Гражданский кодекс часть 1

рассмотрев в судебном заседании заявление Открытого акционерного общества "Гаврилов-Ямский льнокомбинат" (ИНН <***>, ОГРН <***>) в лице конкурсного управляющего ФИО1

к Правительству Ярославской области в лице Управления по делам архивов Правительства Ярославской области (ИНН <***>, ОГРН <***>)

о признании незаконным решения заседания экспертно-проверочной методической комиссии Управления по делам архивов Правительства Ярославской области от 18.01.2019 о доработке описи № 2 дел по личному составу (лицевые счета) ОАО «Гаврилов-Ямский льнокомбинат» за 1961-2015 годы в количестве 749 дел;

об обязании ответчика согласовать документы по личному составу ОАО «Гаврилов-Ямский льнокомбинат» согласно описи № 2 за 1961-2015 гг.

3-е лицо, не заявляющее самостоятельных требований относительно предмета спора : Администрация Гаврилов-Ямского муниципального района

при участии:

от заявителя – ФИО1 – конкурсный управляющий, по определению суда по делу № А82-8987/2012,

от ответчика – ФИО2 – по дов. от 25.03.2019, ФИО3 – по дов. от 25.03.2019,

от 3-го лица – не присутствовали

установил:

Открытое акционерное общество "Гаврилов-Ямский льнокомбинат" в лице конкурсного управляющего ФИО1 обратилось в арбитражный суд с заявлением к Правительству Ярославской области в лице Управления по делам архивов о признании незаконным решения заседания экспертно-проверочной методической комиссии от 18.01.2019 о доработке описи № 2 дел по личному составу (лицевые счета) ОАО «Гаврилов-Ямский льнокомбинат» за 1961-2015 годы в количестве 749 дел, об обязании Управления по делам архивов Правительства Ярославской области согласовать документы по личному составу ОАО «Гаврилов-Ямский льнокомбинат» согласно описи № 2 за 1961-2015 гг.

Конкурсный управляющий заявителя требования поддержал, дал пояснения, оспариваемое решение считает незаконным.

Ответчик возражает против предъявленных требований, представил отзыв на заявление.

К участию в деле в качестве третьего лица, не заявляющего самостоятельных требований относительно предмета спора, привлечена Администрация Гаврилов-Ямского муниципального района.

Третье лицо поддержало правовую позицию ответчика, представило отзыв.

Суд установил следующее.

Решением Арбитражного суда Ярославской области от 05.08.2013 по делу № А82-8987/2012 ОАО «Гаврилов-Ямский льнокомбинат» признано несостоятельным (банкротом), открыто конкурсное производство. Конкурсным управляющим утвержден ФИО1.

Обращаясь в суд, конкурсный управляющий Общества указал, что в связи с большим объемом документов ОАО «Гаврилов-Ямский льнокомбинат» по личному составу и необходимостью организации их упорядочения, конкурсный управляющий ФИО1 в 2016 году обращался в Администрацию Гаврилов-Ямского муниципального района с письмом о заключении договора на формирование и сдачу документов по личному составу ОАО «Гаврилов-Ямский льнокомбинат» в архив с участием специалистов архивного отдела Администрации Гаврилов-Ямского МР.

Письмом от 20.02.2016г. №295 Администрация Гаврилов-Ямского муниципального района сообщила, что обработка документов ликвидируемых предприятий не предусмотрена должностными инструкциями специалистов архивного отдела Администрации, а платные услуги архивный отдел, как структурное подразделение Администрации муниципального района, не оказывает.

Конкурсный управляющий ФИО1 обратился в ГКУ ЯО «Государственный архив Ярославской области» с просьбой заключить договор на оказание услуг по формированию дел из россыпи управленческой документации и документов по личному составу ОАО «Гаврилов-Ямский льнокомбинат» и услуг по сдаче указанных документов в архив.

Письмом от 17.03.2016г. №09-16/210 ГКУ ЯО «Государственный архив Ярославской области» отказало конкурсному управляющему ОАО «Гаврилов-Ямский льнокомбинат» ФИО1 в заключении договора в связи с большим объемом плановых работ.

