Приказ ГФС России от 31.12.2010 N 421 (ред. от 24.08.2020) "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в системе Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации"

1. Утвердить согласованную с Федеральным архивным агентством Инструкцию по делопроизводству в системе Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации (далее Инструкция).

2. Начальникам подразделений ГФС России:

2.1. Организовать изучение Инструкции сотрудниками, осуществляющими работу с документами.

2.2. Обеспечить ведение делопроизводства в соответствии с установленными Инструкцией требованиями, контроль за своевременным и качественным рассмотрением поступающих на исполнение документов.

1. Инструкция по делопроизводству в системе Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации (далее именуется - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации (далее - ГФС России) документов, совершенствования делопроизводства в системе ГФС России и повышения его эффективности.

2. Инструкция подготовлена в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Положением о Государственной фельдъегерской службе Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 7 апреля 2014 г. N 213, Регламентом Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации, утвержденным приказом ГФС России от 5 сентября 2017 г. N 230, и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76.

3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в ГФС России, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.

4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

5. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми директором ГФС России.

6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

7. Организацию, совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в управлениях центрального аппарата, территориальных органах и подведомственных организациях ГФС России, расположенных в г. Москве (далее также - подразделения ГФС России), методическое руководство за соблюдением установленного порядка работы с документами в системе ГФС России осуществляет Управление делами ГФС России (далее - Управление делами).

8. Непосредственное ведение делопроизводства:

- в управлениях центрального аппарата, в территориальных органах ГФС России, расположенных в г. Москве, осуществляется общим отделом Управления делами;

- в территориальных органах ГФС России, расположенных в субъектах Российской Федерации (далее - территориальные органы) - руководителем либо сотрудником, назначенным приказом руководителя территориального органа и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями (далее - ответственный за ведение делопроизводства);

- в подведомственных организациях - самостоятельно.

9. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения директора ГФС России.

10. Сотрудники, осуществляющие непосредственную работу с документами, несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции.

11. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе сотрудники обязаны передать все находящиеся у них документы сотруднику, ответственному за делопроизводство, или другому сотруднику по указанию руководителя подразделения, при увольнении или переводе по службе сотрудника передача документов и дел осуществляется по акту, который составляется в произвольной форме.

12. При обнаружении утраты документов, их повреждении и в случаях нарушения правил работы с ними, установленных Инструкцией, сотрудники подразделений ГФС России обязаны незамедлительно доложить об этом своему непосредственному руководителю и в Управление делами ГФС России, а в территориальных органах - непосредственному руководителю. По распоряжению непосредственного руководителя проводится служебная проверка, о результатах которой информируются руководство ГФС России и руководитель Управления делами ГФС России.

13. Для целей настоящей Инструкции используются следующие термины и определения:

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах государственной власти;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

служба делопроизводства - структурное подразделение центрального аппарата, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях ГФС России и территориальных органах;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

документальный фонд - совокупность документов, образующихся в процессе деятельности ГФС России.

14. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов. Документы ГФС России, структурных подразделений ГФС России, а также территориальных органов, обладающих полномочиями на их издание, должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный состав реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов ГФС России (далее - бланки) изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или оформляются в виде электронных шаблонов бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта. Электронные шаблоны бланков должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля: не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее. Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма оформляются на бланках с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".

15. В системе ГФС России устанавливаются следующие виды бланков:

бланк письма;

бланк письма должностного лица (директора, заместителя директора);

бланк конкретного вида документа (приказ, распоряжение, доверенность, протокол, решение и т.д.).

Бланк письма включает в себя реквизиты 01 (или 02), 03, 04 и ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 10, 12, 13 (при необходимости могут проставляться ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 06, 07, 08, 09, 14).

Бланк письма должностного лица включает в себя реквизиты 01 (или 02), 03, 04, 16 и ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 10, 12, 13 (при необходимости могут проставляться ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 06, 07, 08, 09, 14).

Бланк конкретного вида документа включает в себя реквизиты 01 (или 02), 03, 05, 09 и при необходимости ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 06, 07, 08, 12, 13.

В зависимости от расположения реквизитов применяют два варианта бланков - угловой и продольный. Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см. Расположение реквизитов и границ зон на формате A4 углового бланка приведены в Приложении N 1, продольного - в Приложении N 2.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

16. Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" в одноцветном варианте и помещается только на бланках документов ГФС России, изготовленных на бумажном носителе. Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитом "наименование ГФС России - автора документа" на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. Размер герба составляет 17 x 17 мм. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые бланки) используются для оформления служебных писем, положений, регламентов, доверенностей и других официальных документов.

Гербовые бланки изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам ГФС России.

Гербовые бланки подлежат учету, хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах и выдаются получателям под роспись. На гербовых бланках типографским способом или нумератором наносятся порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетном журнале, который включается в номенклатуру дел ГФС России (Приложение N 3).

Уничтожение не использованных и испорченных гербовых бланков осуществляется по акту, с отметкой в регистрационно-учетном журнале.

Контроль изготовления, использования и хранения бланков ГФС России осуществляется отделом организационно-документационного обеспечения и технической защиты информации ГФС России.

При тиражировании документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки средствами оперативной полиграфии, каждая копия документа заверяется печатью Управления делами ГФС России.

17. Геральдический знак - эмблема органов федеральной фельдъегерской связи помещается на бланках документов в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 14 мая 2001 г. N 533 "Об учреждении геральдического знака - эмблемы и флага органов федеральной фельдъегерской связи". Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитом "наименование ГФС России, подразделения ГФС России, территориального органа - автора документа" на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Изготовление бланков с геральдическим знаком - эмблемой органов федеральной фельдъегерской связи допускается типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии, или воспроизведением с помощью средств вычислительной техники.

18. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

19. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков утверждаются директором ГФС России. Введение в обращение по мере необходимости новых образцов бланков и электронных шаблонов бланков в подразделениях ГФС России осуществляется по разрешению (поручению) директора ГФС России (в территориальных органах - соответствующего руководителя территориального органа по согласованию с Управлением делами). Соответствующие предложения подразделений ГФС России вносятся директору ГФС России руководством Управления делами вместе с их образцами. Образцы бланков на стандартных листах бумаги приведены в Приложениях NN 4 - 14, 45.

20. Документы, создаваемые в ГФС России, имеют определенный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности ГФС России, являются:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - геральдический знак - эмблема органов федеральной фельдъегерской связи;

03 - наименование ГФС России, подразделения ГФС России, территориального органа - автора документа;

04 - справочные данные о ГФС России (подразделении ГФС России, территориальном органе);

05 - наименование вида документа;

06 - дата документа;

07 - регистрационный номер документа;

08 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

09 - место составления (издания) документа;

10 - адресат;

11 - гриф утверждения документа;

12 - заголовок к тексту;

13 - отметка о контроле;

14 - текст документа;

15 - отметка о приложении;

16 - наименование должности;

17 - подпись (отметка об электронной подписи <1>);

--------------------------------

<1> Место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения личной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе.

18 - гриф согласования документа;

19 - виза;

20 - печать;

21 - отметка о заверении копии;

22 - отметка об исполнителе;

23 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

24 - отметка о поступлении документа в ГФС России (территориальный орган);

25 - отметка о конфиденциальности;

26 - указания по исполнению документа (резолюция);

27 - ссылка на документ.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.

При подготовке документов рекомендуется основываться на Правилах оформления реквизитов (Приложение N 15).

21. ГФС России разрабатывает проекты федеральных законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации и соответствующих поручений.

Предложения о разработке проектов федеральных законов для включения в проект плана законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации представляются в юридическую службу, на которую возложены функции по подготовке сводных предложений по законопроектной деятельности. Указанные предложения должны содержать:

а) рабочее наименование проекта федерального закона и согласованные в установленном порядке концепцию и проект технического задания на его разработку;

б) наименование федерального органа исполнительной власти - головного исполнителя и перечень соисполнителей;

в) информацию о предлагаемых сроках рассмотрения проекта федерального закона в Правительстве Российской Федерации и внесения его в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации.

Сводные предложения подготавливаются соответствующим подразделением ГФС России, визируются руководителем юридической службы, заместителями директора ГФС России и иными должностными лицами, определенными директором ГФС России, и докладываются директору ГФС России для последующего представления в Министерство юстиции Российской Федерации.

Подготовленные в подразделениях ГФС России законопроекты с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений, визируются начальниками подразделений ГФС России, руководителем юридической службы, заместителями директора ГФС России (в соответствии с распределением обязанностей) и вносятся в Правительство Российской Федерации в соответствии с требованиями, установленными Регламентом Правительства Российской Федерации.

Проекты федеральных законов до их внесения в Правительство Российской Федерации подлежат обязательному согласованию в порядке, установленном Регламентом Правительства Российской Федерации. Направление завизированных в соответствующих подразделениях ГФС России, в том числе в юридической службе, проектов актов на обязательное согласование осуществляется директором ГФС России (заместителем директора ГФС России).

Заместители директора и начальники подразделений ГФС России обеспечивают согласование проекта акта, в том числе путем проведения согласительных совещаний.

Проекты федеральных законов, указов Президента Российской Федерации нормативного характера и постановлений Правительства Российской Федерации после их согласования в установленном порядке и до внесения в Правительство Российской Федерации направляются директором ГФС России или его заместителем (в соответствии с распределением обязанностей) на заключение в Министерство юстиции Российской Федерации.

В случаях, установленных Регламентом Правительства Российской Федерации, проекты актов направляются на заключение в Министерство финансов Российской Федерации и Министерство экономического развития Российской Федерации.

Проекты федеральных законов вносятся директором ГФС России (лицом, исполняющим его обязанности).

Правила подготовки и оформления законопроектов представлены в Приложении N 16.

22. ГФС России в пределах своей компетенции подготавливает проекты актов (УКАЗОВ и РАСПОРЯЖЕНИЙ) Президента Российской Федерации. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации производится в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, настоящей Инструкцией.

Подготовленные в подразделениях ГФС России проекты актов Президента Российской Федерации с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений, визируются начальниками подразделений ГФС России, руководителем юридической службы, заместителями директора ГФС России (в соответствии с распределением обязанностей) и вносятся в Правительство Российской Федерации в соответствии с требованиями, установленными Регламентом Правительства Российской Федерации.

Проекты актов Президента Российской Федерации до их внесения в Правительство Российской Федерации подлежат обязательному согласованию в порядке, установленном Регламентом Правительства Российской Федерации. Направление завизированных в соответствующих подразделениях ГФС России, в том числе в юридической службе, проектов актов на обязательное согласование осуществляется директором (заместителем директора).

