Приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия - гражданское законодательство и судебные прецеденты

налоговый орган указывает нарушение ст. 252 и п. 2 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации в связи с необоснованностью затрат налогоплательщика на проведение праздничных мероприятий и обслуживание вечера встреч, считает их документально неподтвержденными, не относит к представительским расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, а относит их к расходам на организацию развлечений и отдыха. При этом налоговый орган считает не представленными документы, свидетельствующие об официальном характере приема (встречи), такие как: приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия ; план представительского мероприятия, утвержденный руководством компании; смета расходов на проведение представительского мероприятия; протокол переговоров с указанием обсужденных вопросов и достигнутых договоренностей и обращает внимание на содержащиеся в актах о списании представительских расходов одинаковые формулировки об обсуждении вопроса о дальнейшем сотрудничестве, не раскрывающие сути обсуждаемых вопросов. По объяснениям заявителя, в 2005 году представительские расходы понесены им в связи с проведением расширенного совещания с участием - ООО «Сибирская химическая компания», ЗАО ПКФ

к представительским в обществу должна быть составлена смета представительских расходов на текущий год. Данная смета может утверждаться на общем собрании участников (акционеров) организации либо руководителем организации. Помимо этого, издаются внутренние организационно-распорядительные документы (например, это может быть положение о проведении представительских мероприятий, утвержденное приказом руководителя организации), в которых могут быть отражены следующие моменты: - порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы; - порядок расходования средств на представительские расходы; - порядок документального оформления представительских расходов; - порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы; - нормирование отдельных видов представительских расходов (например, в организации могут быть установлены предельные размеры расходов на одного человека при проведении представительских мероприятий в ресторане). В дальнейшем решение о проведении каждого конкретного представительского мероприятия оформляется следующими документами: - приказом руководителя о проведении мероприятия и о назначении ответственного за его проведение. В этом приказе также отражается цель проведения мероприятия; - программой проведения деловой встречи с указанием

подотчетных сумм, порядок расходования средств на представительские расходы, документальное оформление представительских расходов. На втором этапе должны быть составлены внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные с проведением конкретного представительского мероприятия. К таким документам относятся: приказ руководителя о назначении ответственного за проведение официального мероприятия, приказ о направлении приглашения на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации, программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, Ф.И.О. участников со стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских расходов. Указанные документы в проверяемом периоде ОАО «Автодеталь - Сервис» г. Ульяновск не составлялись. На третьем этапе ответственным лицом оформляются и представляются в бухгалтерию предприятия документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие : отчет о расходах на проведение деловой встречи, авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы. Оформление заявителем документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств - отчетов о расходах на проведение деловой встречи,