Открытое акционерное общество «Гаврилов-Ямский льнокомбинат» в лице конкурсного управляющего ФИО1 обращалось в Арбитражный суд Ярославской области с исковым заявлением к Государственному казенному учреждению Ярославской области «Государственный архив Ярославской области» об обязании заключить договор на оказание услуг по формированию дел из россыпи управленческой документации документов по личному составу ОАО «Гаврилов-Ямский льнокомбинат», согласно перечню услуг, указанному на сайте, и услуг по сдаче указанных документов ОАО «Гаврилов-Ямский льнокомбинат» в архив.

Решением Арбитражного суда Ярославской области от 08.06.2016 по делу №А82-4191/2016 в удовлетворении исковых требований отказано.

Конкурсным управляющим было подано заявление в Арбитражный суд Ярославской области об утверждении расходов на привлечение специалистов для формирования и сдачи документов в архив с учетом превышения лимита в конкурсном производстве с оплатой деятельности специалистов за счет средств должника в размере 915 120 руб. Определением Арбитражного суда Ярославской области по делу № А82-8987/2012 от 16.02.2017 заявление оставлено без удовлетворения.

Согласно п.3.7.8. Приказа Минкультуры РФ от 18.01.2007 N 19 (ред. от 16.02.2009) "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрировано в Минюсте РФ 06.03.2007 N 9059) учет поступлений архивных документов личного происхождения, передаваемых собственником в федеральную собственность, в собственность субъекта Российской Федерации или муниципальную собственность, ведется на основании акта приема на хранение документов личного происхождения (приложение N 10). К акту прилагаются сдаточная опись архивных документов и решение экспертно-проверочной комиссии архива или экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее - ЭПК) о приеме этих документов в архив.

При подготовке документов к сдаче в архив конкурсным управляющим составлены предисловие и опись.

14.12.2017 материалы направлены в Управление по делам архивов Правительства Ярославской области.

08.02.2018 получено заключение от 30.01.2018 г. № 31 с замечаниями и предложениями.

Конкурсным управляющим в Управление по делам архивов Правительства по ЯО направлена Опись дел по личному составу (лицевые счета) для согласования.

Получены замечания.

Конкурсный управляющий указал, что на основании ответа Архива внесены изменения, 17.07.2018 г. сдана опись № 2 с приложением.

Конкурсным управляющим получена выписка из протокола заседания экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства Ярославской области (далее - ЭПМК) от 24.08.2018 № 481 с замечаниями и предложениями.

Заявитель указал, что в предыдущих замечаниях от 26.06.2018 конкурсному управляющему было предложено: «изменить тип фонда на объединенный (ОАФ) и присвоить ему название, состоявшее из последнего переименования льнокомбината (государственной собственности) и последнего переименования акционерного общества (частной собственности). Письмом от 24.08.2018 №481 конкурсному управляющему направлена выписка из протокола заседания экспертно-методической комиссии от 17.08.2018 №13, где комиссия приняла решение о доработке описи №2 дел по личному составу (лицевые счета) ОАО «Гаврилов-Ямский льнокомбинат» за 1961-2015 годы в количестве 541 дела. В выписке указаны замечания и предложения. В том числе предложено включить в опись документы по личному составу, лицевые счета производственных подразделений, карточки формы Т-12, невостребованные трудовые книжки, списки работников, занятых на вредном производстве, а также комплекс документов по личному составу комбината до 1961.

Конкурсный управляющий сообщил суду, что указанные документы были утрачены, о чем при первой подаче документов в архив была приложена объяснительная записка.

На основании последних замечаний конкурсным управляющим внесены изменения. Документы повторно сданы в архив 18.12.2018г.

06.01.2019 заявителем получены документы из архива. Получена выписка из протокола заседания ЭПМК от 18.01.2019 г. № 1 (сопроводительное письмо от 28.01.2019 №26).

