Обложка дела постоянного хранения - гражданское законодательство и судебные прецеденты

переплет дел со стандартными и нестандартными листами формата А-4 и толщиной корешка до 4-х см.; -составлена номенклатура дел; -оформлены корешки и обложки дел; -составлены и оформлены описи дел; -составлены внутренние описи дел; -составлены историческая справка к фонду и предисловия к описям № 1 и № 2; -подготовлены, отредактированы и согласованы описи для утверждения на ЭПК с последующей передачей архива (дел) на государственное хранение в Городской архив управления делами и кадрами администрации г.Сосновоборска; -систематизированы управленческие документы и документы по личному составу с полистным просмотром документов — для дел длительного хранения (75 лет), согласно их виду и значению; -произведен комплекс транспортных и погрузо-разгрузочных работ/услуг по перемещению архивных документов в Городской архив управления делами и кадрами администрации г.Сосновоборска; -передан архивный фонд (архивные документы по личному составу и дела постоянного срока хранения ) на хранение в Городской архив управления делами и кадрами администрации г.Сосновоборска, в количестве 80 единиц хранения. Согласно пункту 2 акта

вступление к разделу 4, п. 4.1.3., 4.1.24- 4.1.26, 4.1.29, 4.1.35, 4.3.4, 7.4,2); 11. Не составлены заверительные надписи (на листах-заверителях) к хранящимся в архиве объединения описанным делам по личному составу, сформированным из документов по з/п работников объединения за 1988, 1993, 1994 гг. сформированным из актов о несчастных случаях в объединении за 1993 г. (п. 1.3.1, 1.3.9, вступление к разделу 4, п.4.1.3, 4.1.16, 4.3.4, 7.4.2 Основных правил); 12. Не оформлены обложки хранящихся в архиве объединения описанных дел, сформированных из управленческих документов постоянного хранения объединения за 2006-2008 гг. (п. 1.3.1,1.3.9, вступление к разделу 4, п. 4.1.1, 4.1.3., 4.3., 7.1.2 Основных правил); 13. Не оформлены хранящиеся в архиве объединения описанные дела по личному составу, сформированные из приказов о премировании работников объединения за 1997 г. (п. 1.3.1, 1.3.9, вступление к разделу 4, п. 4.1.1, 4.1.3, 4.3.4, 7.4.2 Основных правил); 14. Не оформлены и не описаны хранящиеся в архиве объединения дела по личному составу, сформированные

вступление к разделу 4, п. 4.1.3., 4.1.24- 4.1.26, 4.1.29, 4.1.35, 4.3.4, 7.4,2); 11. не составлены заверительные надписи (на листах-заверителях) к хранящимся в архиве объединения описанным делам по личному составу, сформированным из документов по з/п работников объединения за 1988, 1993, 1994 гг. сформированным из актов о несчастных случаях в объединении за 1993 г. (п. 1.3.1, 1.3.9, вступление к разделу 4, п. 4.1.3, 4.1.16, 4.3.4, 7.4.2 Основных правил); 12. не оформлены обложки хранящихся в архиве объединения описанных дел,сформированных из управленческих документов постоянного хранения объединения за 2006-2008 гг. ( п. 1.3.1,1.3.9, вступление к разделу 4, п. 4.1.1, 4.1.3., 4.3., 7.1.2 Основных правил); 13. не оформлены хранящиеся в архиве объединения описанные дела по личному составу, сформированные из приказов о премировании работников объединения за 1997 г. (п. 1.3.1, 1.3.9, вступление к разделу 4, п. 4.1.1, 4.1.3, 4.3.4, 7.4.2 Основных правил); 14. не оформлены и не описаны хранящиеся в архиве объединения дела по личномусоставу, сформированные из

Технического задания следует, что подготовка документов производилась с целью дальнейшего длительного архивного хранения. Используемый ответчиком способ оформления дел путем прошивки без обложки из картона не обеспечивает сохранность документов в процессе длительного хранения. Согласно представленному в материалы дела письменному отзыву ответчик также не оспаривает отсутствие титульных листов к описям, полагая, что оформление титульных листов не предусмотрено техническим заданием. Однако, в соответствии с пунктом 3.7.18. Основных правил работы архивов организаций обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист. Следовательно, титульный лист это составная неотъемлемая часть описи, в связи с чем, включение в техническое задание работ по составлению описи подразумевает работы по оформлению описи в целом, включая титульный лист, а не отдельной ее части без титульного листа. В соответствии с пунктом 4.4.2.3. Основных правил работы архивов организаций бумажные документы постоянного хранения размещают в картонных коробках, папках, а документы временного хранения - в связках. Пунктом 14 Технического задания предусмотрены работы по формированию связок

соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума. Согласно пунктам 11.7-11.9 Инструкции, на обложке дела указываются: полное и сокращенное наименование Службы и структурного подразделения; номенклатурный индекс, заголовок и дата дела (тома, части); крайние даты документов дела; количество листов в деле (томе, части); срок хранения и архивный шифр дела. На делах постоянного хранения помещается надпись «Хранить постоянно». Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, помещается на обложках дел постоянного хранения после включения их в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Государственного архива Российской Федерации. В листе-заверителе, помещаемом в конце дела, цифрами и прописью указывается количество листов, особенности отдельных документов. Лист-заверитель подписывает его исполнитель, с указанием должности, даты составления и расшифровки подписи. Количество листов в деле помечается на его обложке в соответствии с итоговой надписью. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах,

нормативными требованиями и обеспечить достоверность и сбалансированность показателей учетных форм (срок исполнения 08.11.2010г.) исполнен в незначительных объемах; п.5 - произвести обработку деревянных конструкций стеллажей огнезащитным составом или осуществить замену на металлические стеллажи (срок исполнения 08.11.2010г.) не выполнен; п.6 -обеспечить нормативные условия хранения документов в хранилище (провести работы по картонированию документов; к коробкам приклеить ярлыки; к связкам прикрепить ярлыки; коробки и связки пронумеровать) (срок исполнения 08.11.2010г.) выполнен в незначительных объемах; п. 7 - оформить обложка дел постоянного хранения , временного (свыше 10 лет) хранения (срок исполнения 08.11.2010г.) выполнен в незначительных объемах; п. 9 - организовать проведение проверки наличия и состояния дел в установленном порядке, обеспечив проведение и оформление итогов, организовать розыск отсутствующих на момент проверки дел (срок исполнении 08.11.2010г.) выполнен в незначительных объемах; п. 10 - обеспечить составление и утверждение в установленном порядке годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения, дел временного (свыше 10 лег) хранения и дел по личному составу