Акт проверки наличия и состояния архивных документов - гражданское законодательство и судебные прецеденты

документов проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках. Физическое состояние дел определяется путем визуального просмотра. Делать какие-либо пометки или записи в описях дел и других учетных документах запрещается. В конце каждой просмотренной описи делается запись "ПРОВЕРЕНО" с указанием номера и даты акта проверки наличия и состояния документов. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы архива. По результатам проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов (приложение N 3). При обнаружении ошибок в учетных документах составляется акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 4). В случае обнаружения документов, не относящихся к данному фонду, архиву организации, неучтенных, также составляется соответствующий акт (приложение N 5). Указанные акты подписываются исполнителями и утверждаются руководителем организации или его заместителем, курирующим деятельность архива. Если проверкой наличия и состояния документов установлено отсутствие дел и документов, организуется их розыск. Проверка наличия и состояния

и должно было обнаружиться при подготовке к контрольной проверке. Так, в случае, если документы не передавались по акту приема-передачи, для установления наличия или отсутствия необходимых документов, может быть проведена проверка наличия и состояния документов, по результатам которой, в соответствии с пунктом 2.43 Правил составляется акт проверки наличии и состояния архивных документов. Если проверкой наличия и состояния документов установлено отсутствие дел и документов, в соответствии с пунктом 2.44 Правил организуется их розыск и на не обнаруженные дела составляется акт об утрате документов. Соответствующие документы специалистам Агентства представлены не были. Административная ответственность, предусмотренная статьей 13.20 КоАП РФ установлена за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов . Данное нарушение совершено и выявлено в период, когда ФИО2 исполняла обязанности делопроизводителя администрации следовательно, была обязана, но не выполнила необходимые меры предусмотренные Правилами по хранению, комплектованию, учету или использованию архивных документов. Вывод суда о том, что ФИО2 не являлась делопроизводителем администрации в период,

осуществлено. Не исполнен п.5 предписания, согласно которого необходимо было провести проверку наличия и состояния дел постоянного хранения КГКУ «Аванское лесничество» за период 2010-2012 и составление соответствующих документов по ее проведению, поскольку проверка наличия не проведена, документы по ее проведению представлены не были. Не исполнен п.6 предписания, согласно которого необходимо было провести розыск 97 необнаруженных дел постоянного хранения и по личному составу ГКУ «Бикинское лесничество» за 1955-2008 г.г. Так, в соответствии с актом проверки наличия и состояния архивных документов от 21.06.2016 без номера не обнаружено 199 дел. Выдано предписание от 27.06.2017 №1, пунктом 9 которого предписано провести розыск этих 199 дел. При проведении внеплановой проверки в 2017 г. установлено, что частично не исполнен пункт 9 предписания от 27.06.2016 №1, так как при проведении розыска не обнаружены 97 дел фонда ГКУ «Бикинское лесничество», в том числе 11 дел постоянного хранения за 2005-2008 г.г. и 86 дел по личному составу за 1955-2008