Согласно указанной выписке, членами ЭПМК были сделаны замечания и предложения следующего содержания:

«Внести исправления по ранее сделанным замечаниям:

- переоформить титульный лист: указать название объединенного архивного фонда, состоящее из последнего переименования льнокомбината (государственной собственности) и последнего переименования акционерного общества (частной собственности); обосновать дату преобразования арендного предприятия в закрытое акционерное общество, указав ссылку на документ о регистрации юридического лица в предисловии к описи; в предисловие включить сведения только за обрабатываемый период; объяснить принцип систематизации заголовков дел в описи; дополнить опись комплексом документов, обнаруженных в ходе обследования помещений комбината сотрудниками архивной службы Ярославской области 1 августа 2018 г.: приказы по личному составу, лицевые счета производственных подразделений (ткацкоподготовительного отделения, ткацкого цеха, центральной лаборатории, прядильного производства и др.), личные карточки формы Т-2, невостребованные трудовые книжки, и др.;

по вновь представленной описи:

- на титульном листе из названия описи исключить «(лицевые счета)»;

- в предисловии дополнить характеристику состава дел, включенных в опись (в опись включены приказы, ведомости по начислению заработной платы);

- документы описи систематизировать по группам (разделам), которые расположить по номинальному признаку в следующей последовательности: 1) приказы по личному составу, 2) лицевые счета, 3) ведомости по начислению заработной платы; оформить названия разделов, составить оглавление с указанием названий разделов;

- отредактировать последний абзац предисловия (указать принцип формирования описи, соответствующий структуре);

-отредактировать заголовки дел №№ 92,271;

-в деле № 347 исправить опечатку в дате;

-в делах №№ 542- 544, 562, 563, 570, 571, 577-579, 585-587, 592-594 и аналогичных - исключить крайние даты из графы 4;

-отредактировать заголовки дел №№ 649, 665-668, 676-678, 686-688 и подобные (дополнить «заработной платы»);

-отредактировать заголовки дел с приказами (употребить во множественном числе, номера приказов переместить в заголовок, например, дела №№ 546-554 и аналогичные);

-отформатировать графу 4 описи по ширине формата даты;

-не допускать двустороннюю печать.

При доработке описи рекомендовано обратиться за консультацией в архивный отдел Администрации Гаврилов-Ямского муниципального района».

Конкурсный управляющий не согласен с каждым из пунктовзамечаний и предложений с 1 по 12.

Заявитель пояснил суду, что в Управление по делам архивов Правительства Ярославской области неоднократно направлялись объяснительные записки о том, что часть документов была утрачена в результате подтопления помещений ОАО «Гаврилов-Ямский льнокомбинат» еще до признания должника банкротом и назначении конкурсным управляющим должника ФИО1 Документы по личному составу бывшим руководителем должника арбитражному управляющему не передавались, поэтому при формировании документов для сдачи в архив конкурсным управляющим учитывались только те документы, которые фактически были выявлены и находились по юридическому адресу должника на момент введения процедуры.

Все недвижимое имущество по юридическому адресу ОАО «Гаврилов-Ямский льнокомбинат» реализовано на торгах в процедуре конкурсного производства должника. В связи с чем конкурсный управляющий обращался в Управление по делам архивов Правительства Ярославской области с письмом о назначении места передачи документов на территории Управления по делам архивов Правительства Ярославской области, также в связи с невозможностью прибытия в назначенное место и время в связи с участием ФИО1 в судебном заседании, конкурсный управляющий также направлял письмо Управление по делам архивов Правительства Ярославской области о переносе даты и времени приема-передачи документов на иную дату.

Конкурсный управляющий ставит под сомнение осмотр представителями ответчика помещений Общества и выявление в них утраченных документов. Заявитель указал, что никаких документов, подтверждающих, какие именно документы будто бы выявлены Архивом в помещениях на территории ОАО «Гаврилов-Ямский льнокомбинат», не представлялось.

Заявитель указал, что все замечания комиссии им устранялись, но при последующей подаче документов находились новые замечания и предложения, которые носят формальный характер.