Заместители директора и начальники подразделений ГФС России обеспечивают согласование проекта акта, в том числе путем проведения согласительных совещаний.

Проекты актов Президента Российской Федерации после их согласования в установленном порядке и до внесения в Правительство Российской Федерации направляются директором ГФС России или его заместителем (в соответствии с распределением обязанностей) на заключение в Министерство юстиции Российской Федерации.

В случаях, установленных Регламентом Правительства Российской Федерации, проекты актов направляются на заключение в Министерство финансов Российской Федерации и Министерство экономического развития Российской Федерации.

Проекты актов Президента Российской Федерации вносятся директором ГФС России (лицом, исполняющим его обязанности).

Правила подготовки и оформления проектов актов Президента Российской Федерации представлены в Приложении N 17.

23. Подготовка и оформление проектов актов (ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ) Правительства Российской Федерации производится ГФС России в соответствии с порядком, установленным Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

Подготовленные в подразделениях ГФС России проекты актов Правительства Российской Федерации с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений, визируются начальниками подразделений ГФС России, руководителем юридической службы, заместителями директора ГФС России (в соответствии с распределением обязанностей) и вносятся в Правительство Российской Федерации в соответствии с требованиями, установленными Регламентом Правительства Российской Федерации.

Проекты актов Правительства Российской Федерации до их внесения в Правительство Российской Федерации подлежат обязательному согласованию в порядке, установленном Регламентом Правительства Российской Федерации. Направление завизированных в соответствующих подразделениях ГФС России, в том числе в юридической службе, проектов актов на обязательное согласование осуществляется директором ГФС России (заместителем директора).

Заместители директора и начальники подразделений ГФС России обеспечивают согласование проекта акта, в том числе путем проведения согласительных совещаний.

Проекты постановлений Правительства Российской Федерации после их согласования в установленном порядке и до внесения в Правительство Российской Федерации направляются директором или его заместителем (в соответствии с распределением обязанностей) на заключение в Министерство юстиции Российской Федерации.

В случаях, установленных Регламентом Правительства Российской Федерации, проекты актов направляются на заключение в Министерство финансов Российской Федерации и Министерство экономического развития Российской Федерации.

Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся директором ГФС России (лицом, исполняющим его обязанности).

Правила подготовки и оформления проектов актов Правительства Российской Федерации представлены в Приложении N 18.

24. Нормативные правовые акты <2> издаются ГФС России на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по собственной инициативе в пределах ее компетенции в соответствии с Положением о Государственной фельдъегерской службе Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 7 апреля 2014 г. N 213 "Вопросы Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации", в виде приказов, распоряжений, а также в виде решений, правил, инструкций, положений и регламентов, утверждаемых приказами ГФС России.

--------------------------------

<2> Нормативный правовой акт - это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм (общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение) (п. 2 Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденных приказом Минюста России от 4 мая 2007 г. N 88").

25. Подготовку и согласование проекта нормативного правового акта осуществляет соответствующее подразделение ГФС России с привлечением при необходимости специалистов научных и иных организаций. Проекты нормативных правовых актов до их подписания подлежат обязательному согласованию с юридической службой ГФС России.

26. Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.

Подразделения центрального аппарата и территориальные органы не вправе издавать нормативные правовые акты.

27. Порядок подготовки и оформления нормативных правовых актов ГФС России установлен Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895), Регламентом Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации, утвержденным приказом ГФС России от 5 сентября 2017 г. N 230, настоящей Инструкцией.

28. Нормативный правовой акт может быть издан совместно несколькими федеральными органами исполнительной власти или одним из них по согласованию с другими. В целях подготовки проектов нормативных правовых актов межведомственного характера директор ГФС России (лицо его замещающее), по согласованию с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, может создавать межведомственные рабочие группы.

29. Проект нормативного правового акта подлежит согласованию с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также если проект нормативного правового акта содержит положения межотраслевого значения или предусматривает совместную деятельность федеральных органов исполнительной власти.

Проект нормативного правового акта, оказывающий влияние на доходы или расходы федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации, местных бюджетов и бюджетов государственных внебюджетных фондов, подлежит направлению в Министерство финансов Российской Федерации на заключение, в котором дается оценка финансовых последствий принятия соответствующих решений для указанных бюджетов и внебюджетных фондов. Указанное заключение готовится в 30-дневный срок с даты поступления проекта нормативного правового акта.

30. Согласование проекта нормативного правового акта или подготовка заключений осуществляется федеральным органом исполнительной власти в соответствии с установленной сферой деятельности в 30-дневный срок со дня поступления проекта такого акта или заключения. Подготовка заключений об оценке целесообразности проведения мероприятий по информатизации и (или) их финансирования осуществляется Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации в 20-дневный срок со дня поступления проекта нормативного правового акта, содержащего мероприятия по информатизации.

В случае непредставления федеральным органом исполнительной власти документа, подтверждающего согласование проекта нормативного правового акта, либо замечаний к нему по истечении указанного срока проект нормативного правового акта считается согласованным.

В случае представления федеральным органом исполнительной власти замечаний и возражений, выходящих за пределы установленной сферы деятельности федерального органа исполнительной власти, представившего их, такие замечания и возражения могут не учитываться федеральным органом исполнительной власти, разработавшим проект нормативного правового акта.

31. Согласование проекта нормативного правового акта оформляется визами, заключение подписывается. Виза на проекте нормативного правового акта, созданного на бумажном носителе, включает в себя наименование должности руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, собственноручную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату, а на проекте нормативного правового акта, созданного в форме электронного документа, - наименование должности указанного руководителя (его заместителя) и усиленную квалифицированную электронную подпись визирующего. Подпись на заключении, созданном на бумажном носителе, включает в себя наименование должности уполномоченного должностного лица федерального органа исполнительной власти, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату, а на заключении, созданном в форме электронного документа, - наименование должности указанного уполномоченного должностного лица и его усиленную квалифицированную электронную подпись.

Визы на проекте нормативного правового акта, созданного на бумажном носителе, проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативного правового акта.

32. При наличии возражений проект нормативного правового акта визируется с замечаниями, которые оформляются на бланке федерального органа исполнительной власти, подписываются соответствующим руководителем (его заместителем) и прилагаются к указанному проекту (его копии).

При наличии разногласий по проекту нормативного правового акта федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий его разработку, должен обеспечить обсуждение указанного проекта с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти с целью поиска взаимоприемлемого решения. При не достижении согласия федеральные органы исполнительной власти оформляют протоколы согласительных совещаний, которые подписываются соответствующими руководителями федеральных органов исполнительной власти или по указанию руководителей их заместителями, имеющими разногласия.

Проект нормативного правового акта, по которому имеются неурегулированные по результатам проведенных согласительных совещаний разногласия:

может быть подписан (утвержден) руководителем соответствующего федерального органа исполнительной власти и направлен на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации;

может быть направлен Заместителю Председателя Правительства Российской Федерации (в соответствии с распределением обязанностей) вместе с протоколами согласительных совещаний для рассмотрения с участием руководителей федеральных органов исполнительной власти, имеющих разногласия. В отношении указанных разногласий Заместителем Председателя Правительства Российской Федерации (в соответствии с распределением обязанностей) принимается соответствующее решение.

Рассмотрение разногласий может проводиться на заседании соответствующего правительственного координационного или совещательного органа.

33. В случае если в соответствии с указанным решением проект нормативного правового акта требует доработки, такой проект подлежит доработке и повторному согласованию.

В случае если в соответствии с указанным решением проект нормативного правового акта не требует доработки, такой проект не нуждается в повторном согласовании с федеральными органами исполнительной власти, а нормативный правовой акт после подписания (утверждения) направляется на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации с приложением соответствующего решения.

34. В случае принятия руководителем соответствующего федерального органа исполнительной власти решения о подписании (утверждении) проекта нормативного правового акта, по которому имеются неурегулированные по результатам проведенных согласительных совещаний разногласия, руководитель федерального органа исполнительной власти, замечания которого к проекту нормативного правового акта не были учтены в ходе согласительных совещаний, вправе направить Заместителю Председателя Правительства Российской Федерации (в соответствии с распределением обязанностей) для принятия решения материалы разногласий, проект нормативного правового акта, по которому имеются неурегулированные разногласия, и протоколы согласительных совещаний.

Заместитель Председателя Правительства Российской Федерации (в соответствии с распределением обязанностей) может дать поручение Министерству юстиции Российской Федерации о приостановке регистрации акта до принятия соответствующего решения.

В случае если после государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации нормативного правового акта, по которому имеются неурегулированные по результатам проведенных согласительных совещаний разногласия, Заместителем Председателя Правительства Российской Федерации (в соответствии с распределением обязанностей) рассмотрено обращение в отношении указанных разногласий и принято решение о целесообразности доработки нормативного правового акта с учетом замечаний соответствующего федерального органа исполнительной власти, Заместитель Председателя Правительства Российской Федерации (в соответствии с распределением обязанностей) дает руководителю федерального органа исполнительной власти, которым подписан (утвержден) такой нормативный правовой акт, поручение о внесении изменений в указанный нормативный правовой акт.

35. Подготовка проекта нормативного правового акта возлагается на одно или несколько структурных подразделений ГФС России с учетом их функций и компетенции. При этом определяются круг должностных лиц, ответственных за подготовку указанного проекта, срок его подготовки.

Для подготовки проектов наиболее важных и сложных нормативных правовых актов ГФС России могут создаваться рабочие группы.

36. В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы проектов нормативных правовых актов ГФС России размещает проект нормативного правового акта на своем официальном сайте в сети Интернет с указанием дат начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы.

37. Одновременно с разработкой проекта нормативного правового акта должны быть подготовлены предложения об изменении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных актов или их частей.

Если в соответствии с федеральным законом разработка проекта нормативного правового акта влечет за собой необходимость признания утратившим силу акта Правительства Российской Федерации, одновременно с проектом нормативного правового акта должен быть разработан в установленном порядке проект акта Правительства Российской Федерации о признании утратившим силу акта Правительства Российской Федерации. В этом случае проект нормативного правового акта должен предусматривать положение о порядке его вступления в силу, согласно которому он вступает в силу с даты вступления в силу акта Правительства Российской Федерации о признании утратившим силу акта Правительства Российской Федерации.

38. Нормативные правовые акты, изданные совместно или по согласованию с другими федеральными органами исполнительной власти, изменяются или признаются утратившими силу по согласованию с этими федеральными органами исполнительной власти.

