Экспертиза ценности документов в организации - гражданское законодательство и судебные прецеденты

4. Методика проведения экспертизы ценности документов по личному составу и комплектование ими архивов 4.1. Этапы проведения экспертизы ценности и отбора на хранение документов по личному составу. Экспертизе ценности подвергаются все документы по личному составу независимо от времени их создания. Экспертиза ценности документов проводится после истечения установленного срока их хранения. При этом следует учесть, что ряд документов по личному составу может быть отнесен к документам постоянного срока хранения до истечения установленного срока хранения. Документы по личному составу подразделяются на документы постоянного и документы временного сроков хранения. Раскрывается отметка "ЭПК" в целях определения ценных документов, тем самым пополняется состав документов, отнесенных ранее к постоянному сроку хранения. Работа проводится архивом, ЦЭК (ЭК) организации , государственными, муниципальными архивами, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, ЭПК федерального государственного архива. 4.2. Определенные периоды времени, требующие особой осторожности при отборе документов по личному составу, определяются на основании критериев: времени создания

и достаточные для передачи ее на хранение в архив. 2.4.7. Передать дела после завершения работ по упорядочению документов Заказчику на основании Акта передачи дел. 2.5. В целях выполнения работ, предусмотренных п. 1.2.4 Договора, Исполнитель обязуется: 2.5.1. На основании проведенной экспертизы ценности документов выделить к уничтожению документы, не подлежащие хранению. 2.5.2. Выполнить иные виды работ, по обработке документации Заказчика, необходимые и достаточные для передачи ее на уничтожение. 2.5.3. Составить и утвердить у Заказчика акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (далее - Акт о выделении документов к уничтожению). 2.5.4. После согласования Акта о выделении документов к уничтожению и подписания его у Заказчика передать документы для их уничтожения в организацию по переработке вторичного сырья по приемо-сдаточной накладной (далее - накладная), в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел. Уничтожение документов производится в присутствии Исполнителя. 2.5.5. В течение 10 (десяти) рабочих дней с даты передачи Исполнителем документов по накладной в

7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317, N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596; 2018, N 1, ст. 19) с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, нормативных актов и методических документов Министерства культуры Российской Федерации и Федеральной архивной службы, по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов, нормативных правовых и иных правовых актов ФТС России. 1.2. Перечнем необходимо руководствоваться при определении сроков хранения документов при составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел, организации их хранения. 1.3. Перечень используется в работе Центральной экспертной комиссии (далее - ЦЭК) ФТС России, экспертных комиссий (далее - ЭК) таможенных органов и подведомственных организаций, экспертно-проверочных комиссий (далее - ЭПК) уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственных (муниципальных) архивов при экспертизе ценности и отборе документов на архивное хранение и пополнении Архивного фонда Российской Федерации,

хранение в архив таможенного органа включает работу подразделения документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства) и ответственных за ведение делопроизводства структурных подразделений по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. 11.1. Организация проведения экспертизы ценности документов 11.1.1. Экспертиза ценности документов в таможенном органе проводится: на стадии делопроизводства - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив таможенного органа; в архиве таможенного органа - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение. 11.1.2. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности таможенного органа, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). 11.1.3. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются

личные дела уволенных работников за период с 1991 по 2015 годы были оформлены и представлены в комитет, поэтому предписание в этой части считаю исполненным. Однако, комитетом в предписании указано на обязанность общества по представлению документов на утверждение на заседание ЭК общества и ЭПМК комитета по делам ЗАГС. - при этом комитет ссылается на пункты 4.11, 5.5 Правил. Однако, положения данных пунктов неприменимы без учета положений п. 4.10 Правил, в соответствии с которым экспертиза ценности документов в организации проводится: в делопроизводстве - при составлении номенклатуры дел организации и при подготовке дел к передаче в архив; в архиве организации - в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хранение. В данном случае ни того, ни другого действия общество не совершало; - необоснованно Комитетом не применен п. 4.12 Правил, в соответствии с которым организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, создают описи дел по личному составу и описи

порядке, установленном в пунктах 4.6 - 4.13 настоящих Правил. Архивный фонд организации состоит из документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (пункт 2.4 Правил № 526). Решения о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов принимаются экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела (далее – ЭПК архивного учреждения) в пределах компетенции (пункт 4.4 Правил № 526). Для проведения экспертизы ценности документов в организации создается экспертная комиссия (далее – ЭК). В организациях, имеющих сложную структуру и/или подведомственные организации, создаются центральные экспертные комиссии (далее – ЦЭК) (пункт 4.7 Правил № 526). В силу пункта 4.11 Правил № 526 на дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по форме акта, приложение № 21); на основе предложений структурных подразделений служба делопроизводства организации составляет акт о

подтверждается проведенной почерковедческой экспертизой. При анализе данных по расчетному счету ООО «Система Сервис», открытому ЗАО АКБ «Приобье» г. Нижневартовск, установлено, что счет открыт 17.11.2011. Данные выписки по счету свидетельствует о том, что значительные денежные средства более 10 000 000 рублей перечислялись в адрес ООО «Аристо Сервис» (ИНН <***>) с назначением платежа «по договору поставки ГСМ», в дальнейшем ООО «Аристо Сервис» перечисляло денежные средства индивидуальным предпринимателям, а именно ИП ФИО18, ФИО19, ФИО20 с назначением платежа «по договору поставки». Выписка по расчетному счету не содержит сведений о закупе товарно-материальных ценностей, которые в дальнейшем ООО «Система Сервис» могло продать ООО «АвтоСпецТранс». В соответствии со статьей 93.1 Налогового кодекса Российской Федерации в адрес ИФНС России № 24 по г. Москве направлено поручение от 07.02.2014 № 10-16/220 об истребовании документов (информации) по финансово-хозяйственным взаимоотношениям между ООО «Система сервис» и ООО «Аристо Сервис». Согласно предоставленному ответу от 12.02.2014 № 23-06/2605 данная организация состоит на учете

Положения Архивный Комитет Санкт-Петербурга проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов и принимает решения о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов в пределах своей компетенции. Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия Архивного комитета Санкт-Петербурга, в соответствии с Положением, утвержденным распоряжением Архивного Комитета Санкт- Петербурга №36 от 11 августа 2017 года, является совещательным органом Архивного комитета Санкт-Петербурга, осуществляющим рассмотрение научно-методических и практических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Санкт-Петербурга, комплектованием ими подведомственных государственных архивов. Пунктом 4.3. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Минкультуры РФ от 18 января 2007 года № 19, определено, что архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов (т.е. изучения документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков