки составлен акт проверки органом государственного контроля (надзора), органом муниципального контроля юридического лица, индивидуального предпринимателя № 18 от 25.05.2015, в котором зафиксированы нарушения Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263 (далее - Основные правила).

Предписанием Управления Государственной архивной службы Новосибирской области № 6 об устранении нарушений, выявленных в ходе проведения проверки соблюдения законодательства об архивном деле в Российской Федерации от 25.05.2015, в целях устранения выявленных нарушений законодательства об архивном деле в Российской Федерации предписано в установленный срок осуществить следующие мероприятия:

1. Назначить приказом генерального директора лицо, ответственное за сохранность архивных документов (раздел 1 Основных правил, в срок до 14.09.2015);

2. Установить в помещении, выделенном под архив металлическую дверь или облицевать деревянную дверь металлическим листом (п. 5.1.8 Основных правил, в срок до 14.09.2015);

3. Оформить личные дела и личные карточки ф.Т-2 уволенных работников, приказы по личному составу работников за 1998-2011 годы, лицевые счета (расчетные ведомости) по начислению заработной платы работникам с основания организации по 2011 год включительно (сформировать дела, подшить, указать реквизиты на обложках де, пронумеровать листы в делах, оформить листы-заверители, удалить металлические скрепления в делах. Составить описи на дела с вышеперечисленными документами за указанные периоды (п. 4.1, 4.2 Основных правил, в срок до 14.03.2016).

4. Оформить невостребованные трудовые книжки уволенных работников с основания организации по 2011 год включительно (сформировать в дела, оформить листы-заверители, указать реквизиты на обложках дел. Составить опись на дела с вышеперечисленными документами за указанный период (п. 4.1, 4.2 Основных правил в срок до 14.03.2016).

Общество, считая предписание не соответствующим закону и нарушающим его права в сфере экономической деятельности, обратилось в Арбитражный суд Новосибирской области с настоящим заявлением.

Рассмотрев материалы дела, заслушав представителей сторон, суд считает требования заявителя подлежащими удовлетворению по следующим основаниям.

В соответствии со статьей 1 Федерального закона Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Законодательство об архивном деле в Российской Федерации состоит из настоящего Федерального закона, других федеральных законов, а также из принимаемых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации (статья 2 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации").

Как установлено статьей 16 Закона об архивном деле контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской Федерации.

Согласно статье 13 Закона Новосибирской области от 26.09.2005 № 315-03 «Об архивном деле в Новосибирской области» контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Новосибирской области осуществляет, в том числе исполнительный орган государственной власти Новосибирской области в сфере архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством Новосибирской области.

Управление государственной архивной службы Новосибирской области является областным исполнительным органом государственной власти Новосибирской области, осуществляющим исполнительно-распорядительную деятельность в сфере архивного дела на территории Новосибирской области и действует в соответствии с Положением об управлении государственной архивной службы Новосибирской области, утвержденным постановлением Губернатора Новосибирской области от 18.04.2005 № 222 «Об управлении государственной архивной службы Новосибирской области».

Статья 14 Закона об архивном деле регламентирует организацию управления архивным делом в Российской Федерации.

В частности, пункт 5 данной статьи предусматривает, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов руководствуются в работе с архивными документами законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти), законодательством субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.

Следовательно, содержание названной выше статьи 2 и пункта 5 статьи 14 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» означает, что на территории Российской Федерации законодательство об архивной деятельности состоит из данного закона и принятых в соответствии с ним подзаконных актов, в том числе, правил, регламентирующих принципы организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, утвержденные Правительством Российской Федерации.

Статья 20 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» предусматривает, кто является источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами.

Согласно пункту 1 данной статьи государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами.

Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора (пункт 2 статья 20 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Как следует из оспариваемого предписания и акта проверки, заявителю вменяется нарушение Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 05.09.1985 № 263, которые, согласно их преамбуле, являются обязательными для всех министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий страны, включенных в состав организаций, образующаяся документация которых после соответствующего отбора поступает в Государственный архивный фонд СССР и подлежит государственному хранению.