Положения об изменении или о признании утратившими силу ранее изданных актов или их частей включаются в текст нормативного правового акта.

39. Если при подготовке нормативного правового акта выявились необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные нормативные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, то в целях их упорядочения разрабатывается единый новый акт. В проект такого акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах нормативные предписания, которые сохраняют свою силу.

40. Подготовленный проект нормативного правового акта до его подписания (утверждения) должен быть проверен на соответствие законодательству Российской Федерации, а также правилам русского языка и завизирован начальником юридической службы ГФС России (лицом, исполняющим его обязанности).

Нормативные правовые акты подписываются (утверждаются) директором ГФС России или лицом, исполняющим его обязанности.

41. Нормативные правовые акты ГФС России подлежат государственной регистрации если они:

а) содержат правовые нормы, затрагивающие:

гражданские, политические, социально-экономические и иные права, свободы и обязанности граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства;

гарантии их осуществления, закрепленные в Конституции Российской Федерации и иных законодательных актах Российской Федерации;

механизм реализации прав, свобод и обязанностей;

б) устанавливают правовой статус организаций - типовые, примерные положения (уставы) об органах (например, территориальных), организациях, подведомственных ГФС России, а также устанавливают правовой статус организаций, выполняющих в соответствии с законодательством Российской Федерации отдельные наиболее важные государственные функции;

в) имеют межведомственный характер, то есть содержат правовые нормы, обязательные для других федеральных органов исполнительной власти и (или) организаций, не входящих в систему ГФС России.

42. Государственная регистрация нормативных правовых актов осуществляется Министерством юстиции Российской Федерации, которое ведет Государственный реестр нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти.

Государственная регистрация нормативного правового акта включает в себя:

правовую экспертизу соответствия этого акта законодательству Российской Федерации;

антикоррупционную экспертизу этого акта;

принятие решения о необходимости государственной регистрации данного акта;

присвоение регистрационного номера;

занесение в Государственный реестр нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти.

43. Подлежащие государственной регистрации нормативные правовые акты не позднее 10 дней со дня их подписания (утверждения) представляются в Министерство юстиции Российской Федерации в 6 экземплярах (подлинник и 5 копий, одна из которых может быть представлена на магнитном носителе). Нормативные правовые акты, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, представляются в 2 экземплярах (подлинник и 1 копия).

Представление на государственную регистрацию нормативного правового акта, изданного совместно несколькими федеральными органами исполнительной власти, возлагается на орган, который указан первым в числе подписавших (утвердивших) акт.

44. К нормативному правовому акту прилагается справка, содержащая:

основания издания нормативного правового акта;

сведения о всех действующих нормативных правовых актах по данному вопросу и информацию о сроках их приведения в соответствие с принятым актом;

сведения о согласовании акта с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти и другими государственными органами, если такое согласование требуется;

сведения о направлении проекта акта на заключение об оценке регулирующего воздействия с приложением копии заключения либо об отсутствии оснований для направления проекта акта на заключение об оценке регулирующего воздействия;

сведения о проведении независимой антикоррупционной экспертизы с приложением копий заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы;

решение Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации (если таковое имеется).

Представленный на государственную регистрацию нормативный правовой акт должен быть подписан (утвержден) директором ГФС России (лицом, исполняющим его обязанности), а прилагаемая к нормативному правовому акту справка должна быть подписана начальником юридической службы ГФС России.

На обороте каждого листа оригинала нормативного правового акта проставляется виза начальника юридической службы ГФС России.

45. Государственная регистрация нормативных правовых актов производится Министерством юстиции Российской Федерации в срок до 15 рабочих дней с даты получения акта.

В случае необходимости срок регистрации может быть продлен Министерством юстиции Российской Федерации, но не более чем на 10 рабочих дней, а в исключительных случаях - до 30 рабочих дней.

46. В регистрации нормативного правового акта может быть отказано, если при проведении правовой экспертизы будет установлено несоответствие этого акта законодательству Российской Федерации.

47. Нормативные правовые акты, в государственной регистрации которых отказано, возвращаются Министерством юстиции Российской Федерации ГФС России с указанием причин отказа.

В течение 10 дней со дня получения отказа в государственной регистрации директор ГФС России или лицо, исполняющее его обязанности, издает соответствующий документ об отмене нормативного правового акта, в регистрации которого отказано, и направляет его копию в Министерство юстиции Российской Федерации.

48. Нормативный правовой акт может быть возвращен Министерством юстиции Российской Федерации ГФС России без регистрации по просьбе ГФС России, а также если нарушены установленный порядок представления акта на государственную регистрацию или правила подготовки нормативных правовых актов.

В случае возвращения нормативного правового акта без государственной регистрации при нарушении установленного порядка представления на государственную регистрацию и правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, нарушения должны быть устранены, а акт - повторно представлен на государственную регистрацию в течение месяца либо в Министерство юстиции Российской Федерации должна быть направлена копия документа об отмене нормативного правового акта.

49. В течение суток после государственной регистрации подлинник нормативного правового акта с присвоенным ему регистрационным номером возвращается Министерством юстиции Российской Федерации в ГФС России.

Нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, подлежат официальному опубликованию в установленном порядке, кроме актов или отдельных их положений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера.

При опубликовании и рассылке нормативного правового акта указание на номер и дату государственной регистрации является обязательным.

Акт, признанный Министерством юстиции Российской Федерации не нуждающимся в государственной регистрации, подлежит опубликованию в порядке, определяемом ГФС России. При этом порядок вступления данного акта в силу также определяется ГФС России.

50. Изменения и дополнения, вносимые в нормативные правовые акты, прошедшие государственную регистрацию, подлежат регистрации в порядке, установленном для регистрации нормативных правовых актов.

51. ГФС России направляет для исполнения нормативные правовые акты, подлежащие государственной регистрации, только после их регистрации и официального опубликования.

При нарушении указанных требований нормативные правовые акты, как не вступившие в силу, применяться не могут.

Наряду с нормативными правовыми актами, подлежащими государственной регистрации, в ГФС России издаются правовые акты, не подлежащие представлению на государственную регистрацию:

а) индивидуальные правовые акты:

персонального характера (о назначении или освобождении от должности, о поощрении или наложении дисциплинарного взыскания и т.п.);

действия которых исчерпываются однократным применением;

об отмене нормативных правовых актов, срок действия которых истек;

оперативно-распорядительного характера (разовые поручения);

б) акты, которыми решения вышестоящий государственных органов доводятся до сведения территориальных органов и подведомственных организаций ГФС России;

в) акты, направленные на организацию исполнения решений вышестоящих органов или собственных решений и не подлежащие новых правовых норм;

г) технические акты (нормы, требования, справочники, формы статистического наблюдения и т.п.), если они не содержат нормативных предписаний;

д) акты рекомендательного характера.

Правовые акты, соответствующие пунктам а (за исключением актов, срок действия которых истек), б, в, издаются в системе ГФС России в форме приказов и распоряжений. Как правило, приказы издаются директором ГФС России или лицом, исполняющим его обязанности (в территориальных органах - руководителем подразделения или лицом, исполняющим его обязанности), распоряжения - заместителями директора ГФС России по вопросам их компетенции.

52. При подготовке нормативных правовых актов и иных документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты. Рекомендуемые размеры шрифтов NN 12, 13, 14. При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.

Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа) и печатается через 1 - 1,5 межстрочный интервал. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через 2 межстрочных интервала. Многострочные реквизиты печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом. Интервал между буквами в словах - обычный, интервал между словами - один пробел.

Реквизиты "адресат", "заголовок к тексту" и "подпись", а также отдельные фрагменты текста могут быть выделены полужирным шрифтом.

Нормативные правовые акты ГФС России, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с Приложением N 47 к Инструкции в следующей редакции:

53. В соответствии с Положением о Государственной фельдъегерской службе Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 7 апреля 2014 г. N 213 "Вопросы Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2014, N 15, ст. 1726; 2015, N 4, ст. 641), ГФС России в пределах своей компетенции издает приказы и распоряжения, которые являются основной правовой формой реализации ее властных полномочий.

Правила подготовки и оформления приказов и распоряжений представлены в Приложении N 19.

Приказами по основной деятельности утверждаются регламенты, положения, правила, инструкции и другие акты, носящие нормативно-правовой характер.

Приказами (распоряжениями) по основной деятельности и личному составу оформляются индивидуальные правовые предписания по вопросам оперативно-служебной, финансово-хозяйственной деятельности, работы с кадрами, обеспечения режима секретности, обеспечения мобилизационной подготовки и другим вопросам работы в системе ГФС России.

Не допускается совмещение в одном документе приказа по основной деятельности с приказом по личному составу.

Приказы и распоряжения регистрируются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу, о поощрении, по административно-хозяйственной деятельности, отпускам, командировкам и взысканиям и распоряжения регистрируются отдельно.

54. Исключен (приказ ГФС России от 11.11.2019 N 300).

55. Копии приказов (распоряжений) ГФС России или их размноженные экземпляры, заверенные печатью Управления делами ГФС России, направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем и подписывается руководителем структурного подразделения ГФС России, ответственного за подготовку приказа (распоряжения). Копии приказов (распоряжений) по основной деятельности в обязательном порядке направляются в структурное подразделение ГФС России, ответственное за подготовку приказа (распоряжения) и юридическую службу ГФС России.

Копии приказов (распоряжений) территориальных органов при необходимости заверяются печатью соответствующего территориального органа.

56. Регламенты устанавливают общие правила организации деятельности ГФС России по реализации ее полномочий и взаимодействия ГФС России с иными федеральными органами исполнительной власти.

57. Положения регламентируют деятельность конкретных подразделений и их коллегиальных органов. Положения принимаются в том случае, если в них устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции ГФС России и территориальных органов.

58. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

59. В инструкциях излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Регламенты, положения, правила, инструкции и другие нормативные правовые акты (далее - положения) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем в соответствии с предоставленными полномочиями, или как акты, утверждаемые органом федеральной фельдъегерской связи. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

60. Порядок подготовки и оформления проектов положений соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов.

Правила оформления положений приведены в Приложении N 20.

61. Протокол заседания, совещания (далее протокол) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний.

62. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Ответственный за подготовку протоколов, перед представлением на подпись, присваивает им номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов.

После подписи подлинники протоколов регистрируются, подшиваются в дела и хранятся в соответствии с номенклатурой дел.

63. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным подразделениям, организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке.

