Документальное оформление представительских расходов - гражданское законодательство и судебные прецеденты

в состав затрат по производству продукции, выполнению работ, оказанию услуг только при наличии первичных документов. В них должны быть указаны: дата приема, место проведения деловой встречи, список приглашенных лиц, список участников со стороны организации, назначение расходов, величина произведенных расходов. На первом этапе заявителем составлена и утверждена смета представительских расходов на отчетный год, приказом установлен перечень официальных лиц предприятия, имеющих право участвовать в переговорах, порядок выдачи подотчетных сумм, порядок расходования средств на представительские расходы, документальное оформление представительских расходов . На втором этапе должны быть составлены внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные с проведением конкретного представительского мероприятия. К таким документам относятся: приказ руководителя о назначении ответственного за проведение официального мероприятия, приказ о направлении приглашения на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации, программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, Ф.И.О. участников со стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских

есть, для отнесения расходов к представительским в обществу должна быть составлена смета представительских расходов на текущий год. Данная смета может утверждаться на общем собрании участников (акционеров) организации либо руководителем организации. Помимо этого, издаются внутренние организационно-распорядительные документы (например, это может быть положение о проведении представительских мероприятий, утвержденное приказом руководителя организации), в которых могут быть отражены следующие моменты: - порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы; - порядок расходования средств на представительские расходы; - порядок документального оформления представительских расходов ; - порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы; - нормирование отдельных видов представительских расходов (например, в организации могут быть установлены предельные размеры расходов на одного человека при проведении представительских мероприятий в ресторане). В дальнейшем решение о проведении каждого конкретного представительского мероприятия оформляется следующими документами: - приказом руководителя о проведении мероприятия и о назначении ответственного за его проведение. В этом приказе также отражается цель проведения мероприятия; - программой проведения

Апелляционный суд пришел к выводу о том, что перечень конкретных расходов в рамках официального приема и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества указанными выше законоположениями не установлен. Использование цветов и цветочных композиций в рамках переговоров является обычной практикой в сфере деловых отношений между коммерческими организациями и, безусловно направлено на установление и (или) поддержания взаимного сотрудничества. Претензий к документальному оформлению спорных затрат у инспекции не имеется (т. 3 л.д. 1-89), нормы представительских расходов не нарушены. Инспекция и суд первой инстанции не приняли в состав расходов на рекламу затраты, связанные с распространением информации о РУСАЛе и на использование товарного знака. Между тем согласно отчетам о проделанной работе общество обязано оказывать и оказало заводам услуги по управлению новыми проектами, маркетингом и рекламной политикой, в частности, услуги включали разработку маркетинговой стратегии, целей и задач в области маркетинга, организацию проведения маркетинговых исследований, координацию и

То, что встречи носили деловой характер, и по их результатам обществом достигались цели предпринимательского характера подтверждается договорами о предоставлении телекоммуникационных услуг, которые были заключены Обществом по итогам встреч с представителями компаний-клиентов, в частности (т.д.37, л.д.106-122; т.д.37, л.д.123-131; т.д. 38, л.д.1-32). Не принимается довод инспекции о том, что произведенные представительские расходы не подтверждены документально, поскольку ни налоговое законодательство, ни законодательство о бухгалтерском учете не предусматривают обязательного составления документов, указанных налоговым органом. Общество производило документальное оформление рассматриваемых представительских расходов в виде организации питания для представителей организаций путем составления и получения актов приемки-сдачи работ/услуг, счетов, счетов-фактур, платежных поручений (т.д.14, л.д. 24-46). Данные о представительских расходах, произведенных в течение месяца, утверждались директором по административным вопросам общества (т.д.14, л.д.47-53). Указанные документы оформлены в полном соответствии с требованиями законодательства и подтверждают факт расходования денежных средств на прием деловых партнеров с целью поддержания взаимного сотрудничества. Требование инспекции о предоставлении иных документов, а также утверждение о том,