Однако, по мнению суда, из содержания статьи 2, 14 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» не следует, что после принятия данного закона на территории Российской Федерации действуют правила, регламентирующие принципы организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, утвержденные Государственным архивным фондом СССР.

После вступления в силу Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» был принят целый ряд подзаконных нормативных актов, которые регламентируют порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в государственных, муниципальных органах, органах судебной системы и т.д.

Однако, законодательство Российской Федерации, принятое на основании Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» не содержит нормативных актов, регламентирующих порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в негосударственных организациях, которые осуществляют хранение документов на основании договора с государственными или муниципальными архивами.

Не содержит таких правил и Закон Новосибирской области от 26 сентября 2005 года № 315-ОЗ «Об архивном деле в Новосибирской области».

В силу статьи 23 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» федеральные органы государственной власти, иные государственные органы Российской Федерации разрабатывают и утверждают по согласованию со специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.

Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации обеспечивают в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающих документы.

Негосударственные организации обеспечивают отбор и передачу в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы находящихся в их владении архивных документов, отнесенных к федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности, с правом возмещения произведенных на эти цели расходов за счет средств соответственно федерального бюджета в порядке, установленном Правительством Российской Федерации, бюджета субъекта Российской Федерации в порядке, установленном органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, и бюджета муниципального образования в порядке, установленном органом местного самоуправления

Таким образом, несмотря на то, что пункт 3 названной статьи предусматривает для негосударственных организации обязанность по обеспечению отбора и передачи в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы находящихся в их владении архивных документов, данная обязанность может быть обеспечена к исполнению посредством выдачи предписания лишь тогда, когда законодательством Российской Федерации будет регламентирован порядок, в частности, хранения документов, подлежащих сдаче в государственный архив, негосударственными организациями, осуществляющими сбор данных документов на договорной основе.

Как указано выше, порядок создания архивов предусмотрен статьей 13 ФЗ «Об архивном деле в РФ», согласно которой государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Часть 2 данной статьи предусматривает, что организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Порядок создания архивов предусмотрен статьей 13 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», согласно которой государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Часть 2 данной статьи предусматривает, что организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Исходя из изложенного, суд считает правомерными доводы заявителя о том, что законодательство не обязывает его создавать архив, соблюдать Основные правила, а только предоставляет такое право.

Организация хранения документов - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрацию) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

В соответствии с ч. 1 ст. 20 Закона об архивном деле государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.

Частью 2 указанной статьи установлено, что государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора.

Согласно Письма Росархива от 11.12.2014 N 2/2342-А «О передаче документов негосударственных организаций на хранение в государственные и муниципальные архивы» такое включение носит заявительный характер, заявление о включении в указанный список направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив и рассматривается экспертно-проверочной комиссией архива, которая принимает решение о включении или невключении негосударственной организации в указанный список. Критерием служит состав документов, образующихся в деятельности организации и представляющих для общества и государства историческую, научную и культурную ценность. В случае ликвидации негосударственных организаций конкурсный управляющий или ликвидационная комиссия (ликвидатор) обязаны заключить договор о передаче архивных документов с соответствующим государственным или муниципальным архивом.

Как следует из заявления Общества, как такового архива в Обществе не создано, документы хранятся бухгалтерские (дела с лицевыми счетами по начислению з/платы) в помещении бухгалтерии, кадровые (дела с приказами по личному составу, личные дела уволенных работников) в отделе кадров, документы по охране труда (дела с актами о несчастных случаях) в службе надежности и охране труда, тем самым обеспечивая процесс хранения документов в соответствии с действующим законодательством хранение осуществляется путем их фактического создания в виде накопления в определенных местах. Документация хранится без создания архива, помещение, выделенного под архив в Обществе отсутствует.

Общество не включено в состав организаций, образующаяся документация которых после соответствующего отбора поступает в Государственный архивный фонд и подлежит государственному хранению, договора Общество не заключало, в связи с чем, оно не обязано соблюдать условия накопления, хранения и передачи данных документов, оговоренные в Основных правилах №263.