Копии протоколов и выписки из них, подготовленные в ГФС России (территориальных органах), заверяются печатью Управления делами ГФС России (в территориальных органах - печатью соответствующего территориального органа).

Порядок оформления протоколов приведен в Приложении N 21.

64. Правом совершения юридических действий от имени ГФС России без доверенности обладает директор ГФС России. Директор ГФС России вправе делегировать свои полномочия по совершению указанных действий на основании доверенности своим заместителям, руководителям структурных подразделений ГФС России и территориальных органов, а также иным должностным лицам ГФС России.

65. Должностное лицо, наделенное директором ГФС России полномочиями на совершение юридических действий от имени ГФС России в установленном гражданским законодательством Российской Федерации порядке, именуется представителем ГФС России.

66. Представитель ГФС России вправе действовать от имени ГФС России в пределах компетенции, предоставленной доверенностью.

67. Текст выдаваемой доверенности должен содержать следующую информацию:

регистрационный номер и дату совершения доверенности;

место совершения доверенности;

должность, фамилию, имя, отчество представителя;

перечень полномочий представителя.

68. В случае возникновения необходимости в оформлении и выдаче доверенности на представление интересов ГФС России, руководство структурных подразделений ГФС России, территориальных органов, а также иные должностные лица ГФС России, в компетенцию которых входит организация и осуществление деятельности по реализации делегируемых полномочий (подразделение-исполнитель), подготавливает рапорт на имя руководителя соответствующего управления центрального аппарата ГФС России, в подчинении которого они находятся.

69. Руководители управлений центрального аппарата ГФС России, в подчинении которых находятся подразделения-исполнители, готовят докладную записку на имя директора ГФС России (в установленном порядке).

В докладной записке указывается подробное обоснование необходимости выдачи доверенности конкретному должностному лицу, которое будет действовать в интересах ГФС России, его должность и полный объем делегируемых ему полномочий. Перечень данных полномочий не может превышать полномочия, установленные для директора ГФС России законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

70. Докладная записка согласовывается с заместителем директора ГФС России, курирующим деятельность данного подразделения, и руководителем юридической службы ГФС России (лицом, его замещающим).

В случае, если делегируемые доверенностью полномочия затрагивают финансовые вопросы, докладная записка должна быть согласована с руководителем Управления тылового обеспечения ГФС России (лицом, его замещающим).

71. Отметки о согласовании докладной записки осуществляются путем визирования в нижней части лицевой стороны докладной записки с расшифровкой в установленном порядке подписи визирующего лица.

72. Управление делами ГФС России осуществляет контроль за своевременной подготовкой проекта доверенности.

73. Проект доверенности оформляется на бланке доверенности ГФС России формата A4 (210 x 297 мм) (Приложение N 22). Текст доверенности печатается на одной стороне бланка.

На оборотной стороне бланка для доверенностей ГФС России прописывается полное наименование должности, дата и фамилия, имя, отчество руководителя юридической службы ГФС России (лица, его замещающего).

В случае, если делегируемые доверенностью полномочия затрагивают финансовые вопросы, на оборотной стороне бланка для доверенностей ГФС России прописывается полное наименование должности, дата и фамилия, имя, отчество руководителя Управления тылового обеспечения ГФС России (лица, его замещающего).

74. Форма и содержание доверенности должны соответствовать требованиям статьи 185 Гражданского кодекса Российской Федерации.

75. Объем делегируемых полномочий в проекте доверенности должен соответствовать объему полномочий, указанному в докладной записке.

76. В случае необходимости оформления доверенности на представление интересов ГФС России в судебных инстанциях по конкретным делам, срок ее действия может быть равен периоду рассмотрения указанного дела, но не может превышать одного года с момента ее выдачи.

77. Внесение поправок (исправлений) в текст проекта доверенности, представляемого на подпись директору ГФС России, не допускается.

78. Подготовка проекта доверенности осуществляется:

для представления интересов ГФС России в судах юридической службой ГФС России;

для подписания контрактов и договоров и по финансовым вопросам Управлением тылового обеспечения ГФС России;

по иным вопросам - соответствующими заинтересованными подразделениями ГФС России.

79. Согласованная докладная записка, разработанный проект доверенности в установленном порядке докладываются директору ГФС России руководством Управления делами для принятия решения о выдаче доверенности.

80. После подписания директором ГФС России доверенность подлежит заверению печатью ГФС России с изображением Государственного герба Российской Федерации ответственным дежурным оперативного отдела ГФС России.

81. Подписанная и заверенная в установленном порядке доверенность регистрируется общим отделом, где ей присваивается номер, который фиксируется в Журнале регистрации и учета доверенностей (Приложение N 23).

82. Доверенность выдается на руки лицу, на которое она оформлена, под роспись в Журнале регистрации и учета доверенностей, который хранится в общем отделе Управления делами ГФС России (далее - общий отдел), либо высылается в территориальный орган ГФС России (в установленном порядке).

83. Докладная записка сдается подразделением-исполнителем в общий отдел, который осуществляет ее учет и хранение.

84. В случае увольнения, перемещения по службе либо отстранения от должности уполномоченного доверенностью должностного лица, подразделение-исполнитель в трехдневный срок направляет (сдает) доверенность в общий отдел для хранения.

85. Доверенности, прекратившие свое действие по основаниям, предусмотренным законодательством Российской Федерации, сдаются, формируются в дела и хранятся в общем отделе в соответствии с требованиями делопроизводства.

86. Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

87. К видам деловой переписки относятся:

служебное письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по фельдъегерской, почтовой связи;

телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования;

телекс (телетайпограмма) - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети;

факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи;

электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте.

Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью.

88. Служебные письма ГФС России готовятся:

как доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как доклады об исполнении поручений вышестоящих органов;

как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции ГФС России;

как сопроводительные письма;

как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

как инициативные письма.

Текст писем может содержать: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и др.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документа.

Правила оформления служебных писем приведены в Приложении N 24.

89. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются указанием руководителя по исполнению документа на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по своему решению. Если срок исполнения не указан, то ответные письма подготавливаются и направляются отправителю в срок не более 30 дней с момента регистрации.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководством ГФС России, руководителями структурных подразделений ГФС России или территориальных органов.

90. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, как правило, заверяются печатью, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности".

91. Согласование служебных писем со структурными подразделениями ГФС России, к компетенции которых они относятся, осуществляется исполнителями служебных писем.

92. Дата письма - дата его подписания.

93. Право подписи служебных писем устанавливается в положениях, в том числе в положениях о структурных подразделениях ГФС России, территориальных органах, должностных обязанностях, инструкциях и регламентах. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

Служебные письма территориальных органов готовятся в соответствии с предоставленными полномочиями.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартных листах бумаги A4, при этом наименование органов власти - авторов документа, указываются в реквизите "Наименование должности".

94. Телеграммы в системе ГФС России оформляются и направляются телеграфной связью в соответствии с требованиями Правил оказания услуг телеграфной связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1557).

Текст телеграммы печатается на бланке письма (формат A4) и подписывается должностным лицом, направляющим телеграмму. Подпись должностного лица заверяется гербовой печатью.

Телеграммы категории "Правительственная" направляются только директором ГФС России или его заместителями.

Образец оформления телеграммы приведен в Приложении N 25.

95. Телетайпная переписка осуществляется только в случаях, диктуемых служебной необходимостью. Руководители структурных подразделений ГФС России, территориальных органов не должны визировать телетайпограммы, в которых поставленные вопросы не носят срочного характера и могут быть изложены в письме.

Адрес, текст, номер телетайпограммы и подпись печатаются прописными буквами через 1,5 межстрочных интервала, без переноса слов и исправлений и только на одной стороне листа.

В адресе сначала указывается пункт назначения, номер принимающего телетайпа и наименование адресата.

Текст не должен содержать больше 200 слов, должен излагаться кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается смысл телетайпограммы. В ответах на запросы первыми словами текста являются дата и номер документа, на который дается ответ.

Запрещается дословно повторять текст действующих приказов, распоряжений и инструкций. В отдельных случаях дается ссылка на соответствующие пункты документов с указанием их даты и номера.

Исправления, внесенные при подписании телетайпограммы, должны быть оговорены надписью "исправленному верить" и заверены лицом, заверяющим копии. В конце текста печатается ее исходящий номер.

Наименование должности подписавшего и фамилия печатаются после номера с новой строки через 1 интервал.

Адрес, текст и наименование должности отделяются 2 межстрочными интервалами. Номер печатается через 1 межстрочный интервал.

Наименование должности и фамилия отделяются чертой.

Под чертой печатается наименование должности лица, подписавшего телетайпограмму, расшифровка подписи, дата, фамилия и телефон исполнителя.

Образец составления телетайпограммы приведен в Приложении N 26.

Телетайпограммы подписываются директором ГФС России и его заместителями, руководителями территориальных органов.

96. По каналам факсимильной связи передаются срочные письменные сообщения (факсограммы), носящие, как правило, информационно-справочный характер. В исключительных случаях разрешается передача по каналам факсимильной связи писем органов федеральной фельдъегерской связи, с обязательной последующей досылкой бумажного оригинала.

При передаче и приеме текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата A4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования".

97. В системе ГФС России создаются следующие виды записок:

Докладная записка - документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка - сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Пояснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа.

Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

98. Записки оформляются на стандартных листах формата A4.

99. Для записок устанавливаются следующие обязательные реквизиты:

наименование подразделения ГФС России - автора документа;

вид документа (докладная, объяснительная, пояснительная или служебная записка);

текст документа;

дата документа;

регистрационный номер;

название документа (заголовок к тексту), если текст имеет более 4 - 5 строк;

адресат (должностное лицо, которому адресован документ);

подпись автора документа.

100. Содержание записки должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно. Докладная записка, как правило, заканчивается фразой: "Докладываю на Ваше решение.".

101. До представления адресату записки при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа записки.

102. Договор (соглашение), контракт (далее - договор) - документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

103. Договоры с федеральными органами исполнительной власти, другими государственными органами Российской Федерации, иные публично-правовые договоры оформляются соответствующими подразделениями ГФС России (в территориальных органах - ответственными за ведение договорной работы и заключение государственных контрактов) на стандартных листа формата A4 (210 x 297 мм) в количестве экземпляров, соответствующем, как правило, числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров.

Договоры визируются исполнителями, должностными лицами, в обязанности которых входит рассмотрение проектов договоров, при необходимости, юридической службой ГФС России и представляются на подпись директору ГФС России, либо его заместителям (руководителю территориального органа).