не указывает на то, что к таким расходам не относится стоимость продуктов питания или напитков. Согласно письму Министерства финансов Российской Федерации от 16.08.2006 г. № 03-03-04/4/136 расходы на приобретение продуктов питания, в том числе спиртных напитков, для организации официального приема иностранной делегации, проводимого в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, могут быть учтены в составе представительских расходов при условии их соответствия критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ. Общество производило документальное оформление спорных представительских расходов в виде организации питания для представителей организаций путем составления следующих документов (т. 24 л. 125-152; т. 25 л. 1-143): - приказов руководителя общества о списании расходов в связи с проведением деловых переговоров на представительские цели; - комиссионных актов на списание представительских расходов с указанием дат встреч, названиями компаний-контрагентов, участвующих лиц и программ мероприятий, которые носили деловой (официальный) характер и были направлены на достижение договоренностей в целях дальнейшего сотрудничества; - смет представительских расходов;

со ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" должно оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Данный пункт исполняется с нарушением, а именно отсутствуют внутренние организационно-распорядительные документы (приказы руководителя организации), регламентирующие: перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах, а следовательно, получать под отчет средства на представительские расходы; порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы; порядок расходования средств на представительские расходы; документальное оформление представительских расходов (отчет о расходах на проведение деловой встречи); порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы. <данные изъяты> Банка ФИО1 было израсходовано денежных средств согласно данных авансового отчета (в том числе представительские расходы): За ДД.ММ.ГГГГ год: остаток на ДД.ММ.ГГГГ в сумме <данные изъяты> руб. Получено <данные изъяты> руб. Внесено в кассу неиспользованных сумм <данные изъяты> руб. Израсходовано <данные изъяты> руб. Остаток подотчетной суммы <данные изъяты> руб. За ДД.ММ.ГГГГ год: остаток подотчетной

представительских расходах, который в течении 3 дней по окончании мероприятия, лицо, ответственное за их проведение, составляет в соответствии с требованиями, предъявляемыми к составлению бухгалтерской отчетности. Расходы на мероприятия в соответствии с пунктом 3.2 Положения осуществляются на основании программы (плана) мероприятия, письменного приглашения, правового акта, поручения руководителя органа местного самоуправления либо уполномоченного им лица. Оформление расходов на мероприятия, сроки и порядок предоставления отчетности осуществляется в порядке, установленном пунктами 3.1.1. – 3.1.4. Положения. Таким образом, документальное оформление представительских расходов и расходов на мероприятия включает в себя оформление общих распорядительных документов, оформление документов для проведения каждого конкретного мероприятия, и документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие. Согласно приложению к Положению «Предельные нормы представительских расходов и расходов на мероприятия органов местного самоуправления муниципального образования Крымский район» (далее приложение к Положению), предусмотрены расходы на приобретение кофе, чая, напитков (питьевая вода, молоко, сливки), сахара, кондитерских изделий (печенье, конфеты), фруктов (в месяц) для приемных председателя

рассмотрения дела, и, исходя из необходимости снижения заявленной суммы представительских расходов, взыскал расходы на представителя 14 000 рублей, а также документально подтвержденные почтовые расходы 2040 рулей 68 копеек, расходы по оформлению доверенности 1600 рублей. Оснований для иного вывода суд апелляционной инстанции не усматривает. Из пункта 28 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 21 января 2016 года № 1 «О некоторых вопросах применения законодательства о возмещении издержек, связанных с рассмотрением дела» следует, что после принятия итогового судебного акта по делу лицо, участвующее в деле, вправе обратиться в суд с заявлением по вопросу о судебных издержках, понесенных в связи с рассмотрением дела, о возмещении которых не было заявлено при его рассмотрении. Ссылки в частной жалобе на наличие оснований для прекращения производства по делу ввиду взыскания ранее судом апелляционной инстанции представительских расходов за участие в судебных заседаниях во внимание не могут быть приняты. Как следует из буквального толкования пункта ... условий дополнительного