Ссылка Управления на письмо Росархива от 21.07.2015 №2/1664-Т судом не принимается, поскольку письмо является ответом на конкретный запрос и отражает личное мнение конкретного должностного лица. Указанное письмо не прошло регистрацию в Минюсте России, не носит нормативный характер, в связи с чем, для правильного рассмотрения настоящего дела не может рассматриваться в качестве официальной позиции указанного органа. При этом, помимо названного, в письме не учтена рассматриваемая ситуация, отсутствие договора с Обществом, Общество не включено в состав организаций, образующаяся документация которых после соответствующего отбора поступает в Государственный архивный фонд и подлежит государственному хранению данном случае.

Заинтересованным лицом не представлено доказательств того, что Общество является источником комплектования государственного архива, включено на основании договора в состав организаций, образующаяся документация которых после соответствующего отбора поступает в Государственный архивный фонд и подлежит государственному хранению. Учитывая, что законодательством Российской Федерации не регламентирован порядок, в частности, хранения документов, подлежащих сдаче в государственный архив, негосударственными организациями, осуществляющими сбор данных документов на внедоговорной основе, обязанности Общества выполнять Основные правила не имеется, основания для выдачи оспариваемого предписания заявителю у Управления отсутствовали.

При этом доводы Управления о составлении в отношении должностного лица протокола по делу об административном правонарушении и привлечение директора Общества к ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ, в качестве доказательства правомерности выданного предписания суд не принимает, поскольку в дела №5-418/2015 Общество не являлось стороной по делу, правила ст. 69 АПК РФ не применимы, а также факт признания вины должностным лицом в отсутствии события нарушения в отношении юридического лица не является доказательством законности выдачи оспариваемого предписания.

В соответствии с частью 1 статьи 65, 200 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации обязанность доказывания обстоятельств, послуживших основанием для принятия государственными органами, органами местного самоуправления, иными органами, должностными лицами оспариваемых актов, решений, совершения действий (бездействия), возлагается на соответствующий орган или должностное лицо.

Доводы Управления, изложенные в отзыве относительно значимости нарушений для охраняемых государством прав граждан в данном случае не свидетельствуют о законности предписания. В данном случае заявителем не допущено отказа в выдаче документов гражданам, доказательств не сохранности каких-либо документов не представлено Управлением.

При указанных обстоятельствах требования заявителя подлежат удовлетворению.

Аналогичная позиция изложена в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 04.09.2013 по делу N А46-28817/2012(Определение ВАС РФ от 18.12.2013 N ВАС-18308/13 по делу N А46-28817/2012).

Государственная пошлина относится на заинтересованное лицо в полном объеме по правилу ст. 333.17 НК РФ и ст. 110, 112 АПК РФ как распределение судебных расходов по неимущественному требованию.

Руководствуясь ст.ст. 110, 112, 167-176 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, арбитражный суд

РЕШИЛ:

заявленные требования удовлетворить.

Признать недействительным предписание № 6 от 25.05.2015 года, выданное Управлением государственной архивной службы Новосибирской области.

Взыскать с Управления государственной архивной службы Новосибирской области в пользу Открытого акционерного общества "Экспресс-пригород" судебные расходы по оплате государственной пошлины по делу в размере 3000 рублей.

Выдать исполнительный лист после вступления решения суда в законную силу.

Решение вступает в законную силу по истечении месячного срока со дня его принятия, если не подана апелляционная жалоба. В случае подачи апелляционной жалобы решение, если оно не отменено и не изменено, вступает в законную силу со дня принятия постановления арбитражного суда апелляционной инстанции.

Решение, не вступившее в законную силу, может быть обжаловано в порядке апелляционного производства в Седьмой арбитражный апелляционный суд (г. Томск) в течение месяца после его принятия.

Решение, вступившее в законную силу, может быть обжаловано в порядке кассационного производства в Арбитражный суд Западно-Сибирского округа (г. Тюмень) в срок, не превышающий двух месяцев со дня вступления его в законную силу при условии его апелляционного обжалования.

Апелляционная и кассационная жалобы подаются в арбитражный суд апелляционной и кассационной инстанций через принявший решение в первой инстанции арбитражный суд.

СУДЬЯ Т.А. Наумова