Договоры, подготовленные иными федеральными органами исполнительной власти, передаются на рассмотрение в подразделения ГФС России по их компетенции (в территориальных органах - соответствующим должностным лицам), затем оформляются, визируются и подписываются в аналогичном порядке.

После подписания всеми сторонами Договоры заверяются гербовой печатью, регистрируются в соответствующих журналах. Один экземпляр договора остается в номенклатурном деле ГФС России (территориального органа), остальные - передаются подписавшим сторонам.

104. Договоры, являющиеся служебными контрактами (трудовыми договорами) оформляются кадровой службой ГФС России (в территориальных органах - ответственными за работу с кадрами) в двух экземплярах по правилам и образцам, установленным Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 31, ст. 3215), Трудовым кодексом Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1 (1), ст. 3), Указом Президента Российской Федерации от 16 февраля 2005 г. N 159 "О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 8, ст. 629) и иными нормативными правовыми актами, затем подписываются государственным служащим (работником) и представителем нанимателя, и заверяются гербовой печатью.

Один экземпляр договора передается государственному служащему (работнику), второй помещается в его личное дело.

105. При необходимости расторжения договора или внесения в него изменений подготавливается дополнительное соглашение, которое подписывается при обоюдном согласии всех сторон.

Правила подготовки, оформления, визирования и подписания дополнительного соглашения идентичны правилам подготовки, оформления, визирования и подписания договора.

106. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

107. Аттестация - документ, составленный непосредственным руководителем лица начальствующего состава органа федеральной фельдъегерской связи, в котором отражаются индивидуальные особенности сотрудника, его знания, умения, навыки и их соответствие занимаемой им должности.

108. Должностной регламент - основной нормативный документ, регламентирующий содержание деятельности федерального государственного гражданского служащего, в котором содержатся требования, предъявляемые федеральному государственному гражданскому служащему, замещающему соответствующую должность федерального государственного гражданского служащего.

109. Донесение - сообщение по служебным вопросам, направляемое должностным лицом вышестоящему по должности лицу или учреждению.

110. Заключение - документ, содержащий мнение, экспертную оценку, вывод комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

111. Наградной лист - документ, содержащий биографические данные, характеристику и предложения о награждении сотрудников.

112. Наставление - инструкция по какому-либо конкретному вопросу специальной деятельности, определяющая порядок выполнения сотрудниками служебных обязанностей и способы применения оружия, приборов, технических средств и т.д.

113. Обзор - документ, составленный в целях информации органов федеральной фельдъегерской связи о деятельности ГФС России в той или иной области за определенный период.

114. Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящей организации или должностному лицу.

115. Отзыв - документ, составленный непосредственным руководителем государственного гражданского служащего и содержащий мотивированный отзыв об исполнении государственным гражданским служащим должностных обязанностей за аттестационный период.

116. План - документ, содержащий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, сроки и конкретных исполнителей.

117. Представление - документ, содержащий предложения о назначении, перемещении или поощрении личного состава.

118. Рапорт - донесение или заявление сотрудника руководителю по различным вопросам, составленное по предусмотренной уставом форме.

119. Регламент - нормативный правовой акт, регулирующий внутреннюю организацию и порядок деятельности ГФС России.

120. Сводка - документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу.

121. Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

122. Рассмотренные руководством ГФС России документы передаются для исполнения в соответствующие подразделения только через общий отдел. Выдача документов производится под роспись.

123. Руководители подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов. Если руководитель подразделения, получив документ на исполнение, не согласен с полнотой указания по исполнению документа, документ повторно передокладывается руководству ГФС России и передается в общий отдел для отметки в учетной форме и передачи другому исполнителю.

При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь.

Поручение исполнителям дается в форме указания по исполнению документа, которое должно содержать фамилии исполнителей, конкретное задание по исполнению документа, при необходимости срок исполнения, подпись руководителя и дату.

124. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

125. При направлении документа нескольким исполнителям, ответственным за исполнение в целом считается исполнитель, стоящий в указании по исполнению документа первым. Остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Ответственность за своевременную подготовку материалов в равной степени несут все исполнители, указанные в резолюции.

При необходимости ответственный исполнитель вправе созывать соисполнителей для выработки совместного решения.

Непосредственный исполнитель отвечает за исполнение документа вплоть до отправки его по назначению.

В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь), а также в случае увольнения (перехода на другой участок работы) исполнителя документ передается по акту приема-передачи руководителю подразделения - исполнителя либо, по его указанию, вновь назначенному на исполнение сотруднику.

Документы, адресованные подразделениям, при необходимости передаются в другие подразделения с отметкой в регистрационных формах в общем отделе.

126. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование (визирование), представление на подписание (утверждение), подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.

Для получения необходимой информации (не относящейся к категории ограниченного доступа) исполнителям должен быть обеспечен доступ к автоматизированным банкам данных органа федеральной фельдъегерской связи и традиционным массивам документов, законодательным актам, актам Президента Российской Федерации, правительственным, ведомственным актам, справочно-информационным фондам.

Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, а также передача документа на подпись или на визу не может являться основанием для признания документа исполненным.

127. На исполненном документе проставляется отметка об исполнении и направлении в дело, с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа либо руководителем подразделения-исполнителя.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

128. Документы, направленные в подразделения, после окончательного исполнения обязательно возвращаются в место их регистрации и вместе с копиями ответов подшиваются в дела (при необходимости с таких документов для исполнителей могут быть сняты копии).

Не разрешается подшивать в дела неисполненные документы или же исполненные, но не имеющие отметки об исполнении.

129. Контроль исполнения документов (далее - контроль) состоит из осуществляемых процедур по учету, анализу сроков и качества исполнения входящих документов с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности ГФС России.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

130. Контроль включает в себя: постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

131. Контроль поступивших в ГФС России документов, поручений руководства ГФС России, запросов и обращений обеспечивается общим отделом и отделом организационно-документационного обеспечения и технической защиты информации ГФС России.

Контроль документов других систем документации (отчетной, плановой, финансовой, снабженческой и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих подразделениях ГФС России.

Контроль документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений ГФС России и территориальных органов. В целях повышения ответственности за исполнение документов руководитель структурного подразделения ГФС России или территориального органа еженедельно анализирует состояние исполнения заданий и поручений.

Заместители директора осуществляют контроль приказов (распоряжений), других документов по наиболее важным вопросам деятельности ГФС России.

132. Контроль документов в ГФС России строится на базе автоматизированного банка регистрационных данных.

Документ, взятый на контроль, вносится в электронную регистрационную карточку, в которую полностью переносится указание по исполнению документа, автор документа, его номер, дата поступления (подписания или утверждения), исполнитель и срок исполнения, информация о ходе исполнения контролируемых документов (поручений).

При постановке на контроль на документе проставляется реквизит "Отметка о контроле документа".

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или автор документа.

133. В случае исполнения документа несколькими подразделениями подлинник документа, как правило, направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

134. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения сотрудник, ответственный за контроль документов, обязан передать другому сотруднику по согласованию с непосредственным руководителем и участком, обеспечивающим контроль исполнения, все контролируемые документы.

135. Снятие документов с контроля осуществляется в общем отделе. Для этого после выполнения содержащихся в контрольных документах поручений по существу, исполнитель оформляет на контрольном документе отметку об исполнении и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя подразделения, в котором исполнен документ.

136. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

На документе проставляется отметка о снятии с контроля, подпись лица, подтверждающего снятие с контроля, дата.

137. Управление делами, как правило, еженедельно представляет директору ГФС России, его заместителям, руководству управлений центрального аппарата и территориальных органов в г. Москве информацию о находящихся на контроле поручениях.

138. Сроки исполнения документов устанавливаются Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами вышестоящих государственных органов и исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.

В указании по исполнению документа на конкретном документе директором ГФС России или его заместителями могут устанавливаться индивидуальные сроки исполнения документов.

139. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

поручение Президента Российской Федерации данное одновременно Председателю Правительства Российской Федерации или его заместителям и руководителю федерального органа исполнительной власти подлежит исполнению за 5 дней до истечения установленного Президентом Российской Федерации срока.

поручение Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, которое дано во исполнение поручения Президента Российской Федерации, подлежит исполнению за 5 дней до истечения установленного Президентом Российской Федерации срока, если в поручении Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей не указан иной срок;

поручения Правительства Российской Федерации подлежат исполнению:

в срок не более месяца, если в тексте поручения не указана конкретная дата исполнения (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то - до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день;

в 3-дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка "срочно", "незамедлительно";

в 10-дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка "оперативно";

в указанный срок, если в тексте поручения установлена конкретная дата либо конкретный срок исполнения;

в исключительных случаях, когда по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, в Правительство Российской Федерации не менее чем за 10 дней до истечения срока, отведенного на исполнение поручения (решения), направляется мотивированное предложение о его продлении с указанием причины продления и планируемой даты исполнения;

если срок исполнения поручения (решения) превышает 2 месяца, предложения о его продлении представляются в первой половине срока, отведенного на исполнение;

исполнение срочных и оперативных поручений не продлевается;

при неисполнении поручения в установленный срок, в течение 3 дней после истечения срока, данного на исполнение, в Правительство Российской Федерации представляется объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении государственных служащих, виновных в неисполнении поручения;

в случаях, когда ГФС России определена соисполнителем поручения, она представляет головному исполнителю предложения, подписанные директором ГФС России (его заместителем), в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения;

направленные на согласование проекты актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации (их копии) визируются директором ГФС России (его заместителем) не более чем в 10-дневный срок;

ответ на парламентский запрос Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации направляется в срок, не позднее 15 дней со дня получения или в иной срок, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации;

ответ на запрос члена Совета Федерации и депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации направляется в срок, не более 30 дней со дня получения запроса или иной, согласованный с инициатором запроса, срок;

письма иных государственных органов исполняются в следующие сроки:

Администрации Президента Российской Федерации - не более месяца с их исходящей даты;

полномочного представителя Президента Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации - не более 15 дней с их исходящих дат;

полномочного представителя Правительства Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации - не более месяца с их исходящих дат;

полномочного представителя Правительства Российской Федерации в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации - не более месяца с исходящих дат, если в них не установлены иные сроки;

Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации - не более 15 дней с исходящих дат, если в них не установлены иные сроки;

запросы Конституционного Суда Российской Федерации - не более месяца с исходящих дат, если в них не установлены иные сроки;

представления Счетной палаты Российской Федерации - не более 20 дней с исходящей даты, если в них не установлены иные сроки;

сроки исполнения документов, поступивших от других индивидуальных и коллективных адресантов, исчисляются в календарных днях с даты их поступления, отмеченной в регистрационном штампе ГФС России и не должны превышать 30 дней. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

140. Приостанавливать исполнение контрольных документов, продлевать срок исполнения, а также отменять поручения имеют право только их авторы.