Конкурсный управляющий полагает, учитывая социальную направленность и важность хранения архивных документов граждан, необходимость соблюдения и обеспечения их социальных прав и гарантий, что Архив в силу указанных выше норм права обязан согласовать и принять на хранение документы по личному составу Комбината, находящиеся на хранении у Должника.

Заявитель указал, что отсутствие согласования Комиссией описей дел фактически является отказом в согласовании и принятии Архивом документов, что является незаконным и может повлечь нарушение прав граждан - работников Общества, а также влечет невозможность завершения процедуры конкурсного производства в отношении Комбината.

Указанное явилось основанием для обращения заявителя в суд с заявлением о признании незаконным решения заседания экспертно-проверочной методической комиссии от 18.01.2019 о доработке описи № 2 дел по личному составу (лицевые счета) ОАО «Гаврилов-Ямский льнокомбинат» за 1961-2015 годы в количестве 749 дел, об обязании Управления по делам архивов Правительства Ярославской области согласовать документы по личному составу ОАО «Гаврилов-Ямский льнокомбинат» согласно описи № 2 за 1961-2015 гг.

Оценив доводы сторон, исследовав представленные в дело доказательства, суд пришел к следующим выводам.

Согласно ч. 1 ст. 198, ч. 4 ст. 200 и ч. 3 ст. 201 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации основанием для признания недействительными ненормативных правовых актов, незаконными решений и действий (бездействия) органов, осуществляющих публичные полномочия, должностных лиц, является наличие одновременно двух условий: их несоответствие закону или иному нормативному правовому акту и нарушение прав и законных интересов лица, обратившегося в суд с соответствующим требованием, в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности.

В соответствии с пунктом 5 ст. 200 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации обязанность доказывания соответствия оспариваемого ненормативного правового акта закону или иному нормативному правовому акту, законности принятия оспариваемого решения, совершения оспариваемых действий (бездействия), наличия у органа или лица надлежащих полномочий на принятие оспариваемого акта, решения, совершение оспариваемых действий (бездействия), а также обстоятельств, послуживших основанием для принятия оспариваемого акта, решения, совершения оспариваемых действий (бездействия), возлагается на орган или лицо, которые приняли акт, решение или совершили действия (бездействие).

Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (независимо от форм собственности), а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Закон об архивном деле РФ).

Пунктом 1 статьи 17 Закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ предусмотрена обязанность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.

Согласно части 3 статьи 6, части 1 статьи 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с последующими изменениями) (далее - Закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ) специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, а также инструкцию по применению этих перечней.

В соответствии с положениями статьи 6 Закона об архивном деле архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов. Решение вопросов о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов осуществляется экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела в пределах их компетенции. Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, государственным, муниципальным архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов.

Согласно п. 1.1. Положения об управлении по делам архивов Правительства области, утвержденного постановлением Губернатора области от 22.02.2008 № 141, управление по делам архивов Правительства области (далее - управление) является структурным подразделением Правительства области, осуществляющим функции по реализации государственной политики в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Ярославской области и других архивных документов на территории Ярославской области в интересах граждан, общества и государства, а также функции по нормативно-правовому регулированию и контролю за соблюдением законодательства об архивном деле. Функциями управления являются, в частности, проведение экспертизы ценности архивных документов, принятие решения о включении архивных документов в состав Архивного фонда Ярославской области (п. 3.1.2.1. Положения), согласование номенклатуры дел, положения об экспертной комиссии и об архиве организаций - источников комплектования архивных учреждений Ярославской области, описи дел по личному составу (п. 3.1.2.2. Положения). Для обеспечения решения поставленных задач управление обеспечивает деятельность комиссий, советов, коллегий, рабочих групп, иных совещательных и коллегиальных органов, образованных для решения вопросов, связанных с задачами управления, в том числе экспертно-проверочной методической комиссии управления (п. 3.2.5. Положения).