При необходимости изменения срока исполнения документа ГФС России, ответственный исполнитель представляет на имя директора или его заместителей, давших поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует участок контроля для внесения изменений в регистрационно-контрольную форму (новый срок, дата изменения, подпись).

141. Движение документов в системе ГФС России с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.

142. При установлении требований к организации документооборота в системе ГФС России следует исходить из следующих принципов:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократность регистрации документов;

устранение необоснованных согласований проектов документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

143. В документообороте ГФС России выделяются следующие документопотоки:

- поступающая документация (входящая);

- отправляемая документация (исходящая);

- внутренняя документация.

144. В составе входящей документации выделяются:

документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Государственной Думы, Совета Федерации Федерального Собрания, высших судов (Конституционный суд, Верховный суд, Высший арбитражный суд), Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других подобных организаций;

документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления;

документы территориальных органов ГФС России в субъектах Российской Федерации;

обращения граждан;

запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;

документы из государственных и негосударственных организаций, не подведомственных ГФС России;

документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

145. Доставка и отправка документов в системе ГФС России осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

146. С помощью почтовой связи в системе ГФС России доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

147. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

148. Порядок приема и первичной обработки поступающих документов и операции, производимые с ними в системе ГФС России, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, Ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, настоящей Инструкцией, Регламентом Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации, утвержденным приказом ГФС России от 5 сентября 2017 г. N 230 (зарегистрирован в Минюсте России 28 сентября 2017 г., регистрационный N 48348), положениями о подразделениях ГФС России, территориальных органах и должностными обязанностями (инструкциями, регламентами).

149. Прием и первичная обработка поступающей корреспонденции производятся:

в подразделениях ГФС России - в общем отделе;

в территориальных органах - руководителями этих органов или уполномоченными на это лицами.

150. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов, целостности упаковки и наличия документов и приложений к ним с соответствующими номерами. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому учреждению или пересылается надлежащему адресату.

151. Все конверты, за исключением имеющих пометку "Лично", вскрываются. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3-х экземплярах: первый экземпляр направляется отправителю, второй приобщается к поступившему документу, третий остается в общем отделе.

В территориальном органе акт составляется в 2-х экземплярах: первый экземпляр направляется отправителю, второй приобщается к поступившему документу.

Документы с некомплектными приложениями также возвращаются без регистрации отправителю вместе с актом. В акте обязательно указываются должность, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный номер, дата и наименование документа) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывают руководитель (заместитель) общего отдела и сотрудник, вскрывший указанный конверт.

152. Конверт сохраняется и прилагается к документу в случаях, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки. В иных случаях конверты, как правило, уничтожаются.

153. Поступившие документы распределяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации, в соответствии с перечнем документов, не подлежащих регистрации (Приложение N 27).

154. Нерегистрируемые документы передаются непосредственно руководству или в подразделения.

155. Документы, адресованные руководству ГФС России, а также адресованные в ГФС России без указания конкретного лица или подразделения предварительно рассматриваются руководством Управления делами, а затем докладываются директору ГФС России и его заместителям, либо возвращаются в общий отдел для направления в подразделение.

156. Поступившие документы в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно", "Весьма срочно" передаются на регистрацию незамедлительно.

157. Предварительное рассмотрение документов проводится общим отделом в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством ГФС России. Документы, поступившие в ГФС России по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются общим отделом непосредственно в подразделения ГФС России.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, а не адресования документа соответствующему должностному лицу и на основании установленного распределения обязанностей руководства ГФС России.

После предварительного рассмотрения документы, требующие обязательного рассмотрения руководством ГФС России, передаются для указания по исполнению документа директору ГФС России, его заместителям и иным должностным лицам.

158. Поступающие документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения и регистрируются независимо от способа их доставки:

в подразделениях ГФС России - в общем отделе;

в территориальных органах - ответственным за ведение делопроизводства.

159. Регистрация документов производится в пределах выделенных в ГФС России документопотоков.

На поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа, сокращенное наименование Службы либо ее структурного подразделения, количество листов основного документа и приложения. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа. Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенным или цифровым индексом подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору.

160. Соответствующие сведения о поступающем электронном документе вносятся в заводимую в системе электронного документооборота регистрационную электронную карточку документа.

161. Полученный документ регистрируется в автоматизированной ведомственной электронной системе.

В территориальных органах документы регистрируются в журнал регистрации входящей корреспонденции

Форма журнала входящей корреспонденции приведена в Приложении N 28.

162. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов.

163. Принятые факсограммы учитываются в журнале учета факсограмм (Приложение N 29).

Принятая факсограмма докладывается руководителю, которому она адресована и передается с указанием по исполнению документа исполнителю, о чем делается пометка в журнале учета факсограмм.

Поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под роспись в день их приема, срочные - немедленно.

Поступивший вслед за факсограммой оригинал документа направляется в подразделение-исполнитель. На оригинал документа, переданного по каналам факсимильной связи, переносятся указание по исполнению документа и справки об исполнении документа сотрудником общего отдела (в территориальных органах - ответственным за ведение делопроизводства).

Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дело принятых факсограмм.

164. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и на исполнение.

165. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

166. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

167. Документы передаются на рассмотрение руководителю и иным должностным лицам в системе ГФС России только после регистрации.

Рассмотренные документы с указанием директора и его заместителей по исполнению документа возвращаются в общий отдел для перенесения указаний по исполнению (резолюции) в регистрационно-контрольную форму (РКФ) (Приложение N 30) и дальнейшей передачи исполнителям.

В соответствии с указаниями по исполнению подлинник документа направляется в подразделение, ответственное за исполнение. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа, как правило, передается в подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальным исполнителям передаются копии.

При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в общем отделе Управления делами (в территориальных органах - у ответственного за ведение делопроизводства).

Передача документов между подразделениями ГФС России осуществляется через общий отдел.

Документы, требующие контроля исполнения, предварительно вносятся в электронную базу данных контролируемых документов.

168. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными в настоящей Инструкцией правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами ГФС России (внутреннее согласование) возлагается на подразделение - исполнитель документа.

169. Проекты документов ГФС России готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

170. До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

Проекты документов визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости, работниками других структурных подразделений. Визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

171. Подписанные документы в тот же день должны сдаваться в общий отдел для регистрации и отправки.

Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Если на документе указано не более четырех адресатов, то на отправку сдается столько экземпляров подписанного письма, сколько необходимо для отправки всем адресатам, и копия письма с визами, которая подшивается в дело.

Копии приложения к письму должны также передаваться в общий отдел (в территориальном органе - ответственному за ведение делопроизводства).

При направлении документа, подлежащего тиражированию, на отправку сдается подписанный документ в одном экземпляре с визами на обороте. Вместе с документом сдается разнарядка на рассылку. Разнарядка составляется исполнителем и подписывается руководителем подразделения, подготовившего документ (Приложение N 31).

172. Перед регистрацией документа работником общего отдела (в территориальном органе - ответственным за ведение делопроизводства) проверяется правильность его оформления: наличие подписи, даты, необходимых виз и сведений об исполнителе; правильность адресования; наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на основании которых готовился документ (если это ответ на поступившее письмо); правильность применения бланка, на котором оформлен документ.

Сведения о регистрируемых документах вносятся в РКФ базы данных ГФС России, используемой для учета, поиска, хранения и использования документов.

173. После проверки оформления документа на нем проставляется исходящий номер, который состоит из порядкового номера (в территориальном органе исходящий номер регистрируется в журнале учета исходящей корреспонденции). (Приложение N 32).

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле.

Копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом). В копии вносятся все исправления, имеющиеся в подлиннике, проставляется дата, номер и заверительная надпись, состоящая из слова "Верно" (может проставляться с помощью штампа) и подписи работника общего отдела, ответственного за отправку исходящей корреспонденции (в территориальном органе - ответственного за ведение делопроизводства).

174. Регистрация исходящих документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками.

175. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются.

176. Решение о способе доставки документа (фельдъегерской связью обычным или нарочным порядком, почтовой или факсимильной связью, либо по электронной почте и т.д.), а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе, в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте, принимает подразделение - исполнитель.

При необходимости передачи документа лично адресату, исполнитель расписывается в получении подлинника на копии или получает пакет с распиской, которую затем возвращает в общий отдел (в территориальных органах - ответственному за ведение делопроизводства) с подписью принявшего пакет.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, либо руководства Управления делами ГФС России.

177. Оформление корреспонденции для отправки фельдъегерской связью производится согласно требованиям, предъявляемым к корреспонденции, направляемой через фельдъегерскую связь.

Корреспонденция сдается на отправку по реестрам, вторые экземпляры которых с отметкой о принятии корреспонденции на отправку, помещаются в номенклатурное дело.

178. С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, (телетайпограмм, телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного (ведомственного) электронного документооборота.

Передача по факсимильной связи исходящих документов учитываются в журнале учета факсограмм.

На копии исходящего документа, переданного по каналам факсимильной связи, или принятой факсограммы проставляется дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер телефона, по которому установлен факсимильный аппарат. Эти записи заверяются подписью сотрудника, передавшего (получившего) факсограмму.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

179. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется общим отделом (в территориальных органах - ответственным за ведение делопроизводства) в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи России от 31 июля 2014 г. N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (зарегистрирован в Минюсте России 26 декабря 2014 г., регистрационный N 35442).

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

На заказную корреспонденцию составляется реестр, который затем возвращается с распиской работников почтового отделения связи и помещается в номенклатурное дело.

180. Обработка документов для отправки телеграфной связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17 ст. 1557).

181. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

182. Регистрация внутренних документов производится в автоматизированной ведомственной электронной системе сотрудником общего отдела, в которую вносятся сведения об основных реквизитах документов (дата, адресат, наименование документа, исполнитель), а также фиксируется их прохождение.

183. Проекты нормативных правовых актов, распорядительных документов, служебных писем и иных документов, подготавливаемых подразделениями ГФС России, поступающих на подпись руководству ГФС России, после подготовки исполнителями направляются для проверки корректором в отдел организационно-документационного обеспечения и технической защиты информации ГФС России (далее - ООДОиТЗИ), визируются корректором с проставлением соответствующего штампа, согласовываются с заинтересованными подразделениями ГФС России.