В соответствии с п. 1.1. Положения об экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства Ярославской области, утвержденного постановлением Правительства области от 19.08.2008 № 363, экспертно-проверочная методическая комиссия управления по делам архивов Правительства Ярославской области (далее -ЭПМК) является постоянно действующим органом, осуществляющим рассмотрение научно-методических и практических вопросов экспертизы ценности документов и включения их в состав Архивного фонда Ярославской области, обеспечивающим методическое руководство и координацию деятельности экспертно-методической комиссии государственного казенного учреждения Ярославской области «Государственный архив Ярославской области» и экспертных комиссий организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов. ЭПМК в соответствии с возложенными на нее задачами рассматривает и выносит решения о согласовании проектов, в том числе, описей дел по личному составу, представляемых организациями.

В дело представлены экспертные заключения членов комиссии о качестве подготовки проектов документов, представленных на рассмотрение ЭПМК, которые содержат рукописный текст в отношении исследуемого материала.

Решения ЭПМК, принятые в пределах ее компетенции, являются обязательными для исполнения архивными учреждениями области, а также органами государственной власти области, местного самоуправления муниципальных образований области, учреждениями, организациями и предприятиями области, являющимися источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.

В пункте 2 статьи 3 названного Закона указано, что под архивным документом понимается материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Согласно абзацу 11 п. 2 ст. 129 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» конкурсный управляющий обязан передавать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия передачи документов должника на хранение устанавливаются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В силу ч. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Закон об архивном деле) при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

В соответствии с пунктом 4.4.1. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, архивные документы принимаются в государственный и муниципальный архивы в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом. Документы по личному составу принимаются экспертно-проверочными методическими комиссиями по описям дел. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих указанные документы на хранение в архив.

Содержание оспариваемой выписки из протокола от 18.01.2019 №1 заседания ЭПМК позволяет прийти к выводу, что изложенные замечания и предложения основаны на действующих нормативных документах, в том числе Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (далее - Правила работы государственных и муниципальных архивов), Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526 (далее - Правила работы архивов организаций), а также методических рекомендаций «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу», согласованных Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве и Методических рекомендаций «Составление архивных описей», разработанных Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) для Росархива в 2003 г.

Из пояснений ответчика следует, что члены ЭМПК при рассмотрении документов также руководствуются методическими рекомендациями по фондированию документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, разработанными по заданию Росархива ВНИИДАДом в 2007 г., методическими рекомендациями по применению Правил работы архивов организаций, разработанных ВНИИДАД в 2018 г., методическими рекомендациями по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (Росархив, ВНИИДАД, 2018).

Предложение Комиссии переоформить титульный лист основано на требованиях пунктов 2.8.6, 3.5.3, 5.5.1 Правил работы государственных и муниципальных архивов, где, в частности, предусмотрено, что в справочный аппарат описи дел входят, в частности, титульный лист, оглавление, предисловие. На титульном листе описи помещаются: полное название архива, название и номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись архивных документов (п. 5.5.1 Правил работы государственных и муниципальных архивов). Название архивного фонда состоит из полного и (в скобках) официально принятого сокращенного названия фондообразователя с указанием его подчиненности, местонахождения, крайних дат существования. Название объединенного архивного фонда состоит, в том числе, из перечня названий сменявших друг друга организаций (п. 3.5.3 Правил работы государственных и муниципальных архивов).

На основании п. 2.8.6 Правил работы государственных и муниципальных архивов хронологическими границами архивного фонда организации являются устанавливаемые на основе нормативных актов официальные даты их образования (регистрации) и ликвидации. Хронологическими границами объединенного архивного фонда являются даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда.

Аналогичные положения содержатся и в пункте 5.5 Правил работы архивов организаций, в соответствии с которым к описям дел постоянного хранения и по личному составу составляются титульный лист, предисловие. На титульном листе описи указываются: последнее полное наименование организации, соответствующее названию ее архивного фонда, номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись единиц хранения. Если наименование организации изменялось, на титульном листе (в случае необходимости - на дополнительном листе) под последним наименованием организации указываются в скобках все ее переименования в исторической (хронологической) последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись.

Кроме того, согласно п. 4.3 Методических рекомендаций «Составление архивных описей» (ВНИИДАД, 2003 г.) справочный аппарат к описи выполняет функцию первого ознакомления с документами фонда, также способствует поиску необходимой информации; уточнению смыслового содержания описи и поисковых данных. При составлении научно-справочного аппарата к описи необходимо правильно и точно оформлять его элементы. Титульный лист архивной описи является обязательным элементом справочного аппарата для описей. Он содержит информацию, определяющую принадлежность документов, внесенных в опись, к конкретному фонду, к определенному периоду времени, а также поисковые данные, способствующие нахождению описи в архиве.

Название фонда на титульном листе описи дается в виде официально принятого полного и в скобках сокращенного названия учреждения-фондообразователя. При изменении названия фондообразователя или его подведомственности в течение периода времени, за который составлена опись, на титульном листе указывается сначала последнее его название, а затем все изменения в его названии в хронологической последовательности с указанием начальной и конечной дат существования каждого названия фондообразователя под данным названием. Если название фондообразователя менялось многократно, на титульном листе дается его последнее название, а все переименования приводятся в листе переименований, который помещается за титульным листом.

В соответствии с пунктом 1 Методических рекомендаций по фондированию документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (Росархив, ВНИИДАД, 2007 г.) одним из видов архивного фонда является объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух или более юридических лиц, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи (однородность, преемственность деятельности, местонахождение. В названии архивного фонда следует указывать его хронологические границы, а пунктом 5.4 указанных рекомендаций предусмотрено, что при фондировании документов коммерческих (хозяйственных) организаций из всех факторов, которые влияют на их фондирование, наиболее существенными являются: изменение формы собственности организации-фондообразователя и ее реорганизация.

Документы организаций, перешедших из государственной в частную собственность, составляют с момента акционирования, приватизации организаций новые архивные фонды. Вместе с тем, возможно создание из документов акционированных, приватизированных организаций родственного характера деятельности объединенных архивных фондов.

Подпунктом 4.1 пункта 4 Методических рекомендаций по применению Правил работы архивов организаций (ВНИИДАД, 2018 г.) предусмотрено, что название описивключает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и др.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись.

Требования к содержанию предисловия к описипредусмотрены пунктом 5.5.1 Правил работы государственных и муниципальных архивов, согласно которому в предисловии кратко излагаются история фондообразователя и архивного фонда; аннотация состава и содержания архивных документов (с выделением наиболее типичных групп единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описи.

Пункты 5.4.1.2 и 5.4.1.3 Правил работы государственных и муниципальных архивов предусматривают, что сведения по истории фондообразователя включают даты его образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру и функции, названия организации-предшественника и правопреемника. Сведения по истории архивного фонда включают дату его поступления в архив, объем и крайние даты архивных документов, степень их сохранности; особенности формирования, описания и систематизации; информацию об изменениях в составе и объеме архивного фонда и их причинах, о наличии архивных документов других организаций; о составе научно-справочного аппарата к архивному фонду. Аннотация о составе и содержании архивных документов архивного фонда включает краткую обобщенную характеристику этих документов по видам и их содержания по темам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.

Аналогичные требования к предисловию к описи содержатся в пункте 5.5 Правил работы архивов организаций: в предисловии к описи кратко излагаются переименования организации в исторической (хронологической) последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись.

Требования к форме (формуляру) описи дел по личному составу основаны на пункте 5.5.1 Правил работы государственных и муниципальных архивов, а также форме описи по приложению № 38 приказа Минкультуры РФ от 10.09.2007 г. № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии Наук» (далее - приказ Минкультуры РФ № 1273).

Требования к установленной форме описи содержатся и в пунктах 3.6 и 5.5 Правил работы архивов организаций и в приложении № 15 к указанным пунктам, в соответствии с которыми описи дел составляются по установленной форме и состоят из описательных статей единиц хранения, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения, заголовок единицы хранения, крайние даты единицы хранения, срок хранения, количество листов в единице хранения.

По вопросу систематизации дел в описиподпунктом 2.9.1. пункта 2.9 Правил работы государственных и муниципальных архивов предусмотрено, что единицы хранения систематизируются согласно схеме систематизации архивных документов в архивном фонде.