Проекты нормативных правовых актов, распорядительных документов после проверки корректором и согласования исполнителями с заинтересованными подразделениями ГФС России передаются:

в правовой отдел Управления делами для проведения правовых экспертиз проектов распорядительных документов и антикоррупционных экспертиз проектов нормативных правовых актов;

в управлениях ГФС России по федеральным округам и региональных управлениях ГФС России по федеральным округам - сотрудникам, осуществляющим правовое обеспечение их деятельности, для проведения правовых экспертиз.

Проекты служебных писем за подписью руководства ГФС России после проверки корректором, а также служебные письма за подписью руководства подразделений ГФС России согласовываются исполнителем с иными заинтересованными подразделениями ГФС России и передаются в Управление делами (в территориальных органах - ответственному за ведение делопроизводства) с целью контроля правильности их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются в общем отделе, в территориальном органе - ответственным за ведение делопроизводства.

184. Копии подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов по составленной исполнителем разнарядке рассылаются в подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

185. Передача документов, прошедших регистрацию, между подразделениями ГФС России осуществляется только через общий отдел с отметкой в учетных формах.

186. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих и создаваемых в ГФС России, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются общим отделом и представляются руководству ГФС России в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

187. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших и созданных ГФС России за определенный период времени (месяц, год).

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного участка для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально-множительного участка и определения численности персонала.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

188. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в ГФС России (территориальных органах), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда ГФС России. Документальный фонд ГФС России составляют документы, созданные в ГФС России и полученные ею в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями, гражданами. ГФС России разрабатывает и утверждает по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела и делопроизводства перечень документов, образующихся в процессе ее деятельности, с указанием сроков хранения, а также разрабатывает и утверждает альбом шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых ГФС России.

Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в Центральный архив ГФС России (далее - архив ГФС России), архив территориального органа лежит на общем отделе (ответственном за ведение делопроизводства).

189. В системе ГФС России составляются номенклатура дел ГФС России (Приложение N 33) и номенклатура дел территориального органа (Приложение N 34).

190. В системе ГФС России номенклатура дел составляется на основе изучения Положения о ГФС России, Регламента ГФС России, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность ГФС России и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности ГФС России и ее территориальных органов.

191. Номенклатура дел ГФС России, подписанная руководителем Управления делами, утверждается директором ГФС России после ее согласования с Центральной экспертной комиссией ГФС России (также - ЦЭК) и Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (далее - ЭПК) (не реже одного раза в 5 лет) не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

Номенклатура дел территориального органа составляется и подписывается ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с экспертной комиссией (также - ЭК) территориального органа и утверждается руководителем территориального органа. Если территориальные органы включены в списки организаций-источников комплектования государственных архивов, то они в обязательном порядке согласовывают номенклатуру дел с Экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, предварительно согласовав ее с ЭК.

Методическую помощь при составлении номенклатуры дел ГФС России оказывают Центральный архив ГФС России и Центральная экспертная комиссия ГФС России.

Один раз в 5 лет номенклатура дел ГФС России (территориального органа) согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, если территориальные органы включены в списки организаций-источников комплектования государственных архивов), в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности ГФС России и ее территориальных органов документы Архивного фонда Российской Федерации.

В случае изменения функций и структуры ГФС России номенклатура дел ГФС России подлежит переработке и согласованию с ЭПК Государственного архива Российской Федерации.

192. Номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах (в территориальном органе - не менее чем в трех экземплярах): 1-й экземпляр, как документ постоянного срока хранения, помещается в дело; 2-й - используется в общем отделе (в территориальном органе - ответственным за ведение делопроизводства) как рабочий экземпляр; 3-й - в Государственном архиве Российской Федерации (уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, с которым согласовывалась номенклатура дел); 4-й - применяется в архиве ГФС России (только для номенклатуры дел ГФС России). Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в электронном виде.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы в системе ГФС России.

В номенклатуру дел не включаются печатные периодические издания.

193. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме, отражать основное содержание и состав документов дела.

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и др.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.).

Например:

"Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

"Переписка с территориальными органами ГФС России по вопросам контрольно-ревизионной работы".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

"Переписка по вопросам доставки за рубеж техдокументации и образцов вооружения".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

"Переписка с Государственной финансовой академией при Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

"Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения".

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

"Квартальные сводки о состоянии служебной деятельности территориальных органов ГФС России".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню управленческих архивных документов, образующихся в системе ГФС России, с указанием сроков хранения (далее - Перечень).

В графе 5 "Примечание" указываются название Перечня, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

194. Если в течение года в ГФС России и ее территориальных органах возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

195. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

196. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

197. Дела в ГФС России формируются централизованно в общем отделе (кроме дел бухгалтерского учета и отчетности, протоколов заседаний Центральной аттестационной комиссии ГФС России, Центральной жилищной комиссии ГФС России, документов по обязательному государственному страхованию жизни и здоровья сотрудников, конкурсной документации и протоколов заседаний конкурсной комиссии, личных дел, которые формируются в подразделениях ГФС России), а в территориальных органах - ответственным за делопроизводство.

198. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется руководителем подразделения или исполнителем в соответствии с номенклатурой дел.

199. Контроль за правильным формированием дел в ГФС России осуществляется общим отделом (в территориальных органах - ответственным за ведение делопроизводства).

200. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты);

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "Т. 1", "Т. 2" и т.д.

201. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий группируются в два дела:

протоколы и решения коллегии;

документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к заседаниям, группируются в отдельное дело, так же как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы ГФС России, территориальных органов и подведомственных организаций ГФС России и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются, как правило, отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел ГФС России, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

202. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел ГФС России проводится сотрудниками общего отдела, при методической помощи и под контролем архива ГФС России; в территориальных органах - сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства.

203. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 35);

нумерацию листов в деле;

составление листа - заверителя дела (Приложение N 36);

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (Приложение N 37);

подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

204. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты:

наименование ГФС России (территориального органа);

наименование структурного подразделения;

индекс дела;

заголовок дела;

дата дела (тома, части);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование ГФС России (территориального органа) указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;

номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел;

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел;

дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых документов или в Перечне документов, образующихся в деятельности ГФС России и ее территориальных органов, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номер фонда, номер описи и номер дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве ГФС России (в территориальных органах - ответственным за делопроизводство) чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и ГФС России по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

205. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

206. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

207. Дела со дня их заведения до передачи в архив ГФС России (в территориальных органах - до передачи в государственный архив) или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

208. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

209. Руководители подразделений ГФС России, территориальных органов и сотрудники, отвечающие за ведение делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

210. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

211. Дела документального фонда ГФС России, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя подразделения ГФС России, руководителя общего отдела, при реорганизации и ликвидации ГФС России или его структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого, лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

212. Выдача дел, сформированных в общем отделе, производится с разрешения руководителей Управления делами или общего отдела, сформированных в территориальном органе - с разрешения начальника территориального органа (его заместителя).

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений под расписку на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

На выданное дело заводится карточка учета лиц, ознакомившихся с делом. В ней указывается подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела (Приложение N 38).

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения директора ГФС России (его заместителя), руководителя территориального органа по актам.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения директора ГФС России (руководителя территориального органа) с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

213. Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в деятельности подразделений ГФС России, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение осуществляется архивом ГФС России (в территориальных органах - ответственным за ведение делопроизводства).

Подготовка документов к передаче на хранение в архив ГФС России предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

214. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

215. Экспертиза ценности документов проводится:

при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче в архив ГФС России.

216. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создаются постоянно действующие экспертные комиссии:

в ГФС России - Центральная экспертная комиссия ГФС России;

в территориальных органах - экспертная комиссия территориального органа.

ЦЭК и ЭК действуют на основании положений, утверждаемых, соответственно, директором ГФС России и руководителем территориального органа.

217. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно Управлением делами, сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством архива ГФС России.

218. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив ГФС России; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению по месту формирования; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

219. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК (ЭК).

220. По результатам экспертизы ценности документов отдельно составляются описи дел на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу (Приложение N 39), а также акты о выделении дел к уничтожению. На дела временного хранения (до 10 лет) описи дел не составляются.

221. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

222. Описи дел, подготовленные общим отделом, подразделениями ГФС России служат основой для подготовки сводной описи дел ГФС России (готовит сотрудник архива ГФС России), по которой осуществляется передача дел на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

Описи дел представляются в архив ГФС России не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Описи дел территориального органа готовит сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращения) наименование подразделения ГФС России (территориального органа), которое вело дело и закончило их делопроизводством. Если оно было переименовано, под прежним наименованием пишется его новое наименование.

223. Описательная статья описи дел подразделения ГФС России (территориального органа) имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел, они устраняются.

224. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

порядок присвоения номеров описям подразделений ГФС России (территориальных органов) устанавливается по согласованию с архивом ГФС России;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись нескольких дел подряд с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

225. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

226. Опись дел подразделений ГФС России подписывается составителем (ответственным за ведение делопроизводства) с указанием его должности, согласовывается с руководителем общего отдела и утверждается руководителем подразделения ГФС России.

В территориальном органе опись дел подписывается составителем (ответственным за ведение делопроизводства) с указанием его должности, согласовывается с ЭК территориального органа и утверждается руководителем территориального органа.

227. Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив ГФС России, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении ГФС России.

228. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела в системе ГФС России подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

229. Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов), следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование Службы (фондообразователя) и подразделения ГФС России (территориального органа), делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

наименование Службы - указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, Служба была переименована (преобразована) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым ее наименованием пишется и новое наименование;

наименование подразделения ГФС России (территориального органа) - записывается его название в соответствии с утвержденной структурой;

делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "Последний";

заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК Государственного архива Российской Федерации (уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела), в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др. Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом, число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за год(ы)". Даты дел могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.

Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи перечня" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве ГФС России чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Государственного архива Российской Федерации (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального (государственного) архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального (государственного) архива и ГФС России по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения ГФС России (территориального органа), год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.

230. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется, как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив, допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

231. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

232. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Необходимость составления внутренней описи документов дела отдельных дел определяется Инструкцией.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

233. Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона, или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

234. Указания по исполнению документа, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся и в таком порядке подшиваются в дело.

235. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

236. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

237. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками, или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

238. Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

239. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

240. Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

241. При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

242. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

243. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

244. Оформление дел проводится работниками общего отдела и работниками, ответственными за ведение делопроизводства, при методической помощи и под контролем архива ГФС России.

245. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (Приложение N 40).

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 г.).