Схема систематизации архивных документов в архивном фонде является основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и закрепляется описью дел.

Систематизация единиц хранения в пределах архивного фонда по разделам (подразделам) схемы систематизации проводится с учетом одного или нескольких следующих признаков:

-структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

-хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);

-функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);

-номинального (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов) и др.

Единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп архивных документов архивного фонда в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются в порядке значимости и логической взаимосвязи видов и разновидностей документов.

Единицы хранения, представляющие собой личные дела, систематизируются по годам увольнения и алфавиту фамилий.

Содержание указанных требований систематизации дел в описи раскрыто также и в пункте 3.2 Методических рекомендаций «Составление архивных описей» (ВНИИДАД, 2003 г.), в соответствии с которым признак систематизации единиц хранения в описи документов по личному составу устанавливается по выбору составителя, исходя из состава и объема документов.

Основной признак систематизации - хронологически-структурный. При большом объеме, широкой хронологии документов, а также при описании дел ликвидированных предприятий допускается структурно-хронологический, а для бесструктурных учреждений - номинально-хронологический признаки систематизации дел. Не допускается изменение признака систематизации единиц хранения в продолжающейся описи.

Внутри структурного подразделения учреждения или года документы располагаются в соответствии с номенклатурой дел данной организации или по степени значимости.

Пунктом 4.1.7 Методических рекомендаций по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (Росархив, ВНИИДАД, 2018 г.) предусмотрены аналогичные требования к систематизации дел в описи: «Признак систематизации единиц хранения в описи дел по личному составуустанавливается по выбору составителя, исходя из состава и объема документов.

Для действующих организаций основной признак систематизации -хронологически-структурный. При большом объеме, широкой хронологии документов, а также при описании дел ликвидированных предприятий допускается структурно-хронологический» признак систематизации.

Относительно требований к заголовкам описипунком 2.7 Методических рекомендаций «Составление архивных описей» (ВНИИДАД, 2003 г.) установлено следующее.

При описании организационно-распорядительной документации по личному составу указываются: вид документа (приказ, распоряжение и т.д.); крайние номера приказов, кроме случаев, когда приказы не имеют валовой нумерации; наименование учреждения; в графе «крайние даты» - число, месяц, год.

При описании лицевых счетов работников по заработной плате следует указывать месяц и год. Если за отдельные месяцы лицевые счета отсутствуют, в заголовке единицы хранения следует это отметить.

При описании личного дела указывается фамилия, имя, отчество конкретного лица в именительном падеже, крайние даты его поступления на работу и увольнения с работы, количество листов и срок хранения дела.

В заголовке единицы хранения, содержащей личные карточки формы Т-2, указывается год увольнения работников.

Пунктом 4.1.6 Методических рекомендаций по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (Росархив, ВНИИДАД, 2018 г.) рекомендовано при описании организационно-распорядительной документации по личному составу в заголовках описей дел указывать: вид документа (приказ, распоряжение); вид деятельности (по личному составу), автор (официальное сокращенное название организации); хронологический период.

При описании личного дела особое внимание уделяется организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения) по личному составу. По ним

устанавливаются крайние даты личного дела. При описании личного дела указывается фамилия, имя, отчество конкретного лица в именительном падеже; крайние даты его поступления на работу и увольнения с работы; количество листов и срок хранения дела.

Замечания о недопустимости двусторонней печати документов, которые сдаются в архив, суд полагает обоснованными.

Полистная нумерация описи закрепляется листом-заверителем (п.3.5.6 Правил работы государственных и муниципальных архивов, приложение № 3 к Приказу Минкультуры РФ № 1273), который также отнесен указанными Правилами к составу основных и обязательных учетных документов. Согласно указанным нормам, документы дела фонда должны быть пронумерованы с составлением листа-заверителя, подшиты (прошнурованы), заключены в твердую обложку. Утвержденная типовая форма о включении в дело новых архивных документов содержит указание на листы, а не страницы. Таким образом, требования Комиссии, направленные на оформление документов с односторонней печатью, предусмотрено выше указанными нормами.