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на все дела подразделений ГФС России (территориальных органов), (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно).

Согласованные ЦЭК (ЭК) акты утверждаются директором ГФС России (руководителем территориального органа) только после утверждения ЭПК Государственного архива Российской Федерации (уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела) описей дел постоянного хранения за соответствующий период.

После утверждения директором ГФС России (руководителем территориального органа) актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел ГФС России (территориального органа) проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от ______ N _____" с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

246. Документы в системе ГФС России являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на хранение в Государственный архив Российской Федерации (государственные архивы субъектов Российской Федерации, при условии заключенного договора на передачу дел), как часть Архивного фонда Российской Федерации.

В архив ГФС России передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу на основании утвержденных описей дел, формируемых в структурных подразделениях. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив ГФС России, как правило, не подлежат. Они хранятся по месту формирования и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив ГФС России не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

Передача дел в архив ГФС России осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с руководителями подразделений ГФС России и общим отделом.

247. Прием дел производится работником архива ГФС России в присутствии работника подразделения ГФС России с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива ГФС России и лица, передавшего дела).

248. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив ГФС России сотрудниками подразделений ГФС России передаваемых в архив (ответственность за сохранность дел при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы).

249. В случае ликвидации или реорганизации подразделения ГФС России лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного подразделения ГФС России, а в случае его отсутствия - общий отдел, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в соответствующий архив, независимо от сроков хранения.

Дела передаются:

общим отделом, подразделениями ГФС России - в архив ГФС России;

территориальными органами - в уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.

Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

250. В системе электронного документооборота ГФС России создаются, обрабатываются, используются и хранятся:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, и электронные копии документов;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота;

электронные документы, поступившие в ГФС России в электронной форме без дублирования на бумажном носителе, в том числе по системе межведомственного электронного документооборота (в форме электронного сообщения).

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Российской Федерации.

Документы, создаваемые в ГФС России и поступающие в ГФС России на бумажных носителях, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа), подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется, как правило, с помощью электронной подписи работника Управления делами (ответственного за ведение делопроизводства), выполняющего данную процедуру.

251. Состав электронных документов, обращающихся в системе внутреннего электронного документооборота ГФС России без дублирования на бумажных носителях, определяется Перечнем управленческих документов ГФС России, создание, хранение и использование которых при организации внутренней деятельности осуществляется в форме электронных документов, утвержденным директором ГФС России и согласованным с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела и делопроизводства.

252. Электронные сообщения, поступающие или отправляемые по системе межведомственного электронного документооборота, представляющей собой, в соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754, взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов (участников межведомственного электронного документооборота), проходят регистрацию в системе электронного документооборота ГФС России. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления по системе межведомственного электронного документооборота, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должного лица ГФС России в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения, содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML.

При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота ГФС России реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.

253. Прием электронных документов и их регистрация и учет в системе электронного документооборота ГФС России, а также регистрация и отправка электронных документов осуществляются Управлением делами (в территориальных органах - ответственным за ведение делопроизводства).

254. В системе электронного документооборота ГФС России могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

При получении электронных документов от других органов власти или организаций сотрудник Управления делами (в территориальных органах - ответственный за ведение делопроизводства) осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

При отправке электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется.

После включения электронных документов в систему электронного документооборота формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.

Документы, создаваемые в ГФС России и (или) поступившие в ГФС России на бумажном носителе, регистрируются в системе электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа.

При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота ГФС России могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется.

255. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота ГФС России используются обязательные сведения о документе согласно Перечню обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, утвержденному постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Приложение N 46), включаемые в регистрационно-контрольную форму.

В систему электронного документооборота ГФС России могут быть включены дополнительные сведения о документах:

наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа);

отметка о переносе срока исполнения документа;

срок хранения документа;

наименования приложений к электронному документу;

ключевые слова и др.

256. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота ГФС России. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

257. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел ГФС России и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажных носителях. В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание".

Например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы

258. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах ГФС России в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Место хранения электронных документов до их передачи в архив ГФС России, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в ГФС России программно-технических средств и нормативных и методических документов уполномоченного федерального органа исполнительной власти в области архивного дела и делопроизводства.

После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного директором ГФС России.

259. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого директором ГФС России, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

260. Поступившие из структурных подразделений в архив ГФС России электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

261. Порядок использования Системы электронного документооборота в ГФС России определяется Регламентом использования Системы электронного документооборота при организации делопроизводства в системе Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации, утвержденным директором ГФС России.

262. Выполнение копировально-множительных работ в центральном аппарате ГФС России и территориальных органах ГФС России в Москве производится централизованно на участке размножения документов отдела организационно-документационного обеспечения и технической защиты информации ГФС России, а также на отдельных копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях ГФС России.

Разрешается копирование только документов и материалов служебного характера.

263. Основанием для выполнения копировальных работ является заявка, оформленная на бланке установленной формы (Приложение N 41), подписанная руководителем (его заместителем) структурного подразделения ГФС России, руководством общего отдела или руководителем отдела организационно-документационного обеспечения и технической защиты информации ГФС России, которые имеют право сократить тираж в случае отсутствия достаточного обоснования количества экземпляров, или отказать в тиражировании в случаях несоответствия заказа требованиям Инструкции.

Ответственность за обоснование тиражей, их соответствие расчетам рассылки документов несут руководители структурных подразделений ГФС России - заказчиков выполнения копировальных работ.

264. На копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях ГФС России, разрешается копирование срочных материалов небольшого объема и тиража.

Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет руководитель структурного подразделения ГФС России, в котором установлен копировальный аппарат.

265. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, исполнены четко и разборчиво черным цветом на стандартных листах бумаги формата A3, A4, A5.

Сотрудники, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за соответствие количества снятых копий получаемым заявкам.

Заявки выполняются в порядке их поступления. Срочные работы выполняются вне очереди. Срочность выполнения заявки определяется руководством структурного подразделения ГФС России и руководством Управления делами ГФС России или общего отдела Управления делами ГФС России, с проставлением пометки "срочно" на бланке-заказе.

Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются под расписку. Учет выполненных работ ведется в журнале (Приложение N 42).

266. Копирование документов, находящихся в делах, производится только с разрешения руководства Управления делами ГФС России, руководителей общего отдела или руководителя (его заместителя) отдела организационно-документационного обеспечения и технической защиты информации ГФС России с обоснованием необходимости такого копирования.

267. Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет руководитель отдела организационно-документационного обеспечения и технической защиты информации ГФС России.

268. Изготовление печатей (устройств, содержащих клише печати для нанесения оттисков на бумагу) и штампов (устройств прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.), необходимых для обеспечения деятельности подразделений ГФС России и территориальных органов, производится по согласованию с Управлением делами. К заявкам на изготовление печатей и штампов должным прилагаться их эскизы.

Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

269. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации Гербовые (далее - гербовая печать) применяются в ГФС России для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам.

270. Гербовые печати хранятся в сейфах, иные печати и штампы могут храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках).

271. В ГФС России гербовой печатью заверяются подписи директора ГФС России, его заместителей, руководителей управлений центрального аппарата ГФС России, а также других должностных лиц, которым доверенностью или приказом ГФС России предоставлены соответствующие полномочия.

272. Оттиск гербовой печати на документах проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

273. В ГФС России также используются:

штамп с факсимильным воспроизведением подписи директора ГФС России, изготовленный по его поручению, хранится и используется в Управлении кадрового и специального обеспечения ГФС России для заверения поздравительных, приветственных писем, юбилейных адресов и иных документов, не требующих юридической идентификации. Применение указанного штампа для подтверждения подлинности приказов, распоряжений, поручений, служебных писем не допускается;

мастичные печати и штампы с названием конкретных структурных подразделений ГФС России без изображения государственной символики. Ими удостоверяются подписи руководителей структурных подразделений ГФС России или сотрудников, удостоверяющих копии документов, на трудовых книжках, копиях приказов (распоряжений), справках, пакетах и иных документах, не требующих заверения гербовой печатью;

мастичные штампы для отметок о получении, регистрации, прохождении, контроле документов и др.;

металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

274. Все печати и штампы учитываются в журналах учета печатей и штампов (Приложение N 43). Листы журналов учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются. Печати и штампы подразделений ГФС России учитываются в ООДОиТЗИ, в территориальных органах - начальниками этих органов или уполномоченными лицами. Печати и штампы, необходимые для ведения секретного делопроизводства и обеспечения режима секретности, учитываются, хранятся и выдаются в отделе организации защиты государственной тайны Управления делами ГФС России, в территориальных органах - ответственными за защиту государственной тайны в соответствии с требованиями Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. N 3-1 (далее - Инструкция N 3-1).

Выдача печатей и штампов производится под роспись сотрудников, отвечающих за их использование и сохранность. Отметки о выдаче или возврате печатей и штампов проставляются в карточках учета печатей и штампов (Приложение N 44).

Передача печатей посторонним лицам и вынос их за пределы здания ГФС России без письменного разрешения директора ГФС России (в территориальных органах - за пределы места расположения территориального органа без письменного разрешения руководителя территориального органа) не допускается.

275. Пришедшие в негодность и утратившие практическое значение печати и штампы подлежат возврату (без оснастки) и уничтожению по месту их учета по акту о списании в установленном порядке с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов.

276. При оставлении должности сотрудником, которому были выданы печати или штампы, он обязан сдать их в ООДОиТЗИ для переучета, в территориальном органе - начальнику этого органа или уполномоченному лицу. Печати и штампы, необходимые для ведения секретного делопроизводства и обеспечения режима секретности, сдаются в отдел организации защиты государственной тайны Управления делами ГФС России, в территориальных органах - ответственному за защиту государственной тайны в соответствии с требованиями Инструкции N 3-1.

277. Об утрате печати или штампа незамедлительно ставится в известность руководитель (его заместитель) Управления делами ГФС России (руководитель территориального органа).

278. Контроль использования печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений ГФС России.

279. Порядок учета, хранения и изготовления гербовых бланков определен пунктом 16 настоящей Инструкции.

280. Порядок учета и хранения бланков приказов и распоряжений аналогичен порядку учета и хранения гербовых бланков.

281. Бланки документов получаются сотрудниками подразделений ГФС России в отделе организационно-документационного обеспечения и технической защиты информации ГФС России.

282. Испорченные бланки подлежат возврату по месту их получения с проставлением отметки в Журнале учета и регистрации бланков под роспись принимающего сотрудника. Испорченные бланки в дальнейшем уничтожаются по акту.