Отдельные замечания, сделанных членами ЭПМК, носят технический характер (исправить опечатку, отредактировать заголовки).

В отношении замечаний о необходимости дополнения описи комплексом документов суд пришел к следующему.

Из представленных суду ответчиком Отчета об организации ведомственного хранения управленческой документации на 01.12.1995 (статистическая отчетность форма №10-АВ (уд) по Гаврилов-Ямскому льнокомбинату «Заря социализма», паспорта архива организации (ЗАО «Гаврилов-Ямский льнокомбинат»), хранящей управленческую документацию, на 01.12.2003 следует, что количество единиц хранения, в том числе документов по личному составу, значительно выше 749 дел, указанных в описи по личному составу, представленной заявителем ответчику.

Из ответа прокуратуры Гаврилов-Ямского района от 04.09.2018 №520ж/2018/848, составленного в результате проведенной проверки, следует, что в одном из складских помещений обнаружены архивные документы, в том числе по личному составу предприятия, документы читаемы, следов затопления не установлено; представленная заявителем 15.06.2018 и 17.06.2018 в Управление информация и опись дел по личному составу представлена не в полном объеме.

Заявитель пояснял, что часть документов утрачена предприятием еще до введения конкурсного производства, о чем им представлялась объяснительная записка. Также заявитель ссылался на решение Гаврилов-Ямского районного суда Ярославской области от 16.12.2002 по делу №2-864-2002 о взыскании с ЗАО «Гаврилов-Ямский льнокомбинат» в пользу работника доплату к пенсии. В указанном решении отражен факт утраты предприятием архива в результате затопления помещений подвала, в том числе были утрачены документы о получаемой работником зарплате.

Оценив представленные доказательства, суд считает, что указание ответчиком в оспариваемом акте на необходимость дополнения описи комплексом документов основана фактических обстоятельствах дела и имеет документальное подтверждение. При этом указанное заявителем решение районного суда от 16.12.2002 по делу №2-864-2002 действительно имеет ссылку на факт затопления помещений предприятия и утрату документов работника, однако в силу предмета спора не содержит указания на масштабы затопления, количество и содержание утраченных документов и т.п. Решение содержит информацию об утрате финансовых документов, сведений о заработной плате работника. К тому же предприятие в дальнейшем сдавало статотчетность на 01.12.2003, где отражены данные, указанные выше.

В связи с изложенным замечания Комиссии обоснованны.

В результате рассмотрения спора суд пришел к выводу об отсутствии оснований для удовлетворения заявленных требований.

В связи с предоставлением заявителю отсрочки в уплате госпошлины и учитывая результат рассмотрения дела, в силу ст.110 АПК РФ госпошлина относится судом на заявителя.

Руководствуясь статьями 110, 167-170, 201 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, арбитражный суд

Р Е Ш И Л:

В удовлетворении заявленных требований отказать.

Взыскать с Открытого акционерного общества "Гаврилов-Ямский льнокомбинат" в доход федерального бюджета 3000 руб. государственной пошлины. Исполнительный лист выдать по истечении 10-дневного срока со дня вступления решения в законную силу.

Решение может быть обжаловано в порядке апелляционного производства во Второй арбитражный апелляционный суд в месячный срок со дня его принятия (изготовления его в полном объеме).

Апелляционная жалоба подается через Арбитражный суд Ярославской области, в том числе посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в сети «Интернет», - через систему «Мой арбитр» (http://my.arbitr.ru).

Решение, выполненное в форме электронного документа, направляется лицам, участвующим в деле, и другим заинтересованным лицам посредством его размещения на официальном сайте арбитражного суда в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" - http://kad.arbitr.ru (ч.1 ст.177, ч.1 ст.186 АПК РФ). По ходатайству указанных лиц копии решения на бумажном носителе могут быть направлены им в пятидневный срок со дня поступления соответствующего ходатайства в арбитражный суд.

Судья

Секерина С.Е.